商务秘书实务第五章 会管理工作.pptVIP

第一节、会议工作概述 一、会议的内涵 1、行政管理活动与会议（ 什么是会议、为什么要召开会议）： 所谓会议，指三人以上聚集在一起，有组织有领导地讨论和解决问题的一种活动形式，会议是有组织、有目标、有规则、有秩序、有领导的。会议的目的包括交流信息、集思广益、研究问题、决定对策、协调关系、传达指示、布置工作、表彰先进、鼓舞士气等。 会议的基本组成因素包括：目的、时间、会址、主持者、组织者、与会者、议题、议程等。 2、会议的功能（集思广益、管理手段、发布信息、监督员工、协调矛盾、解决问题、资源共享） 3、会议的管理（主办者、承办者、与会者、嘉宾、其他与会人员） 4、会议的质量 二、会议的类型与特点 会议的类型：股东大会、董事会、经理会、团队会议、谈判会议、企业新闻发布会、展览会、定货会、培训会 会议的特点： 合法性、经济性、工具性、服务性、事务性 会议策划方案与筹备方案 会议时间安排适时高效 确定会议地点 正确确定与会人员范围 准备会议文件资料 发放会议通知 布置会场 准备会议所需物品和设备 安排会议的食宿和交通 会议经费的预算和使用 处理好会议的突发事件 会议会址与会场 会议的成本控制 会议的经费预算 会议的经费计划审核 会议的付费与支出 会议成本控制 会议经济与会议策划 会议文件的准备 会议的食宿与交通安排  签到 引导座位 迎宾接待 安排食宿 会场管理 会议协调 会议记录 会议简报和资料 会议信息和宣传会议会中的联络工作（　商务会议联络主要方面、主要方法、工具和途径） 会议会中的宣传工作与公共关系 会议经费的管理和支付 第四节秘书在会议中的角色与职责 秘书在会议过程中的主要工作 会议记录工作 秘书参与会议 会议议程和日程的安排 会场选择 发送会议通知 发送会议通知注意事项 布置会场 大型会议的经费预算 安排食宿 会前的检查 第四节 秘书在会议中的角色和责任 会前的准备 会议间的角色分寸 会后积极落实 第五节 与助手一起开会 第六节 会后整理工作 引导离场 会场卫生 合理安排与会者离会返程 及时做好会议物品的清退 清理会场和文件 整理文件档案，立卷归档 会议经费结算和会议经费使用情况的审核 新闻报道 催办和反馈 会务工作总结评估 * * 第一节 会议工作概述 第二节 会议的准备工作 第三节 会议中的工作 第四节 秘书在会议中的角色和责任 第五节 与助手一起工作 第六节 会后的工作 第五章 会议管理工作 第二节 会议的准备工作 会议的管理和组织 会前准备 - 策划案的内容 会务工作是围绕会议的内容、形式进行的 目的、主题、时间、参会人员（类型、人 数）、地点、会议日程、议程、人员分工、 各项工作负责人、各项活动的推进时间等 筹备方案的内容 1. 会议地点的选择（交通、安全、费用、景点） 2. 会议地点的使用历史 3. 会议地点的服务设施 4. 会议地点的住宿条件 5. 会议地点的工作人员 6. 会议会场的格局 7. 会议会场与策划的关系 会议会址与会场 会议文件的主要类型 会议通知的拟制与发送 会议文件的拟写（邀请函、新闻发言稿、会谈方案、展览会说明书等） 会议文件的印制与分发 会议文件的保密与管理 会议文件的准备 会议的餐饮安排 会议的住宿安排 会议的交通安排 第三节 注意 事项 会议的组织和管理 会务的实施 - 签到 关键点：住房钥匙 签到台 住房分配 其他 ? ? ? ? 会议的组织和管理 会务的实施 - 开会期间 开会期间的工作 ? 与餐厅的联系 ? 与会场的联系 ? 与服务台的联系 ? 与客房部的联系 ? 处理突发事件 1．会议议程 会议议程是为完成议题而做出的顺序计划，即会议所要讨论、解决的问题的大致安排。会议主持人要根据议程主持会议。拟定会议议程是秘书人员的任务，通常由秘书拟写议程草稿，经上司批准后，复印分发给所有与会者。 2．会议日程 会议日程就是根据会议议程对会议逐日作出的具体安排，是会议全程各项活动和与会者安排个人时间的参考依据。会议日程的制订要明确具体，准确无误。一般采用简短文字或表格形式，将会议时间划分为上午、下午、晚上三个单元，使人一目了然。 3．会议议程和日程安排应注意的问题 （1）要把握会议目的，即了解会议召开的原因。 （2）要保证重要人物能够出席会议。 （3）例会原则上要定时召开，且时间不宜过长，一般控制在一个半小时左右，以避免会议效