秘书实第一章 商务秘书.pptVIP

第一章 商务秘书概述 学习本课程的参考书目 书名 著者/译者 出版社 《现代秘书实务》 范立荣著 中央民族大学出版社 《涉外秘书实务》 张丽琍主编 中国劳动社会保障出版社 《涉外秘书全书》 【美】玛丽·A·德弗里斯著 中信出版社 《经理助理与秘书手册》 【美】斯特罗曼.K.威尔逊著 上海人民出版社　 《秘书国家职业资格培训教程》 张丽琍主编 中央电大出版社 《公司秘书手册》 廖金泽著 海天出版社 《办公室事务管理》 沈蕾主编 中国人民大学出版社 ?课程学习 ? 练习与思考 ?模拟练习 ?教学视频 本章共三节 ?案例导入 第一节 商务秘书与商务秘书工作 第二节 商务秘书的素质要求与行为规范 第三节 商务秘书工作入门 一、涉外秘书 （一）、定义 广义定义：是指在各种从事商务活动的组织中，协助投资者、经营者、 企业管理者处理各种商务性事务，负责组织行政事务处理，并辅助上司做好决策工作和信息工作，担负上司的近身参谋、助手和工作伙伴的工作人员 狭义定义：指在企业里帮助上司处理各种商业性事务，主要负责联络客户、起草商业合同、收发商业函电，同时还参与商务考察、辅助上司商务决策、参与和服务商务谈判，并办理各种具体的业务的工作人员 秘书应是上司的特殊助手，她掌握有关办公室事务的处理技巧，能在没有上司过问的情况下表现出自己的责任感，以实际行动显示出主动性和判断能力，并且能在所给予的权利范围内做决定 ————国际秘书联合会 对其上司的活动和工作范围有足够的了解，能够替上司分担很多工作。他能在一定范围内作出决定和发出指示 ————欧洲秘书联合会 学者观点 随着时代的变迁，今天的秘书正在越来越多地承担起以前由经理们完成的工作。技术的进步意味着秘书现在能够承担范围更广的工作，以及一些传统上经理们负责的项目···秘书想要承担更多的职责，而经理们也要求有更多的时间来做他们自己的工作···因为这个原因，把秘书当做管理者的有机组成部分就越来越重要了。 ——英国秘书专家 伊丽莎白·库克 秘书与他的顶头上司有一种特殊的关系，因为他以“伙伴关系”紧密地和上司一起工作，以达到上司的职务所要求达到的目标····秘书在忠于他的上司的同时还必须忠于他所在的公司，秘书应该尽自己最大的能力为公司服务。 ——英国学者 约翰·哈里森 （二）、商务秘书的分类 1、助理级秘书 2、文书级秘书 3、执行级秘书 4、行政级秘书 主要工作内容：负责打字、接待、电传、管理办公用品、管理办公环境、处理 电话、分送信函、预定约会等 主要工作内容：负责起草打印文稿，收发、处理文字，完成上司临时交代的事项，笔录口授文件，负责会议的记录，为上司的报告和文件的撰拟组织材料等 主要工作内容：要是协助上司做办公室和业务部门的有关工作 主要工作内容：包括参与决策，监督检查，辅助管理，设计工作岗位，制定工作流程，制定各种规章制度，帮助上司协调组织内纵向、横向的关系和组织外部的各种关系，指导、带领秘书群体开展工作，分派任务，合理授权等 二、商务秘书工作 （一）商务活动的特点 交易性 利益性 竞争性 （二）、西方学者关于商务秘书工作内容的阐述 1、美国《职称词典》 A、全面处理机关、公司的行政工作，以减轻政府官员和公司负责人的较次要的行政事务及办公室工作 B、能用速记记录口述 C、能翻译机将口述或复制的记录信息译成文字 D、处理上司约会及提醒其约会 E、接电话和打电话 F、处理上司私人重要邮件，主动书写日常函件 G、对办公室其他工作人员进行工作监督 H、整理人事档案 2、美国秘书专家玛丽·A·德 弗里斯 A、通过各种存储媒体管理大量的记录材料 B、为各种不同的信息建立收发系统 C、进行多种运程的通信操作，处理文字和电子函件 D、与国内和国际用户、消费者及其他人员进行广泛的接触 F、帮助雇员执行或操作各种新的高科技系统 G、管理好助手，能与办公室、其他部门和组织的人员友好合作 H、协调和管理特殊计划，处理好特殊任务 I、分析