秘书实务第三章 办公日常事务管理.pptVIP

2.填写工作日志的方法 （1）提前了解上司工作和活动的信息，并在上司和自己的工作日志上填入，并于当日一早再次确定和补充；要经常与上司的工作计划进行核对，保证你自己的工作安排不会与上司的工作发生冲突 （2）提前在自己的工作日志上清楚地标出自己的当天应完成的工作；应该在下班之前将第二天的工作计划准备好，它使你第二天一来上班就能进入工作状态，不浪费一分钟 （3）输入和填写的信息要清楚、阅读方便 （4）填入或填写的信息要完整 （5）输入或填写的信息要准确 （6）在上司日志变化的同时，应更改自己的日志，并做好变更后的有关工作 （7）在自己的日志上要清楚标出为公司有关活动需要做的准备，并逐项予以落实 （8）协助或提醒上司执行工作日志，在必要时帮助上司排除干扰 3.处理日志的变化和调整 （1）所安排的各项活动之间，要留有10~15分钟的间隔， 以备活动时间的拖延或临时新添的内容及紧急的情况 （2）进行项目的时间调整变更，要遵循先重急 后轻缓的原则，并及时将变更的情况报告上司 （3）确定变更后，应立即做好有关善后的工作 （4）再次检查工作日志是否已将变更的信息 记录下来，防止漏记 （七）提高办事效率的小技巧 1.养成良好的工作习惯 2.善用时间 3.改善工作条件，提高工作效率 第三节 办公用品的管理和发放 一、办公用品的管理 （一）识别办公用品和易耗品 纸簿类 笔尺类 小装订类 归档用品 办公设备专用易耗品类 （二）办公用品的计划与预算 （1）熟悉办公用品的预算和采购制度和手续 （2）要清查现有库存，了解各部门所需办公用品的种类、数量和质量 （3）做出计划，估算金额，再根据经费的开支情况、财务制度写出明细表 （4）确定采购预算的核算基数，在进行市场调研的基础上，确定采购的品种、型号和规格，然后编写预算方案，并在实践中不断调整、完善方案 （5）确定要购置的设备耗材是当前或预期所必需的，且考虑与原有设备的匹配关系 （6）确定要购置的设备和耗材所放置的位置，要安全可靠且有利于工作流程的进行 （7）对不同供应商货物的性能、价格、供货地点、支付方式及售后服务进行比较及选择 . 合理计划 加强库存记录和库存监督，加强保管 （三）办公用品的采购 正确选择 办公设备 和 办公用 品的供货 商 1.提供的价格和费用 2.质量和交货 3.售后服务 4.安全可靠性 1.最大库存量 2.最小库存量 3.再订货量 二、办公用品的发放 健全发放制度 建立严格的发放等级 制度，严格审批手续 认真清点，核实发放 制定有效的办公用品 节约制度 1.建立严格的领用审批制度， 并切实遵守制度 2.适时适量发放 3.保证重点，兼顾一般 严格 办公 设施 的 使用 制度 第四节 办公室电话工作 一、树立电话形象 （一）让对方听到你的笑容 （二）施展声音的魅力 1、 注意语调 2、 注意发音 3、控制说话的声音 4、注意说话的节奏 （三）保持正确的姿势 （四）注意聆听 1、错误的接打电话的姿势 2、正确的接打电话的姿势 （五）语言委婉，有礼貌 （六）善于辨析声音 1、尽量使用礼貌用语 2、不要使用强硬的措辞，而要用委婉而又温和的语言告知他人不愉快的事情 二、注意基本礼仪 （一）态度要热情周到，礼貌友好 （二）口齿清晰，声音愉快自然 （三）语言简洁明了，得体准确，和谐有序 （四）提高电话的工作效率，注意保密 （五）简洁、完整、准确、快捷地处理电话留言 办公室接电话礼仪—视频连接 电话记录单 XX公司电话记录单 记录人 日期： 年 月 日 时间：上午/下午 点 分 致： 先生/女士/小姐 是否回电：是 否 来电人： 先生/女士/小姐 来电单位： 来电人电话号码： 留言： 三、了解办公室电话的主要功能和系统，更好的提高电话工作的效率 （一）办公电话系统 1、键式或按钮式电话系统 2、专用小型交换机系统 （二）电话机的功能 1、呼叫限制 2、呼叫转送 3、呼叫记录 4、数码声音应答系统 5、不同的铃声 6、暂停等待按钮 7、分机锁定 8、免提按钮 9、中断提示 10、等待音乐 11、重拨按钮 12、电话会议 13、转接功能 14、电话留言 1