信息、文书与案管理 胡伟 卢芳 赵修磊 第五章 文书组织工作新.pptVIP

我国文书工作实行集中统一管理的原则，其具体内容大致可分为以下三个方面：? ?? 一是全国党政系统分别实行集中统一指导。即由中共中央办公厅和国务院办公厅分别负责指导党和政府系统的文书工作，制定与颁发有关的条例、制度和办法，作出有关的指示和规定，负责召开有关的会议进行讨论研究等。?? 二是各个机关的文书工作直接由本机关的秘书长或办公厅(室)主任负责统一领导，定期检查与监督本机关的文书工作，建立有关的规章制度，实行由文书处理部门统一收发、分办、传递、用印和归档。各个承办人员不得自取、私拆、私存、擅自销毁文件。??? 三是在上下级机关之间，上级机关的办公厅(室)有责任对所属机关的文书工作进行业务指导，党政领导机关的办公厅(室)有责任分别对同级各部门的文书工作进行指导。 各级档案行政管理部门和本机关档案室，有责任对本机关的文书立卷工作进行指导、监督和检查。 文书工作是一项科学、严肃的工作，尤其随着现代科学技术的发展，现代文书工作对文书人员又提出了越来越高的素质、专业、技术等要求。所谓素质，是指一个人在政治思想、工作作风、道德品质和知识技能等方面，经过平时的锻炼、修养，达到一定的水平。那么，现代文书工作人员又应该具备有什么样的素质来适应和胜任自己的工作呢？ 第五节 现代文书人员的素质要求 现代文书工作人员除具备政治、外语、一般知识、文字功底和现代技术应用等五方面的素质要求外，还有以下的素质要求： 一是职业道德要求。埋头苦干、严守机密，并尊重领导，求实细致。 二是知识结构要求。除了既要具备文、史、哲、经等基础知识及秘书、文书、档案、写作等专业知识外，还要具备一定的社会学、行政学、政治学、心理学、管理学、公关学等边缘知识。文书人员在文书处理过程中要涉及国家大政方针的贯彻执行、机关团体和企事业单位的重大问题决策等方面，在很多时候还充当参谋和助手的角色，因此对其知识结构的要求非常全面。一般来讲，文书工作人员在从事该岗位工作时候，需完成三个转变，即技能型向谋略型转变、被动型向主动型转变、单一型向多能型转变，建立新、博、精、深的知识体系，才能成为“杂家”和“通才”。 三是认知能力要求。即对事物认识和理解能力的要求。对于从事文书工作的人员来讲，要做到观察透彻、记忆牢固、反应灵敏，还要注意力集中、理解深刻，只有这样，文书处理的工作质量才能有本质的提高，才能最终提高机关工作的效率。 智能要求具体来讲可分为以下五个方面：第一，社交能力。文字起草的过程也是问题调研的过程。没有一定的社交能力就不可能把握全面和真实的素材，也不可能集思广益、博采众长，形成高质量的文章。况且，文书工作人员还要做一些协调工作及公关工作，这就更需要具备较强的社交能力才能胜任。第二，写作能力。这也是文书工作人员的基本能力与职业能力要求。 第三，协调能力。具体来说协调能力有四种，一要善于运用政策、法规、制度等进行“硬协调”；二要善于做思想工作，说服各方互谅互让，发扬风格，顾全大局，即“软协调”；三要善于“沟通协调”，使矛盾各方了解情况，增进了解，消除误会，加强团结协作；四要善于“大局协调”，要能够正确处理宏观和微观、整体与局部、上级与下级、领导与部门之间等的关系。 四是综合能力要求。主要是指要善于总结现状、发现问题；要分清处理问题的轻重缓急，有条不紊等。 五是应用能力要求。主要是指对新技术应用的能力，如打字、速记、录音、复印、办公自动化等。 知识经济的到来，科技的进步飞跃，以及自动化发展带来的文书工作的变革，将给文书工作人员一个全新的定位。在由信息转化而来的知识成为最重要的生产要素，文书工作人员作为文书的直接操作者和责任者，必然成为文书信息的直接掌握者；行政效率的提高和决策的科学化，依靠的就是及时、准确的信息，而掌握着机构核心信息资源的文书工作人员，就顺其自然地承担着信息资源开发和提供利用的任务，其工作质量直接影响着整个机构各项工作的运转情况。因此，文书工作人员一定要具备高文化素质、高专业素质和现代化的管理知识素质，并树立起符合时代要求的信息观念、竞争观念、市场观念、法制观念、团队合作观念、创新观念及职业道德观念，更好地适应现代文书工作的变化和发展。 一次，一艘载有不同国籍游客的游船在海面上航行。由于突然发生油箱泄漏情况，船很快就要沉没。于是，船长想要发布命令，要大家穿上救生衣逃生。但是船长很敏感地意识到，如果在甲板上宣布的话，一定会引起极大恐慌，而且可能没人愿意带头跳海。于是船长灵机一动，将不同国别的游客分别召集至不同的船舱部位，然后，船长依次去发布命令。 在法国游客面前，船长说：“要知道，能在无边的海上畅游一番是多么地浪漫啊！”扑通扑通，法国游客纷纷跳下了海。 在德