申办世界华商大会须遵循地条规.docVIP

申辦世界華商大會須遵循的條規 1. 所有申辦世界華商大會的申請書必須按照申辦表格所規定，將資料提呈至世界華商大會秘書處，以轉交召集人會議審批。 2. 申辦世界華商大會的申請書必須由有關機構的會長、主席或最高領導人提呈；申請書須附上有關機構的董事或會董名單。 3. 任何提呈的申辦世界華商大會申請書必須包括一份暫列的財政預算表，說明其擬議收取的報名費用、大會暫訂節目議程，以及宣傳與促銷策略。 4. 世界華商大會主辦機構之委任是根據有關機構的能力是否符合召集人會議在各個時期所規定的準則而定。 5. 大會主辦機構必須是具有卓越聲譽的華人商會或召集人會議所認定的能代表有關國家或地區的華人工商組織機構。 6. 假若在某一個國家或地區有超過一個城巿的組織機構申辦大會，有關組織機構是否適合申辦將交由召集人會議評審並做最終的裁決。 7. 申辦機構必須向世界華商大會秘書處提呈遵守世界華商大會宗旨及指導原則的書面保證，否則其申請將不被考慮。 8. 申辦機構必須向世界華商大會秘書處提呈當地政府的支持信件。 9. 申請機構一經受委，如果其會長或董事、會董等有任何更動，有關機構必須立即通知世界華商大會秘書處。 10. 獲得世界華商大會申辦權的機構，一旦領導層有所更動，而此領導層的更動被視為會導致該機構不能有效地履行世界華商大會的召開工作，召集人會議保有取消其主辦大會委任權的權利。 11. 一經受委，主辦機構須按照世界華商大會秘書處擬備的“世界華商大會籌備工作準則”作為參考指引，以確保每屆大會都能達到國際會議級的水準。 12. 一經受委，主辦機構須按照世界華商大會秘書處提出的時間表，就其組織召開的世界華商大會提呈定期的工作進展報告，有關工作進展報告將由世界華商大會秘書處呈交予召集人會議審查，必要時，世界華商大會秘書處將召開召集人會議，讓主辦大會的機構向召集人會議匯報其籌備工作進展。逾期未能提出進展報告者，召集人會議保留取消其主辦大會委任權的權利。 13. 主辦機構必須遵循世界華商大會秘書處提供的大會宗旨與議決案以及召集人會議的任何有關決定，召集人會議擁有最後的決定權，並對未能遵循召集人會議決定者保留取消其主辦大會委任權的權利。 14. 召集人會議是世界華商大會的核心組織，因此，主辦機構須尊重召集人會議成員，在他們出席大會時作出妥善和適當的安排，包括但不限於席位和接待等安排。 15. 如果主辦機構沒有依期履行召開大會，及/或所授予召開大會之委托權為召集人會議取消，主辦機構必須向所有已繳付大會註冊費的人士退回費用，同時不得向召集人及世界華商大會秘書處追討任何形式的索償、債務、支出、費用、損失或賠償。 16. 一經受委，主辦機構必須支付予世界華商大會秘書處一筆不得退還的行政費，為數10,000美元，以作為世界華商大會秘書處協助主辦機構籌組世界華商大會的行政開支及其他費用，如果主辦機構沒有依期履行召開大會，及/或所授予召開大會之委托權為召集人會議取消，經繳付的行政費將被沒收。 17. 一經受委，主辦機構必須向世界華商大會秘書處支付一筆為數20,000美元之保證金。如主辦機構按指導原則依期召開大會，則可於大會結束後獲退還上述保證金(不含利息)；但如主辦機構嚴重違反指導原則，已繳付之保證金將不獲發還；又如主辦機構未能依期召開大會，及/或所授予召開大會之委托權為召集人會議取消，已繳付之保證金亦不獲發還。 18. 主辦世界華商大會的機構不得擅自代表召集人會議或世界華商大會秘書處簽訂任何合約或作出承諾，主辦機構向外界的承諾、簽訂的合同，必須承擔一切責任與後果，召集人及世界華商大會秘書處毋須承擔任何形式的索償、債務、支出、費用、損失或賠償。 19. 世界華商大會經召開後，主辦機構必須出版紀念特刊，以將大會期間的主要活動內容和進展編輯成冊，其中包括與會機構和個人的名單、主講人的演講摘要、大會期間所通過的重要議決案﹙若有﹚。 20. 世界華商大會之召開應以中文為主要用語，若以英文或其他語言，則須為與會者提供適當的翻譯及即時傳譯服務。 21. 假若出現主辦機構無法控制或非人力可控制的情況，令主辦機構認為不可能或不可行或不適宜按原定計劃舉辦會議，經徵詢召集人會議的意見及獲召集人會議同意後，可在適當的情況下，更改會議的日期至其他日子﹙包括但不限於延期至較遲日子﹚、或取消會議、更改會議模式、縮小會議規模、縮短或延長會議日期。主辦機構不得根據本條款延遲、取消、更改、縮小、縮短或延長會議等行動而向召集人會議索償。