电子公写作实训教程第六章.ppt

第六章电子文件处理 制作人：张江艳 第六章学习目标 知识目标： 1.了解文件、电子文件和归档电子文件的概念。 2.了解电子文件的基本特征、产生和运行过程。 3.理解电子文件的处理特点和基本原则，以及实现电子文件真实性、完整性和有效性的条件。 4.理解电子公文的收发文程序。 5.掌握电子文件建档和管理的基本要求、步骤和方法。 能力目标： 1.能够运用电子文件接受、打印、收集、积累和登记的基本方法，解决电子文件在网络系统中收集与积累的基本问题。 2.能够运用电子文件鉴定、检测和归档的基本方法，解决电子文件归档的基本问题。 3.能够运用电子文件分类排列、写入载体、著录和编目的基本技能，解决电子文件整理的基本问题。 4.能够运用电子文件移交、接收、保管、迁移、利用、销毁和统计的基本方法，解决电子文件移交、接受和保管的基本问题。 实训任务：任务一 （一）任务内容 根据任务素材中提供的“案例6.1”，完成宏宇股份有限公司对归档制度的写作工作。 （二）任务要求 参照本章相关内容和相关企业的归档制度，编制宏宇股份有限公司新的归档制度。归档制度要体现出该企业的归档范围、归档时间、归档案卷的质量要求和归档手续等内容，体现电子文件的管理特点。 （三）任务时限 60分钟。 知识链接和技能提示 知识链接 1.P298，第六章第一节“一、文件、电子文件与归档电子文件”中关于归档电子文件的概念和归档程序。 2.P312-313，第六章第三节“二、电子文件的归档”中电子文件的鉴定、检测和归档工作要求。 技能提示 无 任务一小结：归档制度 归档制度的主要内容包括归档范围、归档时间和归档要求。 归档范围： 指需要转化为档案的文件的范围，即能够转化为档案，并作为长期和永久保存的文件范围。 归档时间： 指文书处理部门向档案部门移交应归档案卷的时间。 归档要求： 归档的文件材料应齐全、完整。 文件和电报按其内容的联系，应合并整理、立卷。 必须保持归档文件之间的历史联系，区分不同价值，以便于保管和利用。 实训任务：任务二 （一）任务内容 根据任务素材中提供的“案例6.2”，完成一份电子文件的归档和管理工作。 （二）任务要求 在填写电子文件收集、归档、整理和保管过程中的各种表格时，要依据规范要求来填写。 （三）任务时限 40分钟。 知识链接和技能提示 知识链接 （1）P308，第六章第三节“一、电子文件的收集与积累”中电子文件的登记工作。 （2）P311-313，第六章第三节“二、电子文件的归档”中的鉴定工作、归档要求。 （3）P317-314，第六章第三节“三、电子文件的整理”中写入载体的标签工作。 （4）P326-327，第六章第三节“三、电子文件的移交、接收和保管”中的保管工作。 技能提示 无 任务二小结：电子文件的归档与管理工作内容 一、电子文件的收集与积累 二、电子文件的归档 三、电子文件的整理 四、电子文件的移交、接受与保管 实训任务：任务三 （一）任务内容 根据任务素材中提供的“案例6.3”，完成下列任务： 1.著录1份1984年的文件，注意著录格式。 2.用Excel建立简单的五灵市劳动和社会保障局全宗内档案目录数据库，用录入的方式完成条目的输入。 （二）任务要求 1.完成著录时要细致精确，格式没有错误，概括简洁，书写清楚。 2.建立条目数据库要开拓思路，快而精确地完成条目的录入。 （三）任务时限 60分钟。 知识链接和技能提示 知识链接 1.P318-322第六章第三节“三、电子文件的整理”中著录的项目、格式。 2.P324-325第六章第三节“三、电子文件的整理”中编制目录的项目。 技能提示 P329，第六章第三节“五、利用电子表格检索档案”中创建表格档案的步骤和检索方法。 第六章小结 本章内容 在阐述文件、电子文件和归档电子文件概念的基础上，介绍了电子文件处理的特点和基本原则，强调了归档电子文件的真实性、完整性和有效性特点。 在介绍电子公文的收发文程序和操作日志的基础上，重点介绍了电子文件归档与管理中各项工作的基本要求、技能和常规任务。 本章重点 要求学生熟悉电子文件归档与管理的基本程序和基本工作，熟练填写各项相关的表格，完成好电子公文一体化处理的工作。 本章课外作业 （一）必做 （1）在书中找到并划出第329-330页“思考与讨论”第1-4题的答案。 （2）“操作练习”中第330页的第1题。 （二）选作 “操作练习”中第330页的第2、3题。 * * * *