Rapsoft地实施（内部控制）.docVIP

Rapsoft的实施（内部控制） 阳光健身俱乐部成立于2005年。公司刚刚购买、实施了一个新的企业资源计划系统，叫做“rapsoft”。这个新系统将极大地改变企业的计算机环境。 你是一个外部审计人员，必须评价和这个系统实施相关的控制环境和控制规程。你主要接触的人叫做金麦，他是公司信息系统的负责人。 你打电话给金麦，安排明天和他以及其他关键人员的会见。 金麦：“rapsoft”系统体现了最新发展水平，对于我们的市场组织很有效。我们还在学习怎样使用新系统，但是已经发现它所提供的功能是难以想象的。不过，它对硬件配置的要求非常高；我们可能需要在最近的一段时间里完成进一步的硬件升级。现在，我们有一台服务器。如果这台服务器出了故障，我们的系统就要停顿下来。到目前为止，我们的系统已经停过几个小时了。幸好当时我们要求将安装程序放在服务器的硬盘上，这样我们就可以很快重装系统了。 这个系统还需要非常大的存储容量。因为所有的交易都按照电子文本进行处理（无纸化），所以系统就通过把所有交易的历史记录写入磁盘的方式，保留了所有交易的审计线索。当系统故障时，这帮了我们很多次忙。我们还养成了一个习惯，就是保存整个月的日志记录，并且在下个月也可以调阅这个记录。我们买了两个磁盘驱动器，按月循环使用，也就是同时保留两个月的日志记录，等到第三个月时将日志记录保存到第一个盘上，以此类推。这个方法在帮助我们从系统故障中进行恢复起着作用。 你可以和阿艾进行交流。阿艾是我们实施方案的先锋，是这个系统的专家。我不知道如果没有他的话我们该怎么办，因为所有有关系统的知识都在他的脑袋里。我们将他派出进行“rapsoft”的培训，以确保我们的员工中有可以支持系统的技术专家。我们可能还打算派小芙外出培训一段时间，为的是减轻阿艾的一些工作负担。 我想你可能还想和使用这个系统的会计人员进行交流。何强是会计部门的负责人，并且对于新系统很有经验。他手下的员工刚刚开始操作新系统。 阿艾：有关“rapsoft”的实施工作确实非常激动人心。我们每天都接到来自全国各地的电话，他们想学习有关的实施过程和我们的经验。全国几乎没有人对这个系统很熟悉，所以，企业基本上找不到人来帮助他们完成整个的过程。 我们确实有着很好的经验。在系统的实施阶段，我们雇用了临时员工。这使得我们的会计人员可以继续使用旧的系统，直到我们已经确定新系统已经运行正常为止。我们让所有的临时员工都进行了现场的入门培训，来学习新的系统将怎样工作。然后，在实施过程中，他们和我以及顾问们紧密工作在一起。一旦新的系统表现出一段时间的稳定性后，我们就停止使用旧的系统，让我们的会计人员移到新的系统。这时我们也就停止使用这些临时人员了。我们已经安排好了，明年初这些临时人员将回来进行另外的模块的实施工作。因为他们已经对系统有所了解了，所以估计我们下一轮的实施工作速度会加快。 小芙：“rapsoft”看上去运行得确实不错，但是我们对于可以获得什么样的信息以及能够怎样使用它还不是非常有把握。金麦和阿艾在一个信息系统研讨会上看到了这个软件的演示，回来以后决定我们也需要实施这个系统。他们说服了管理层决定买进这个系统，而且在我们所有人都不知道将会发生什么的情况下就开始了实施。阿艾和顾问们在实施系统工作中一直在紧密地工作，当系统运行时，只有那些临时员工才是另一些对系统有所了解的人。看上去一旦我们对系统有所掌握的话，新系统真的可以提供给我们可靠的信息来支持管理决策。我希望我可以跟你介绍更多有关新系统的情况，但是遗憾的是，我是在停止使用旧系统之后才刚刚转入这个新系统的。 何强：从告知我们的所有信息来看，都表明新系统将会使得我们的工作简化。然而，到目前为止，新系统对我们部门来说还是一个挑战。我们还不习惯于在没有纸张化文档和打印信息的情况下工作，有时要在系统中查找我们所需要的信息还比较困难。幸好我们有一个叫小史的员工，他真是一个计算机方面的天才，他帮我们实现了一些查询功能，使得我们能够获得所需要的信息。他的加入很重要，因为阿艾忙于上一层的系统实施工作，没空派人来帮助我们。我们也决定不去打扰他，因为小史确信他能够帮助我们提取出我们需要的信息。当我们需要访问信息的时候，小史为我们编写了一个Visual Basic的程序。这个程序非常好，因为它能将“rapsoft”中的信息转入电子表格，这样我们就可以运行那些有关现金流、存货水平、费用预算等的预测模型了。不知什么原因，我们曾经没有能够利用应付账款的折扣期限，没有享受到折扣。我们需要看一看小史能否帮助我们提高对于这些账目折扣期限的监控。 小史：新系统能够提供所有的信息，真的很棒。在老系统中，我们没办法访问大量信息。利用这个新的整合系统，每个人都能够得到所有的数据。但是我们还需要小心。有一次我在实施我编写的一个程序时，意外地删除了一个尚