第六章 书的办事 工作，事物处理秘书培训-文书-事务-会议.ppt

第六章 秘书“办事”的工作 通过讲解秘书所从事的各项事务工作，包 括信息工作、办公室管理工作、日常事务处理、 有关会计报表与银行事务以及现代办公设备与 现代交通工具的使用。 掌握处理办公室日常事务、收集处理信息 的基本能力，掌握调查研究的基本方法和基本 知识，并且能够熟练地使用现代办公设备。 第一节 信息工作 信息工作是秘书做好“辅助管理”的 一项重要工作。它的重要性体现在工作 的方方面面。 一、秘书信息工作综述 人们很早以前就认识到秘书出主意、想办 法、拾遗补阙职能。这实际上已经认识到秘书 在信息工作中的重要作用。将信息工作融其他 工作中，又以信息工作推动其他工作的展开， 是秘书在当前开展工作的一个特点。秘书在工 作中把听的、看的经过加工整理变成对领导决 策管理有帮助、有价值的参考，而且这种价值 体现越来越高，这才是对秘书信息工作的要求。 （一）“信息”的概念 作为科学技术术语，信息一般是指接收者收 到的预先不知道的消息、报道或知识。随着社会 的进步和科学技术的发展普及，人们对物质世界 中普遍存在的“信息”认识越来越明确。今天，对 信息的研究，已经成了一门专门的“信 息论”。因此，在秘书学研究领域，对 信息的研究也有了新的认定。 信息的几种认定 对信息的认定主要有以下三种。 王千弓先生认定“信息是事物存在的方式或 运动状态，以及这种存在方式或运动状态的直 接或间接的表达。” 徐瑞新、李欣、李登柱提出：“世界是物质 的，物质是运动的，运动着的物质是互相联系互 相作用的。运动着的物质及其相互联系的变化的 最新反映（反应），都有可能在另一事物的特征 中再现出来，产生痕迹、标记，即表征。这表征 就是信息。因此，是不是可以这样简单地说：所 谓信息，就是客观事物及其联系的变化的最新反 应的表征。”“就是事物的新变化通过各种形式给 予人的一种感知。” 朱传忠、叶明主编《秘书理 论与事务》中的观点与此相似。 侯玉珍引用了美国著名的哲学家、数学家， 控制论和信息论的创始人之一诺伯特·维纳（N. Wiener）关于信息的论述片断。认定：“信息是 人们在适应外部世界，并且使这种适应反作用 于外部世界的过程中，同外部世界进行交换的 内容的名称”，“接收信息和使用信息的过程， 就是我们适应外部世界环境的偶然性变化的过 程，也是我们在这个环境中有效地 生活的过程”，“要有效地生活，就 要有足够的信息。” 以上诸家对信息的认定，有一个共同的认识，就 是认为“信息迄今尚无统一的定义”或“目前尚无一致公 认的定义。”但是为了从事秘书工作和开展信息工作的 便利，我们是不是可以从秘书工作的角度，将信息归纳 为这样几个要点（见图6-1）。 信息的特性 信息的特征表现在以下四点（见图6-2）。 （二）秘书的信息工作 我们认识信息的目的，就是要围绕信息的利用开 展秘书工作范围的信息工作。 秘书的信息工作 我们认为秘书针对信息所开展的发布、收集、集 中、筛选、分析、综合、汇报、利用和反馈等等活动 的总和，都是秘书的信息工作。邓小平同志曾经说 过，做管理工作的人没有信息，就是鼻子不通，耳目 不灵。他说的“做管理工作的人”，就是领导人，做决 策的人。对秘书而言，我们的信息工作在某 种意义上说决定了领导和决策者的正误和水 平。21世纪将是中国在世界崛起的世纪，秘 书的信息工作，也必将以世界为范围。 秘书信息工作的特点 秘书信息工作的特点，是由围绕着秘书工 作的信息的特点决定的。 普遍性 对于秘书来说，在信息收集工作中，甚至 没有职内职外之分，一切对工作有用的最新变 化信息，都是我们的收集对象；在别人眼中， 秘书的言行也都是在发布或传递着某方面有关 的信息。 紧迫性 信息工作出色的秘书，不仅在于信息获取量大，更 在于准确率高，信息处理周期短。紧迫性就是要求秘书 的信息工作又快又准。又快又准地向领导和决策者提供 信息，是“做管理工作的人”耳聪目明、决策科学的重要 保障，是秘书做好“辅助管理”的重要保障。 开拓性 信息能不能有所开发，关键是秘书的信息工作是否 有开拓性。早在20世纪80年代中期，中共中央办公厅在 北京召开的部分省区市和中央部门秘书 长、办公厅主任座谈会上，温家宝同志 第一次提出了“高层次信息”的概念。 高层次信息：他在《进一步做好信息工作，充分 发挥