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以采购与付款为例谈内部控制制度设计思路与应用 　　摘要：无论从我国还是世界上其他国家的经验来看，任何一个成功的企业都有一套健全的内部控制系统。本文试图就采购与付款业务为例，根据其经营业务特点，说明在其内部如何对具体业务实施控制与应用。 　　关键词：设计思路；采购与付款 　　中图分类号：F235.99 文献标识码：A 文章编号：1001-828X（2013）03-0-01 　　一、采购与付款业务的基本特点 　　在企业的经济活动中，采购与付款业务是基本业务，也是容易产生弊端的业务环节。它的主要特点如下：1.业务发生频繁，运行环节多，容易产生漏洞；2.与生产和销售计划联系紧密；3.购买业务与货币资金支付及负债增加直接相关。 　　二、采购与付款业务内部控制的目标 　　内部控制目标应确定为：1.实行采购与付款业务的职责分工；2.实行采购与付款业务预算的审批控制；3.正确对采购与付款业务进行会计核算；4.建立和健全采购与付款业务凭证流转与管理等制度；5.定期清欠结算款项，保持账户记录的正确性；6.保证采购与付款信息的真实性和完整性以及在会计报表上正确的披露。 　　三、采购与付款业务的特性 　　1. 主要凭证和会计记录 　　（1）请购单；（2）订货单；（3）入库单；（4）卖方发票；（5）付款凭单；（6）退货单。 　　2.主要业务活动 　　（1）提出采购申请。通常存在两种情况的采购申请：一是领料部门（或销售部门）根据生产或销售需要提出申请；二是仓库发现某种货物的储备量已达到最低储备限额需要补充时提出申请。 　　（2）进行商品采购。一般由采购部门根据各用料部门的采购申请，确定采购计划，联系货源，与供货单位签订购销合同。 　　（3）验收材料入库。仓库在接到所购材料时，必须按照发货单所列举的内容详细清点，验收入库，如发现问题，及时通知采购部门进行处理。 　　四、采购与付款业务内部控制的关键控制点 　　针对采购与付款循环的基本业务，我认为应抓住以下关键控制点：1.使记录的采购方都已收到物品或已接受劳务，并符合采购方的最大利益。应保证请购单、订货单、验收单和卖方发票一应俱全；所有采购均按正确的级别批准；对卖方发票、验收单、订货单和请购单作内部稽核。2.使发生的采购业务均已记录。应保证订货单、验收单和卖方发票均经事先编号并己登记入账。3.使所记录的采购业务计价正确，采购价格和折扣必须经过事先批准，并进行计算和金额的内部查核。4.使采购业务的分类正确，保证所使用的会计科目表比较适当，并进行分类的内部核查。5.采购业务按正确的日期记账，保证收到商品或接受劳务时就记录采购业务。6.使采购业务被正确记入应付账款和存货等明细账中，并被准确汇总。应进行应付账款明细账内容的内部核查。 　　五、 采购与付款业务内部控制制度的设计与应用思路 　　1.请购控制制度 　　（1）原材料或零配件的采购 　　原材料或零配件的采购，一般先由生产部门根据生产计划提出请购，材料保管人员接到请购单以后，应将材料明细账记录的库存数量同生产部门需要的数量进行比较，当生产所需的数量超过库存数量时，就应签字同意进行采购。 　　（2）固定资产的采购 　　固定资产的采购申请按年度预算方案，由使用部门提出，经企业管理当局同意，交采购部门。 　　（3）临时性物品的采购 　　采购部门根据经审核后的请购单组织订货，签订购货合同后，将请购单的一联退还给请购部门，并加盖“已购”字样，或将请购单仍保留在采购部门，而将“订货单”的一联转交给请购部门，以示订货完成。 　　采用这种方式，使每一次的采购业务都能有相应的依据，并建立在有计划的基础之上，对于防止盲目采购、节约使用资金、分清各有关部门和个人的责任都有一定的作用。 　　2.采购控制制度 　　企业中除零星物品的采购可随时办理外，大宗购买业务应尽可能签订合同并采用订货单制度，以保证采购活动的规范化。“订货单”是供应部门进行采购活动的一种业务执行凭证，也是购销双方应当共同遵守的一种条约，它不仅使采购业务在开始时就置于控制的范围之内，而且便于使整个采购业务在任何时候、任何环节上都能查询其执行情况。 　　3.验收控制制度 　　在商品质量检验过程中，对于特殊商品需要具有较高专业知识或者必须经过仪器或实验才能进行的情况下，验收部门应将部分样品送交专家和实验室，由分析人员签署质量验收意见。 　　验收后，验收人员应该在保证商品或劳务正确、相符的基础上填写“入库单”，证明其已经验收入库。“入库单”由仓库验收人员填制，在取得采购人员的签字后，一张留存，登记仓库台账，一张退给采购部门进行业务核算，一张送交会计部门。 　　4.退货或折让控制制度 　　（1）数量不足一般要求供应商予以补足。质量上的问题，可以决定退货或要求供应商