合同管理制度(房地产公司).doc

PAGE PAGE 22 经济合同管理 1 总则 1.1建立和完善合同管理制度，是公司规范经营行为，保护公司的合法权益，建立公司良好的经营管理秩序的重要举措，各级管理人员必须严格遵循公司规定。 1.2为保证公司经营活动的有序和有效，所有对外经济合同及相关文件必须按规定进行分级审批管理。各级管理人员应在其授权范围内开展对外谈判、签订合同和审批合同，任何违反授权范围的审批、签发、签订的合同均是无效的，责任人应承担由此引起的经济和法律责任。 1.3公司在对外签订经济合同时，应遵循以下原则： 必须遵守国家法律法规和行政法规； 必须贯彻平等互利、协商一致、等价有偿的原则； 不能超出公司的经营范围； 必须保障公司的合法权益； 不违背公司的各项规章制度； 工程类合同和材料设备采购合同的签订，尽可能采用招标方式确定供方，材料设备采购如不能采用招标方式确定，要尽可能的采用社会比价，原则上不能少于三家； 所有经济合同必须报公司计划经营部审核、备案； 1.4公司各部门必须对已签订合同的执行进行连续的监控。合同执行过程中发生的变更、合同执行情况评估等，均应按公司规定要求进行操作。 1.5本经济合同指对除销售房屋合同以外的经济合同。 2 合同办理 2.1合同起草 2.1.1 凡发生金额在1万元以上的业务事项应事先签订合同，由业务经办部门负责起草书面合同文本中技术类条款并与对方商谈，计划部根据业务经办部门的技术条款约定，制定商务类条款并进行双方商谈。 2.1.2合同文本的起草应尽可能参照使用公司发布的标准格式合同范本。对公司尚未发布标准格式合同范本的，由公司各部门公司自行编制，但应确保合同内容的完整、严密和有利，并将自行编制的合同文本报公司计划经营部审核、备案。 2.1.3经济合同的主要条款和内容必须符合法律法规，当事人各方的权利和义务必须明确，文字表述清楚准确。工程类合同（与项目工程造价有关的经济合同，如施工合同、监理合同、材料设备采购合同等）的起草必须执行《工程类合同编制要点》的规定。 2.2合同谈判 2.2.1合同谈判应由相关业务经办部门负责组织。 2.2.2所有经济合同的谈判，原则上至少有二名经办人员参与谈判。 2.3 合同审批及签订 2.3.1公司合同经办人员必须按《合同审批程序与范围规定》执行，将草拟合同呈送相关授权人员审批签署。 2.3.2每一项经济合同的签订，必须按公司指引文件规定，完成相应的会签程序。 2.3.3合同审批授权人员负有合同审查责任，必须就其职能范围对合同进行审查，以保证合同主要条款及内容的合法性、严密性、可行性。 2.3.4可对外签订经济合同的人员： 公司法定代表人； 公司法定代表人授权代理人。 2.3.5除公司法定代表人外，其他授权代理人对外签订经济合同时必须有上述公司法定代表人授权委托书，在其授权范围内行使对外签约权。 2.4 经济合同的履行 2.4.1签订合同的部门负责人是负责合同履行的主要责任人。合同履行中出现分歧时，应及时与对方协商处理，必要时应邀请律师参与，并向公司主管领导汇报。 2.4.2公司计划经营部负责建立工程类合同台账，并负责跟踪监督工程类合同执行情况，各业务经办部门应配合收集、整理和及时提交工程类合同执行的相关资料。 2.4.3公司综合部负责建立非工程类合同台账，跟踪监督非工程类合同执行情况，各业务经办部门应配合收集、整理和及时提交非工程类合同执行的相关资料，定期报计划经营部，方便审核其完成情况。 2.4.4公司各部门应尽力保障合同的履行。如实际履行或全面履行确实存在难以克服的困难，或履行合同后将给公司造成经济损失而需要变更或解除合同时，经办人或经办部门应在法律规定的有效期限内，与对方当事人进行协商，并及时上报公司领导批准。合同的变更或解除手续应根据《中华人民共和国合同法》及有关规定办理。变更或解除合同必须采用书面形式，并重新办理合同的审批手续。 2.4.5工程类合同执行过程中，以及完毕后，合同管理责任部门应依据《合同执行情况评估指引》的规定进行合同执行评估，并报公司计划经营部备案。 2.5 合同档案管理 2.5.1合同签订后，公司各经办部门留存一份原件，报公司计划经营部一份原件，报公司财务部一份原件，其他部门需要留存合同的，由计划经营部提供复印件。 2.5.2合同档案包括合同原件、合同审批记录、合同签收记录、《合同执行情况评估表》等，由档案管理部门负责搜集、整理、归档，并建立《合同台帐》。 2.5.3当经济合同归档后出现补充或更改时，经补充或更改后的经济合同仍作为有效的经济合同进行档案管理。 2.6工程类合同编制指引 2.6.1 合同的价款或酬金 采用招投标方式选择合作方时，应以双方认定的最终报价作为合同金额；公司不提倡以费率招标方式确定价款，如果是采用费率折扣方式确定价款，合同应表明