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工程档案资料管理工作思考探讨
工程档案资料管理工作思考探讨
摘要:工程中,档案资料管理是重要的组成部分之一,同时它也是工程竣工的必备文件,对工程的建设施工起着重要的监督指导作用。我国建设部门对于工程的档案资料管理也是相当重视,并明确提出:任何一项工程如果档案资料不符合标准规定,则判定该项工程不合格,对工程质量具有否决权。工程项目档案管理的重要性日益突出。
关键词:工程档案;资料管理;问题;措施
中图分类号:G270文献标识码: A
一、工程档案的内涵和意义#160;
工程档案资料是指在工程建设活动中,直接形成的具有归档保存价值的文字、图表、声像等各种形式的历史记录。它产生于工程项目的提出、立项、审批、勘察、设计、前期准备、施工、监督、监理、验收等工程建设的全过程中的所有活动。它是一种可被人们研究、利用的信息资源,能直接反映工程建设活动的过程和成果。工程档案即具有档案的一般性,即原始的历史记录,可以作为追溯的根据和凭证;又具有自身的特殊性,即实体作业的技术依据,如工地在使用、维护、管理、改扩建中的根据和设计、施工技术凭证等。它是工程建设项目管理过程的重要组成部分。#160;
二、工程档案资料管理工作的重要性
工程档案资料来源于工程建设全过程。工程项目具有投资大、周期长、环节多、要求高、涉及面广、内外协作等关系复杂的特点,因此形成的档案有多种载体,档案数量多、保存价值高。工程在建设过程中往往采用先进的工艺设备及周密的组织管理,使得档案具有较高的利用价值。它不仅对建设过程中的质量评定、事故原因分析、索赔与反索赔、阶段与竣工验收及其他日常管理工作具有重要的作用,而且在工程运行管理工作中,也是不可缺少的依据和条件。有了工程档案资料,可以了解工程的前期工作、建设情况,也可以搞好运行管理,预见工程将来可能发生的问题,帮助控制不良事态发展趋势。工程档案是工程建设全过程活动的真实记录,是不可再生的信息资源,也是国家财产管理的依据和凭证,它对于保存历史、指导现实和服务未来具有重要的作用。#160;
三、企业工程???案资料管理人员的必备条件
一般认为建筑企业资料管理员的工作看似轻松,其实要做好也是需要一些必备的条件的,具体包括:
1、踏实、勤奋、认真的工作态度是资料员工作的必要前提。工程施工的资料搜集和管理具备一定的复杂性和艰巨性,这就要求资料员在日常工作中多思考,用积极认真的态度去工作、去落实,具备高度的责任感,在做好自己本职工作的同时,对于工作的各个环节都要有补位意识,加强自我协调和配合的能力。
2、一名合格的资料员,不光在思想上具有能动性,还必须具备扎实的专业知识。工程的资料员工作是一项集工程管理和档案管理为一体的复合型工作,对于人员的要求也相对比较高。
四、工程档案资料管理存在的问题
1、管理机制不全#160;
由于各施工单位水平良莠不齐,多数施工单位没有完善的档案管理机制,因此档案机制不健全,是建筑工程资料收集与整理面临的突出问题,这就使得建筑工程资料的收集与整理难以保证与工程施工建设同步进行,也可能造成了有关建筑档案资料严重缺失,也在一定程度上影响制约了建筑施工档案资料管理工作的深入有序推进,更为严重的是也必然影响了建筑工程的施工建设及进度。
2、重工程建设,轻档案管理#160;
各参建单位的工作人员从领导到同志,对工程建设倾注了全部的时间和精力;而对工程档案管理工作,各参建单位一般不设专职的档案工作人员,把档案管理工作只看作是一种资料的简单存放、堆积、保管,只有在工程阶段验收、竣工验收时,才进行资料建档、归档等整理工作。这种管理方式影响档案工作的质量,给工程档案造成很大的危害,使相隔时间较长的资料零散,无法完整无误地归档,由此给工程建设、管理造成重大负面影响。
3、档案管理水平普遍较差
在项目档案管理工作上远没有达到标准化、制度化、规范化管理。许多施工、监理企业档案管理体制不健全,档案规章制度形同虚设,没有形成有效的管理和监督机制,在制度执行上也存在“软”的现象。#160;
五、加强工程档案资料管理工作的措施
1、加强法制建设,完善工程管理制度#160;
应监督检查工程档案资料的形成、收集、整理和移交归档工作,拟制工程档案资料管理制度标准。各单位落实上级要求,将档案工作纳入本单位总体发展规划和年度计划,设立专门的职能部门,强化档案管理工作的力度,将其与年底评奖机制挂钩。并根据工程档案资料管理有关法规制度,制定本单位工程档案资料的实施细则,用于管理档案归档工作。与参建单位签署《责任书》,对工程档案归档中奖励与处罚机制进行具体明确,使参建单位领导和技术人员重视工程档案的归档工作。#160;
2、思想上要重视工程档案管理工作#160;
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