现代商务礼仪讲义-6.docVIP

PAGE 1/ NUMPAGES 20 第六章　商务文书礼仪 学习目标与要求 了解在各类不同的商务活动中，不同类别的商务文书所起的作用； 掌握各类商务信函、商务致词、商务电子邮件，以及涉外商务信函的书写格式、语言表达、外观特征、发送方式等礼仪细节； 能够撰写常见的礼貌得体的商务丈书，体现良 好的企业形象与训练有素的职业风范。 第一节 商务书面文书礼仪 一、商务信函礼仪 1、重要性 在信息技术高度发达的现代社会，虽然沟通方式种类繁多，如电话、传真、 网络、会议等，但是在商务活动过程中，书面文书的往来仍占据着重要的一席之地。 2、为什么占据着重要的一席之地。 书面文书以便于阅读、参考、收藏、信息量大、正规，尤其是可以作为商务活动的凭证而被人们广泛使用。 其中，商务信函在商务书面文书中又是使用范围最广、使用频率最高的种类之一，因此重视商务信函的礼仪显得尤为重要。 3、商务信函的特点 商务信函的特点是具有比较纯粹的业务性，内容集中单一，行文叙述具体明确，比较讲究礼节性用语。 因此，合乎礼仪规范的商务信函，在某种程度上可以取代面对面的拜访，能促进企业与合作伙伴之间的商务联络与沟通，可以有效地构建、维系和记录彼此的友谊与合作，争取供应商、投资商，吸引更多的客户，促进企业的发展。 4、商务信函的类型 商务信函从种类大致可以分为两大类： 业务往来信函(含介绍信、推销信、询价信、报价信、确认函等)、商务礼仪信函(邀请信、贺信、感谢信、慰问信、致歉信等)。在工作中应根据商务活动的不同目的灵活选用。 商务信函的写作要点 1、主题突出，观点明确 　　2、文词严谨，内容完整 　　3、简洁通顺，书写规范 　　4、态度诚恳，谦恭有礼 　　信作为一种交际工具，特别讲求礼貌。谦恭有礼并非是说几句客套话，而是要尊重对方，设身处地为对方考虑。例如，收到对方来函，应尽快给与答复，拖延回信的做法是不礼貌的，在商务场合也是有失商业道德的。如果不能在短期内答复，最好先将原因和答复的大致时间通知对方，使对方感到你公司对客户的亲切、诚意。即使对方提出的要求你方不能接受，也要客气委婉地加以解释，以求保持友善关系，不损害以后的贸易往来。 商务信函的外观 　　商务信函的读者在没有阅读信函之前，首先会对信封以及展开的信纸留下深刻的印象。信封、信纸的品质、图案的设计、文稿的布局等都能体现出发函公司的整体形象。即使信函的内容写得无懈可击，只要这些地方出现瑕疵，如毫无质感或大小不一的信纸；胡乱的不规范的折叠；信纸与信封的不配套等等，都会大大降低信函的影响力。 　　1．信纸 　　如果是一封必须亲笔手书的短信，建议您选用质地精良的信纸，以显示您公司的品味与对客诚意。尺寸为16开大小，颜色最好是白色或淡蓝色、浅灰色等知性的颜色，且与企业文化中确定的统一色相一致，不宜过于鲜艳，商务信函不应带有彩色的镶边，以显示规范。 　　2．信封 　　如果企业有统一印刷的信封，且纸张坚韧挺括，色彩稳重大方，标有企业的CI设计标识以及各种联系方式，那是最好不过的。 信封可以设计成银行式、袋式/侧开式、开窗式等几种。如图6一1所示。 银行式　　　　　　　　　　 袋式／侧开式　　　　　　 开窗式 图6-1信封样式 　　 　3．信纸的折叠 　　信纸的折法可以有多种形式，均应体现方便对方阅读、尊重对方之意。 　　１) 先将信笺二等分纵向折叠，然后再横折，并令两端一高一低，意在表示谦恭。 　　２) 横向折三折，将对方姓名留在外面，以便收信人一打开信笺就看到亲切的称谓与问候，一是方便了收信人打开信笺时不会倒置，二是万一发现收信人不是自己的可以及时退回，以免误看。 　　3) 公函可以先纵向对折，然后在折线处再往里卷1～2厘米宽，最后再横向对折。 　　4) 日常通信可以先横向对折两次，再纵向折叠到可以装入信封之中的长度。 　　4.商务信函的封装 　　 无论使用何种信封，都必须为对方的拆阅提供方便，至少在拆封处留出1厘米左右的空隙。 　　 在封装之前再次查看信函内容、信封填写和附件的完整、正确、规范程度。 　　 了解邮寄时规章制度，选用合理的邮寄方式，贴足邮资，妥善保管邮寄凭证以便查核。 商务信函的格式 　　国内商务信函的常用格式包括:标题、函号、称谓、正文、信尾、附件标注、 附言等项。 　　1．标题(事由) 　　标题位置在信文首页上方、 居中书写：其内容是表明事由。事由要求概括出函件的主旨、中心，使收件人通过标题一目了然地明白信文的主要内容。商务信函的标题常见有两种形式： 　　1) 由事由加文种名称“函”构成，类似于两项式的公文标题。 　　2) 先写“事由”二字，加冒号提示，然后直接标写该信件的内容。 　　２．函号（编号） 函号即发函字号或发函编号。 中文商务信函的编号常见有两种形式： 　　1