企业管理合同电子档 案室建设QC小组1.pptVIP

1 2 4 5 11 10 8 7 9 3 12 222秒185秒90秒 查阅合同效果对比图 QC活动前 目标 QC活动后 每份借阅时间减少132秒，按8-10月份查阅548份计算，共20小时。 * 节能增效结果统计 为了肯定本次QC小组活动成果，小组于2011年12月30日组织对活动所取得的经济及无形效益等指标进行了讨论分析。 一、 前期投入 序号 类型 计算方法及具体情况 金额 1 采购设备 购买扫描仪，花费1900元。 1900.00 2 人力成本 电子档案室基础建设花费2个月，按一个人3万元/年的薪资计算，人工工资需5000元 5000.00 合计 　 6900.00 * 二、 经济效益：99266-6900=92366.00元 序号 类型 具体情况及计算方法 金额 1 车辆费用 设置电子化档案后，查阅不需亲自跑跑资料室，特别是营销中心的同事不需要开车两地奔波，节省了车辆费用和人工费用，预计2000元。 2000.00 2 复印费用 工作中需将合同资料作附件，普通复印0.7元/页，彩复2元/页，现在只需提交电子版资料即可。按每年复印800页普通、20页彩色计算，可节省600元。 600.00 3 银行利息 及时提供资料并开具收据、发票催款，按银行8‰平均利率计算，减少延期办理所产生的利息约3万元。 30000.00 4 人力成本 8-10月数据借阅259份资料，每份节省时间47秒。刨去春节假期一个月后，一年可节省时间为：47 ×（259÷3× 11）=44634秒。折合每天工作8个小时，QC小组把问题解决程度定为90%，总节约时间为44634÷60÷8×90%=83天。如按一个人3万元/年的薪资计算，全年工作时间261天，可减少人力资源成本：30000÷261×83天=9540元 9540.00 8-10月查阅资料548份，按以上计算方式计算，全年可省：30000÷261×497天=57126元。 57126.00 合计 99266.00 * 九、巩固措施 巩固措施二 起草《电子文件归档与管理规范》、《电子文档管理暂行办法》，规范档案操作流程，对所有工作进行标准化管理。 巩固措施一 网络管理员设置“查看对档案建立、登陆、修改”记录，保证电子档案保密性。 巩固措施三 核对资料是否齐全，逐步将2010年、2009年资料扫描，保证常用三年资料电子化。 * 十、体会及今后打算 通过本次的QC活动策划，实现合同电子档案管理的安全化、规范化、电子化、网络化目标。 在活动中，小组成员团结协作，齐心协力，为实现目标积极出谋献策，不仅锻炼了小组成员的工作能力，提高自身素质；更发挥成员的主观能动性，提高小组的凝聚力。 今后，我们将继续立足于工作需要，扎实开展QC活动，运用PDCA循环的科学方法，解决各种难题，为公司生产经营工作服务。 * 预祝本次QC活动取得圆满成功！ 家 大 谢 谢 * 提高合同档案借阅效率 申报单位：销售商务QC小组 * 目 录 一、选题理由 三、确定目标 五、要因确定 四、原因分析 八、效果检查 六、制定对策 七、对策实施 十、今后打算 九、巩固措施 二、现状调查 * 企业名称 注册时间 小组名称 销售商务QC小组 完成时间 活动类型 管理型QC小组 QC课题 提高合同档案借阅效率 Q C 小 组 成 员 名 单 姓名 性别 学历 职务、职称 小组分工 组长、组织策划 组员, 调查统计 组员，计划实施 组员，效果验证 组员，监督评价 QC小组简介 * 现状：合同资料包括自1998年以来的中标通知 书、合同、出货单、发货回执单、产品运 行报告、开票资料、催款记录等，均以纸 质版形式存档。仅2010年签订合同474份， 其他相关档案1016份。而销售内勤中2名 兼职档案管理，工作量大，责任重大。 目标：希望通过QC活动寻找合同档案管理新模式， 找到“提高合同档案借阅效率”的方法。 解决问题与达到目标 一、选题理由 * 确 定 课 题 提 高 合 同 档 案 借 阅 效 率 1、资料越来越多， 借阅反复，经常出现需要时资料不齐、资料破损等现象； 2、资料借阅涉及范围广，且公司办公场地分开，借阅时间长、不方便； 综上所述，借阅的现状是借阅范围较广，整理、归档的工作量较大，但是借阅时间长、效率低。???? 公 司 要 求