编制合同流程.doc

合同编制审核 范围 适用于工矿产品购销及委托加工合同的编制、审批和签署生效 控制目标 确保合同有关条款与前期询价、招标、谈判工作确定的文件保持一致 确保采购合同经过适当的审核，降低合同签订不当带来的法律风险和财物风险 确保各级审核人员切实履行其专业审核义务，详细填写审核意见，明确责任 主要控制点 采购主管根据询价报告、招标报告、评标报告审核合同有关条款是否一致 采购部经理根据合同评审纪录审批合同有关条款 公司办法律顾问审核合同与标准合同不一致的法律相关条款，财务部审核合同付款条款 主管副总根据采购部经理、公司办法律顾问、财务部意见审批合同 特定政策 根据对供应商的综合评价情况、供需关系、采购物资特点，采购部编制不同的付款政策，事先在财务部备案。 固定资产相应阶段付款时必须出具相关部门证明 对于新开发生产用关键原材料、大型固定资产初次采购合同，或条款复杂的大金额合同由各部门共同评审。其余部门内部评审 生产性原材料单笔采购金额10万元以下/其他采购单笔5万元以下合同，由经理及财务部审批同意后即可签订, 生产性原材料单笔采购金额10万元以上/其他采购单笔5万元以上合同需主管副总审批 采购金额在一万元以下不必签署合同,采购员与供应商签署采购协议(双方签字,不必盖章)采购主管根据已审批的询价报告核对采购协议（如有不同报经理审批），报财务部审批后下达执行，采购组内部建档。采购员向采购部经理递交付款申请时需出具询价报告和采购协议 对于合格供应商提供的稳定供货物资,在价格可实现量化的情况下,尽量签署框架合同 标准合同由公司办法律顾问确定 合同编制及审核流程流程说明 步骤 涉及部门 步骤说明 1 采购部采购员 合同商务谈判流程结束后采购员根据谈判结果和标准合同编制采购合同样本 2 采购部采购员 采购员准备合同评审记录、合同审批单并附必要的附属文件 3 采购部采购主管 采购主管接到采购员填写的合同评审记录、合同审批单并附必要的附属文件后审核手续是否完备，不完备返回采购员重新编制 3．1 采购部经理 采购主管审核合同审批单手续完备后如需部门内部评审采购主管报采购部经理,经理召集本部门相关人员进行评审 4 采购部经理 采购主管审核合同审批单手续完备后如需部门外部人员评审采购主管报采购部经理,经理向相关部门提交人员需求标准 5 公司办法律顾问、相关部门经理 公司办法律顾问、相关部门经理接到采购部经理提交人员需求标准后 委派共同评审人员 6 采购部经理 采购部经理主持或指导合同审批单评审（主要为技术、质量和交货期等）编制合同评审纪录 7 采购部经理 采购部经理根据合同评审纪录审批合同评审单,如合同与标准合同不一致,需将合同评审单送公司办法律顾问审核 7.1 公司办法律顾问 如合同条款与标准合同不一致，公司办法律顾问审核合同审批单。如同意签署意见返回采购部 7.1.1 公司办法律顾问 如合同条款与标准合同不一致，公司办法律顾问审核合同审批单，如不同意签署意见,说明意见及影响退回采购员重新编制合同 7.2 采购部经理 合同与如合同与标准合同一致,或法律部门审核通过合同评审表时,采购部经理不同意合同条款说明修正意见退回采购员重新编制 8 储运部经理 进口货物如合同条款中涉及离岸价条款,储运部经理对该条款进行确认 9 财务部相关人员 合同评审单根据审批权限交财务部相关人员审核合同是否在预算内及合同付款期限是否合适 9．1 采购部采购员 合同不在预算内财务部将采购员由财务部取回合同评审单补办理相关手续 9．2 采购部采购员 如合同付款期限不合适财务部通知采购员重新商务谈判 10 合同管理员 合同管理员根据规定判断是否合同审批单需主管副总审批(5万元以上),如需主管副总审批报主管副总审批 11 主管副总 主管副总审批合同管理员递送的合同评审单, 不同意退回采购员重新编制合同 12 法定代表人或授权人 采购员办理合同签字手续，法定代表人或授权人根据审批通过的合同评审表签署合同，采购员将合同与合同评审单递送合同管理员 13 合同管理员 合同管理员根据合同评审单对合同签章,递送财务、返回供应商并存档 7－4－1－2 7－4－1－1