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对电子文件归档工作认识 　　摘要： 在电子信息技术广泛普及的现代化条件下，电子档案的管理越来越重要。为了加强对电子档案的归档管理，我们必须转变观念，加强对电子文件归档工作的认识，从而加强电子文档的日常管理。 　　关键词： 电子文件归档； 管理； 认识 　　中图分类号： G276 文献标识码： A 文章编号： 1009-8631（2013）02-0055-01 　　在电子时代，我们拥有四通八达的网络，随时可以把文件送往各处。为企业活动提供利用的档案信息也发生了转变，这些变化都要求档案工作者把电子文件作为人类记忆的一部分进行合理的安排，使之最大限度地发挥作用。正确认识电子文件归档的方式、归档范围、归档要求，采取各种措施确保电子文件的完整、真实、准确与安全应作为档案工作者不懈的追求。结合本岗位的实际工作，对电子文件的归档管理工作进行了一些思考。 　　一、电子文件的归档 　　电??文件的归档是在流动中把握永恒的关键，如同抓拍照片是按快门的那一瞬，或者稍纵即逝，或者变成珍贵的记忆。电子文件归档与纸质文件具有许多不同的特点。 　　1.归档方式：企业内电子文件形成部门向档案部门的移交可以分为介质移交（物理归档）和网络移交（逻辑归档）两种方式。介质移交（物理归档）方式是指企业内各部门将自身形成的电子文件脱机存储在某种存储介质上交档案机构保存的过程。网络移交方式（逻辑归档）是指各部门通过网络向档案机构传输文件，将电子文件的管理权从网络上转移至档案部门，在归档工作中，存储格式和位置暂时保持不变。移交方式可以依企业计算机系统的配置情况而决定。只配置若干台独立计算机的部门只能实现介质移交：已开通内部网络，档案馆或信息中心配有大容量存储器的部门则可以推行网络移交。移交到档案馆的电子文件应以一定的介质形态归档保存。将流动的电子信息用一定的方式“凝固”起来，有助于把握和证实它的不变。归档电子文件一般存储在耐久性好的载体上，不宜以软磁盘存储。 　　2.归档范围：从内容上看，纸质文件的归档范围很值得参照但在电子文件归档中还有一些特殊的问题需要给予注意： 　　（1）草稿和定稿：在电子文件中，对“草稿”修改后直接生成新的稿本，如果不采取特别的措施，“正本”之前的所有稿本都可能被覆盖起来。因此必须事先决定哪些文件需要保存草稿、定稿，在修改时通过拷贝保留原文，加稿本号后积累，将需要的草稿、定稿与正本一并归档。 　　（2）各种数据文件，如数据库、图形库、方法库等。数据库大多是动态的，其中的数据在不断地发生变化，新加进来的数据代替、覆盖了以前的数据。对于这种数据文件应定期拷贝作为一个数据集另行归档，不在更动。拷贝间隔可根据数据库的内容而定，如一星期、一个月等。 　　（3）电子邮件：随着电子通信技术的普及，无论机关、企业还是个人都将大量使用电子邮件方式交换信息，许多“正式文件”也将以电子邮件形式发出，所以，必须将其纳入归档范围之中。电子邮件的挑选很麻烦，可事先制定具体的方法加以控制。 　　（4）会议文件：电子时代将有很多会议采用电视会议方式，与会者身处异地，通过电脑屏幕“见面”、作主题发言、讨论问题，作出决议。这种会议可能没有统一发布的会议文件，如果不提前采取必要的措施很容易发生遗漏。档案工作者须“跟踪追击”，随时了解本企业通过电子通信举行的各种活动，督促有关人员把文件收集起来归档保存。 　　（5）与归档文件相关的“支持性文件”：所谓“支持性文件”是指能够生成、运行文本文件、数据文件、图形文件等文件的各种命令文件和设备运行所需要的操作系统。电子文件在相应的命令文件和操作系统中可以顺利读出，必要时应把它们与文件同时归档。 　　3.归档时间：在实行电子文件和纸质文件两套制归档的部门，有必要与纸质文件的归档加以协调，以便于两种文件的对应处置和对应查找；管理性文件可按照内容特点确定一个归档期限，技术文件、科研项目文件等则可在项目完成后归档。由于电子文件易于复制，归档后并不影响形成部门的日常工作查考，所以一般不必延迟归档时间，在系统允许的条件下倒是可以提前进行。电子文件流动得太快，及时加以控制是十分必要的。 　　4.归档要求：电子文件归档时主要应该注意以下几个方面的问题： 　　（1）归档的电子文件应真实有效，这是保证电子文件具有“档案价值”的关键性条件。要运用各种技术手段保障电子文件的真实性与完整性，还要严格审定归档文件的版本，文本文件应以最后定稿归档，图形文件如经更改，须将与当时产品的技术状态一致的版本归档。 　　（2）归档的电子文件应完整齐全，一旦分散，流失就不可避免。 　　（3）归档的电子文件应经过一定的整理和编辑，划分保管期限，并编制归档说明。整理工作由文件形成部门负责，根据本部门电子文件的种类、数量和企业档案馆的统一要求决定整理方案。归