第三篇 会议管理.pptVIP

第三章 会议管理 第一节 会议概述 第二节 会议的组织 第三节 会议数量控制 第四节 会议质量控制 第五节 会议进程控制 第六节 会议成本控制 第七节 正确与会的方法 第一节 会议概述 一、会议的功能 二、会议的种类 三、会议的要素 什么是会议 会议是人类群体有组织的会晤、议事行为或过程。 一、会议是人类社会活动的行为，也是人类社会活动的过程。是人类群体的活动，是动态的。 二、人们要以一定的方式聚合在一起。 三、目的是议事。 四、这种行为或过程是有组织的。 会议的功能 最本质的功能：它能以多向即时传递信息的方式，有效聚合分散的意志和智慧，深化或统一认识，沟通感情，处理事务。可以这样理解： 一是它可以实现信息的多向即时传递，能即刻反馈。 二是它可以有效聚集集体的智慧和力量。 会议的种类 按时间来划分，分为定期和不定期两类。 按会议规模划分，分为特大型（万人以上）、大型（500人以上）、中型（100—500人）、小型（100人以下）和微型（10人以下）会议等。 按出席对象划分，分为联席会、内部会、代表会、群众会等。 按功能性质划分，分为决策性、讨论性、执行性、告知性、学术性、协调性、动员性、纪念性等。 会议要素 基本要素 名称、目的、时间、会址、主持人、组织者、与会者、议题、信息、会议规则、基本物质条件。 其他要素 服务机构、秘书机构、经费、文件材料、专用设备工具、各种消耗性材料。 第二节 会议的组织 一、会议规则的制定 二、会议组织职责 三、会前的组织工作 四、会间的组织工作 五、会后的组织工作 六、会议组织工作的方法技巧 引例：领导办公会组织程序 领导办公会是一类非常重要的会议，是一个单位的日常决策会议，其组织程序如下： （1）议题的确定 （2）上会材料的准备 （3）会前沟通 （4）会前其他准备工作 （5）会场服务 （6）会议纪要和督查 一、会议规则的制定 会议规则又称会议的组织规则，是会议组织活动的指导原则和行为规范。 它规定了会议的召开（谁，何时）、组成、议事程序等方面的准则。 制定并认真遵行会议规则有助于会议的合法、有效。 会议规则的基本组成 关于召开会议的条件 谁 何时 可以何种方式提议或确定召开会议 提议经何人或何机构审批 必须以何种方式、发出何种内容的通知才能召开会议 有多少人实际到会才能开会 关于会期： 确定会议召开的时间 会议进行和结束的时间 更改会期的程序、办法与条件限制 关于会议的人员组成： 与会人员范围 各类型与会者（主持人、代表、列席者、会议工作人员等）的资格条件、权利、义务、责任，以及产生的办法 会议主席团的职责及产生办法、资格审查办法 关于有关机构： 会议秘书机构、办事机构、服务机构的设置办法、职责范围、组成人员等。 关于会议议程： 议案提出与确立的程序 提出动议者的资格条件与人数限制 确定日常安排、发言次序、发言时间限制的原则 关于讨论发言： 发言人的资格条件； 发言时间、发言次序、发言内容、发言责任的限制 关于表决： 表决权的归属 表决权的分配 有效票的计算办法与标准 表决方法 是否设置否决权，否决权的归属者以及行使否决权的办法。 关于有效决议的条件限制： 包括内容条件和程序条件，应特别注意规定何种事项以简单多数通过为有效，何种事项以绝对多数通过为有效。 关于会议记录及其他会议文件： 记录方式 记录人的产生及责任 会议记录等会议文件的效力及生效要件 各种文件的分发范围、分发时间 文件的保管方法与责任者 查阅文件的手续 关于会议经费： 制定会议规则的注意事项 1.会议规则本身必须合“法” 2.应区分会议的性质，结合具体情况和实际需要决定具体内容 3.使会议规则文字化、文件化 4.要规定对特殊情况下暂时停止执行既定规则的必要条件的限制，同时要规定出新的暂时实行的规则的产生办法 5.繁简得当 二、会议组织职责 主持人的组织责任 会议管理者的组织责任 会议秘书机构的组织责任 其他服务与办事机构的组织责任 主持人的组织责任 会议主持人基本的组织责任是通过领导、指导、监督检查各项组织工作，完善会议要素，为会议的合法、有效创造条件，引导会议达到既定目标。 会议管理者的组织责任 会议管理者是会议组织责任的主要承担者。其责任主要包括： 组织制定或修订会议规则 提出会议计划 组成各种必要的秘书、服务、办事机构，明确其职责，确定其主要的组成人员 组织各方面工作人员完成会前准备工作并予以有力的监督检查 组织完成会间各种保障性、服务性的工作 处理会后的善后事宜 会议秘书机构的组织责任 会议秘书机构是会议组织工作的直接和具体承担者，其主要的组织工作责任是： 协助制定会议计划 通知