文书管理办法与文件、档案资料管理制度合集.docVIP

PAGE \* MERGEFORMAT 1文书管理办法与文件、档案资料管理制度合集文书管理办法第一章 总则 第一条 为制度化，规范化文书管理体系，特制定本办法。第二章 文件流传细则 第二条 分类 *须登记的文书范围：结合《档案管理规定》的要求 外来文件：公文（命令、指令、决议、指示、通知、通报、报告、请示、批复、涵、会议纪要）、电报、传真等等 本部制发文件：本公司内部文件和对外业务文件 第三条 收文 1. 本公司与外界往来的文件，由办公室统一登记、收文。2. 内部制发文件流转，由各部门自行登记、收文、立卷、存档。第四条 发文 1. 以公司名义撰写的文件，可由各部门自行拟稿，统一由公司办公室登记签发。2. 以各部门名义撰写的文件，由各部门自行登记、签发。第五条 分文 1. 外来文件由办公室登记收文后，根据业务性质分送各有关部门处理。2. 内部制发文件流转时，由发文部门登记签发后，直接送收文部门登记签收。第六条 会签 1. 需多部门或多人会签处理的文件应附上收文处理单。2. 各部门收到需参与会签的文件时，须本着本部门的职责及时认真处理并签署意见。3. 文件收文后，再依收文处理单内所指定的会签顺序，转送其他会签部门或某人，若某部门或某人为最后一个会签单位，则处理后将本文件转送办公室。第三章 重要文件的审核、执行 第七条 审核、批示 涉及公司总体协调或应由公司总经理审核的文件，由办公室汇总签办意见，呈总经理或交其他被授权者做最终的审核、批示。第八条 执行 经总经理或有关人员的批示后，正本留办公室归档存查，由办公室将文件复印一份送执行单位处理并督促执行。第四章 撰写文书格式 第九条 公司实行按国家标准和公司标准统一的文书规范格式。第十条 对已经统一的文书类（以附件形式下发），要求各部门及员工严格按公司规范格式操作。文件、档案资料管理制度文件、档案资料管理制度一、文件管理1、文书人员在起草文件之前，应首先了解事情的背景、起草该文件的目的及所需注意事项，并收集相关素材，做好前期的准备工作。2、文书人员在起草文件的过程中，要做到内容详实、准确并根据文件的性质及运用场合的不同而选用不同的书写和表达方式，做到适时、贴切。3、各种文件在下发之前要经总经理审阅，文件下发时要迅速、及时，并做好下发记录；若是一些需要回收的表格和文件，还要做好事后的回收工作文件下发后要及时进行整理存档；对于回收的资料也要及时整理存档。5、有限定发放范围的文件，要注意做好相关的保密工作。二、档案资料管理1、档案资料在收发借阅存档销毁各环节中，应严格登记。2、借阅文件应在借阅指定地点进行并在指定期限内按时归还，借阅文件资料时严格按照文件密级管理为准执行，同时办理档案资料借阅手续。3、所有档案资料均要定期清查，借出的档案资料要在指定期限内归还，若发现丢失的要及时追查处理，并且及时采取补救措施；对绝密的档案资料要在主管的监督下进行核对，必须做到物单相符借阅的文档资料未经领导批准，不得随意扩大阅读范围，否则将进行严肃处理。5、机密、绝密类文档资料如需复制和摘抄，必须经总经理批示。6、收发传递和外出携带绝密类文件时，应由指定人员负责，并采取必要的安全措施。7、对各类文档资料应指定其存档期限，以便及时清理。8、在部门主管安排、监督下，定期对退档资料进行销毁，并且及时在文档目录上做出更改，确保现有文档资料与目录清单一致。9、档案柜中的资料应保持干净、整洁、明了。10、各部门文档负责人对自己所负责保存的文档资料要有详细的目录，对有价值的文档要及时备份并做好保密工作，若因丢失、文件备份不及时或泄露相关机密，从而给公司带来损失的，视情节轻重予以责任人相应的处罚。11、文档资料负责人对所有保存文档要按顺序分类存放，同时做出相对应的文档目录清单，如果有新资料入档，必须在文档目录中及时添加。12、若文档负责人离职时，须按文档目录清单做好工作交接，按照文档目录清单与现存文档核对，如果出现物单不符，给公司造成损失的，视情节轻重予以责任人相应处罚。13、新接管档案管理的负责人要尽快熟悉负责保存的文档，继续做好文档的保存、保密工作，并及时对文档进行更新、备案。14、如因档案资料保管人工作疏忽或交接手续不严谨造成文件资料丢失的要追究相应责任。