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办公自动化系统在清华大学信息化建设中的实现摘 要：丰富网络资源、加快数字化校园建设，给高校的校园生活带来了深刻影响，通过网络信息发布与反馈技术，为现代教学提供了新的概念，同时也改变着学校原有的教学、办公模式。清华大学的信息化建设是清华大学发展的重要组成部分[1]，“泰山工程”的立项与实现，在清华大学校园建立了完善的以计算机技术、网络技术与信息技术为基础的公共服务体系。通过泰山工程的建设，清华大学形成了以综合信息服务系统为窗口的网上办公、网上教学和管理的信息交互体系。其中，清华大学办公自动化系统在学校的信息建设中发挥着举足轻重的作用，本文就是结合办公系统在实际工作中的应用，阐述了以Lotus Domino/Notes群件平台[2]为基础的设计思想和技术实现。旨在和大家交流高校信息化建设的经验。关键词：数字化校园，泰山工程，办公自动化系统，Lotus Domino/Notes平台清华大学的信息化建设计算机技术与网络技术的发展，促进了现代信息技术的长足进步。通过Web页面编辑工具完成Internet上的信息发布,在很长一段时间里体现了信息含量大、覆盖面广的特点，为人们提供了一个崭新的视野。但是，当人们更加理解“地球村”，“数字化校园”含义的时候，就对网络信息提出了更高的要求：信息要实时准确、更新速度快。因此，建立完善的信息发布系统，一方面要求具有高效、迅速的信息收集手段，另一方面则需要开发快捷、方便的信息发布技术，利用数据库技术开发办公自动化系统，并与Internet技术密切结合是普遍采用的方法。清华大学办公自动化系统，从课题提出伊始，经过了系统需求调研，工具平台选择，功能开发以及在全校范围内逐步推广使用等阶段，这个过程也是办公自动化系统渐进的完善过程。需求调研工作是结合学校的实际工作，管理环境进行的。在学校校办、人事处、一些院系等相关办公部门的协助下，确定了办公系统需要解决的问题，功能和信息发布模式。进而，在比较的基础上，以Domino/Notes群件为平台，经过开发人员的合作努力，为学校建立了全新的办公观念和环境。二．办公自动化系统在信息化建设中的作用清华大学办公自动化系统从通用、灵活、标准的设计思想出发，采用先进的文档数据库处理技术，为各级领导干部、办公人员、办公部门提供集成的工作环境。办公用户通过系统平台可以方便地处理各种文档数据、图形、声音、影像信息，并及时迅速地进行信息共享交流。同时，系统通过配置和授权，能够使学校部门之间的各项工作与办公自动化系统有效地结合为一个整体，提高了部门间协同工作的效率。1．确定以Domino/Notes为平台实现办公自动化系统的思想清华大学办公自动化系统采用Domino/Notes群件平台实现，一般而言，我们定义支持群体能够进行协同工作的软件技术为群件，而Domino/Notes 正是提供这样的环境，让工作群组和个人不受地域和时间的限制，满足人们交流和协同工作的需要。利用Lotus Domino/Notes 实现高校办公自动化系统的建设，是和它特有的功能和优点分不开的。交流、协作、知识交换是当今动态功能群组或工作用户顺利完成工作的关键，Domino/Notes允许快速发展的高校或企业内部应用程序的开发，在帮助用户的同时鼓励用户一起协同工作是其独特的能力。首先，Domino/Notes 提供电子邮件工具，通过用户的客户端可以和Notes 环境中的任何人以信件方式进行交流。当然，Domino/Notes 也可以通过授权的系统管理员设置，与其它Domino/Notes领域的用户甚至Internet、WorldCom等提供服务的系统进行联系、通讯。协作是一种适应现代工作的交流方式，处于一个群组内的用户可以对一个详细的主题进行系列的会话与交谈。Domino/Notes 提供多种交流方式，用户的群体讨论可以广泛的收集关于一个主题的提议和想法，并能够把结果及时地反馈给主题的构想者；提议箱可以将用户的建议稿保存在一个中枢存储库中，节省用户查找信息的时间，实现知识共享；高层论坛能够完成对会议记录、组织公告、状态报告和新闻发布的管理。另外Lotus Notes 对信息跟踪的进程是自动完成的。通过建立中心数据库场所，同时授予或禁止访问此场所的不同用户的各级权限，可以方便的完成工作文档或者公文的审批处理和归档管理。这方面我们也承认Notes具有智能发送文档的功能，利用Notes的公式和函数，可以实现文档和公文的串行发送和并行发送，如图1 所示。 a) Notes 串行文档发送进程 b) Notes并行文档发送进程图1. Notes文档发送进程示意图Lotus Domino/Notes 强大的灵活性与安全性是其适合应用于自动化办公系统的重要根据。 在保证安全性与可靠性的同时，Not