文件的资料控制程序.docVIP

SKIPIF 1 0 山东旭日汽车饰件集团程 序 文 件文件编号版次1.0机密等级一般页次1/4文件资料控制程序制定日期年　　月　　日实施日期年　　月　　日版本修订日期修订页次修订内容修订者页次12345678910111213141516171819业版别核准会签制定 SKIPIF 1 0 山东旭日汽车饰件集团程 序 文 件文件编号版次1.0机密等级一般页次1/4文件资料控制程序制定日期年　　月　　日实施日期年　　月　　日1 目的对集团所有与质量管理体系有关的文件和资料进行严格的控制，确保与质量管理体系有关部门使用的相应有效版本文件，确保质量管理体系的有效运行。2 适用范围适用于集团与质量管理体系有关的所有文件资料及外来的，顾客提供的标准样件，电子媒体等文件的控制。术语和定义3.1 文件：是指信息及其他承载媒体，包括记录、规范、程序、图样、报告、标准。3.2 媒体：可以是纸张、计算机、磁盘、光盘或其它电子媒体，照片、标准、样品或它们的组合。3.3 规范：是指阐明要求的文件。4 职责4.1 集团的文件和资料的控制采用统管和分管相结合的方式进行。4.2 集团办公室负责编制“文件和资料控制程序”，并组织各部门实施。4.3 行政性文件和资料由办公室负责收集、编写、复制、借阅等管理。4.4 体系文件和资料由质管部负责，并组织各部门编制、发放、运行、修订等管理。4.5 技术文件和资料由技术中心/质量技术负责，并对产品图纸、作业指导书、操作规程、工艺流程图的收集、编写、复制、借阅等进行管理。4.6 各部门的文件和资料由本部门负责管理，并分别建立本部门文件资料目录。5.程序内容与要求5.1 文件的分类：a.按文件来源分：内部文件、外来文件；b.按文件类别分：质量管理体系文件、经营性文件（合同、协议相关方文件等）、行政法规性文件、工艺和技术类文件等；c.按文件受控状态分：受控文件、非受控文件。5.2 文件资料控制范围有 a.质量管理文件：质量手册、程序文件、管理性文件及质量记录由质管部负责控制。 SKIPIF 1 0 山东旭日汽车饰件集团程 序 文 件文件编号版次1.0机密等级一般页次1/4文件资料控制程序制定日期年　　月　　日实施日期年　　月　　日b.技术性文件：技术标准、图样、作业指导书、操作规程及相关技术性外来文件等由技术中心/质量技术负责控制。c.行政性文件：劳动合同、员工档案、政工文件、上级来文、外来文件、营业执照、税务登记文件由办公室控制。d.各种财务帐薄、凭证、会计报表等文件，由财务中心/财务部控制。e.记录：按“记录控制程序”控制。5.3 文件和资料的编号5.3.1 质量管理体系文件的编号解释 a.质量手册：XR（集团代号）XR-XY（旭日旭颖）XR-CD（旭日车灯）XR-SJ（旭日饰件）XR-XS（旭日-旭昇）-01（手册唯一序号），-XXXX（发布年号）。 b.程序文件：XR（集团代号）XR-XY（旭日旭颖）XR-CD（旭日车灯）XR-XM（旭日旭明）XR-SJ（旭日饰件）XR-XS（旭日-旭昇）-02（程序文件号），XX（对应要素号），XX（文件序号），XXXX（发布年号）。 c.管理性或辅助性文件XR（集团代号）XR-XY（旭日旭颖）XR-CD（旭日车灯）XR-SJ（旭日饰件）XR-XS（旭日-旭升）-03（该层次文件代号），XX（对应要素号）， -XX（文件序号），-XXXX（发布年号）。 d.技术性文件资料的编号按“工程规范及图面管理程序”执行。 e.外来文件沿用原有编号。5.4. 文件的编制、审批和发布5.4.1文件编制由承担其管理和使用职责的部门负责提出，并组织编制。5.4.2 文件审批、发布的权限：a.质量手册由质管部组织编制，管理者代表审核，集团法定代表人批准发布；b.质量计划（质量策划），由质管部组织编制，部门经理负责审核，管理者代表批准实施；c.程序文件由有关责任部门组织编制，部门负责人审核，管理者代表批准发布；d.规范性文件与指导性文件，由相关部门负责人组织编制，如涉及到多部门的应由主要负责部门出面组织，最终由相关部门负责人会签负责部门批准； SKIPIF 1 0 山东旭日汽车饰件集团程 序 文 件文件编号版次1.0机密等级一般页次1/4文件资料控制程序制定日期年　　月　　日实施日期年　　月　　日e.技术文件由技术中心/质量技术组织技术人员编制，由技术中心/质量技术负责人审核，分管负责人批准发布；f.外来文件中直接引用的各类标准，规范等，由各研究所、质量技术或质量管理部提出，由分管负责人批准发布；g.消防安全管理工作的有关标准、规范