文员实务1.PPT

第二章　文员实务 第二章　文员实务 第二章　文员实务 一、文员的工作顺序 　2、按照优先顺序处理工作 　　　实施步骤： 　　　第一步　以重要程度划分自己的工作； 　　　第二步　把该你做的工作以紧迫和重要划分； 　　　第三步　第二步的同时还要考虑上司的习惯。 第二章　文员实务 第二章　文员实务 第二章　文员实务 第二章　文员实务 第二章　文员实务 第二章　文员实务 第二章　文员实务 第二章　文员实务 第二章　文员实务 第二章　文员实务 第二章　文员实务 第二章　文员实务 第二章　文员实务 第二章　文员实务 第二章　文员实务 第二章　文员实务 文员报告的方法和要领： 电梯原则； 　　　　金字塔原理。 第二章　 文员实务 第二章　文员实务 第二章　文员实务 第二章　文员实务 第二章　文员实务 第二章　文员实务 第二章　文员实务 第二章　文员实务 第二章　文员实务 第二章　文员实务 第二章　文员实务 第二章　文员实务 第二章　文员实务 第二章　文员实务 为了防止办公室出现“瓶颈现象”， 下列做法中，哪项工作应该改进　(　　） 　 　　A.合理设计办公室的工作流程 　　B.尽可能定量控制办公室工作 　　C.重复性的工作尽量由机器完成 　　D.工作人员工作尽可能专门化、单一化 第二章　文员实务 同学们请找出它们的区别： 请示与报告； 计划方法与总结方法； 受意传达与进言； 变通与挡驾； 分工方法与合作方法。　 确定目标优先级 第二章　文员实务 三、文员的工作方法 　7、分工方法和合作方法 　　　⑴　分工方法 　　　　　集中领导，分工负责的原则。 　　　⑵　合作方法 　　　　　遵从异质结合的原则。 文员工作过程中，以下合作方法中哪一项是不适宜的 　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　( 　　) A.善于同他人合作，密切配合，步调一致 B.应该有自己的个性，尽可能表现的与众不同 C.配备立秘人员时遵从异质结合的原则。 D.公允地与同事分享胜利的成果，分担失败的责任 B D 5W2H法是第二世界大战中美国陆军兵器修理部首创。 简单、方便，易于理解、使用，富有启发意义， 泛用于企业管理和技术活动，对于决策和执行性的活动 措施也非常有帮助，也有助于弥补考虑问题的疏漏。 （1） WHY——为什么？为什么要这么做？理由何在？ 原因是什么？ （2） WHAT——是什么？目的是什么？做什么工作？ （3） WHERE——何处？在哪里做？从哪里入手？ （4） WHEN——何时？什么时间完成？什么时机最适宜？ （5） WHO——谁？由谁来承担？谁来完成？谁负责？ （6） HOW——怎么做？如何提高效率？如何实施？方法？ （7） HOW MUCH——多少？做到什么程度？数量如何？ 质量水平如何？费用产出如何？ 紧迫 不重要 不紧迫 危机和紧急情况 有最后期限的任务 急待解决的问题 准备工作 预防措施 计划与审议　 闲聊的电话 干扰 鸡毛蒜皮的事 电话 不必要的会议 解决团队成员的问题 优先级A 优先级B 优先级C 优先级D 重要 A C C B B D * * 重点掌握： 　　1．“优先顺序”处理工作 　　2．请示方法与报告方法； 　　3．计划方法和总结方法； 一、文员的工作顺序 　1、文员工作指导思想 　　计划　　　　　实施　　　　　检查 要了解上司 　的期待要求 思考最佳 　的工作方法 为多项工作 　排序 偏计划时应 　调整并汇报 忠实执行 　上司指示 配合上司预 　期的期限 检查计划与 　实绩差异 　并分析 纵向检查同 　类工作差 　异分析 26 28 B 二、文员管理时间、费用的方法 　 　1、管理好文员自己的时间 a、一天工作开始时的具体工作； 　　b、一天的工作； 　　c　一天的工作结束时。 30 1、管理好文员自己的时间 　活动跟踪表 ——记录你工作中的所有活动（一天或一 周），以此总结和分析自己利用时间 的效率如何。 　　　　大家在一张纸上，把你昨天的24小时的 活动连续记录下来，要记得细致。 玩转你的86400秒 浪费时间的根源： 　 1、做事目标不明确； 　 2、作风拖拉； 　 3、缺乏优先顺