供应管理程序规定.doc

河北昭远钢结构有限公司文件 昭远总字[2010]02号 签发人：关于加强供应管理的程序规定为了进一步明确公司采购工作流程，保证供应工作的及时性、降低公司采购成本，特做规定如下：一、采购计划管理各类物资的采购必须经编制计划、申请、审批手续后方可进行。1、生产用原材料、辅料的采购按照项目在合同评审后由技术科计算物料消耗，然后发至库房。库房在接到技术科下发的物料消耗后，结合实际库存情况编制《物资采购计划》，经总经理批准后交供应部门。供应人员按照“货比三家”的原则做好市场调查，并做出具体采购意见，一并列入《采购申请》的内容，《采购申请》经总经理签批后采购。2、办公桌椅、电脑、电话传真机、打印机、空调、办公文具等办公用品的采购由办公室负责按照各部门实际使用情况每月进行集中采购，采购实施前必须编制《办公用品采购计划》，报总经理批准后方可进行采购。领用和保管均有公司办公室负责,必须建立《办公用品购领台帐》。3、五金工具、电器材料、机物料、包装物、低值易耗品的采购由生产部负责确定最低库存标准和最高库存限量，经总经理批准后交库房，库房负责随时掌握此类物资的库存量。当库存即将达到最低库存标准时，由库房负责编制《物资采购计划》报总经理批准后交供应部实施采购。此类物资的库存量不得高于最高库存限量。4、设备以及工装的采购生产所用设备及工装的选型由设备科、机加工组以及使用部门的负责人共同完成，达成一致意见后由设备科负责提交《采购申请》，经生产系统负责人审核后报总经理批准，交供应部实施采购。二、所用物资分类一类物资：生产用设备、原材料、辅料等；二类物资：工装、五金工具、电器材料、气体、机物料，办公用电脑、空调、打印机、复印机、传真等；三类物资：生产用包装物、低值易耗品，办公用桌椅、橱柜、电话、文具以及耗材。三、合格供应商的选择与评价凡已有的固定供应商均列为公司合格供应商范围，并参与我公司组织的合格供应商评价。原材料、外购件供应商每季度评价一次，其他物资供应商评价活动每半年进行一次，由供应部门负责组织、相关部门和人员参加。1、原材料、辅料供应商的选择和评价准则原材料、辅料为我公司所用的一类物资，应综合供应商的质量水平、供货能力、服务质量和付款方式等因素进行选择和评价。对于备选的此类物资供应商，除提供充分的书面资质材料外，必须经样品测试和批量试用，产品经检测合格后经总经理签批，列入《合格供应商名录》。此类物资供应商的评价由供应、质管、技术、生产四个部门参加，根据评价结果填写《供方评价、调查表》，经总工或主管技术质量的副总经理审核后报总经理批准。每次采购业务只能从《合格供应商名录》中选择供应厂商。2、生产所用设备的供方选择设备类物资的采购一般为临时采购，不列入《合格供应商名录》，但供应商的选择应本着“性能第一、兼顾投资”的原则来确定，确定权在总经理。设备的集中采购必须采用招投标形式进行，供应部门、生产部门、设备科、机加工组负责人以及设备使用者代表共同参与，办公室派人负责记录和意见整理，报总经理裁定后确定设备的供货厂商。3、生产用二类物资的供方选择和评价准则公司生产用二类物资的供应商选择和评价应本着“性价比第一、服务及时、兼顾付款方式”的原则，生产部门有权指定所用物资的品牌、产地，由供应部门在《合格供应商名录》内选取供方。备选供方应在样品试用后由质检部门、使用部门提出评价意见并填写《供方评价、调查表》，由供应部门提交总经理批准后，方可列入《合格供应商名录》。4、办公用二、三类物资的选择和评价准则大宗采购应采用招投标的形式来选取供方，供方低于三家不得开标。由办公室组织，随机通知相关科室人员担当评委（评委3——5人），综合各评委意见后报总经理批准即可采购。此类物资的日常采购应固定2——3家供方作为公司长期的合作伙伴，并在此范围内比价优选，确定每次的业务关系。5、生产用三类物资的选择此类物资的供方选择由供应部门负责，按照公司的使用要求确定《合格供应商名录》，报总经理批准。备选供方应在样品试用后由质检部门、使用部门提出评价意见并填写《供方评价、调查表》，由供应部门提交总经理批准后，方可列入《合格供应商名录》。四、对供应商的管理1、设备购进后由供应人员负责组织验收，技术、质检、生产、设备部门以及使用者代表共同组成联合验收小组，按照合同要求，对设备的试用情况进行验收评定。正常使用过程中，由设备科、生产部门负责对设备运行情况进行监控和记录。供应部门负责将联合验收小组提出的整改意见反馈给设备供方，设备供方负责按照要求完成整改，达到合同要求后方可进行货款结算。2、对于除设备外的一、二类物资，每次进货的检验情况都要计入《供方业绩记录》，作为年度评价的依据。如出现质量问题，由供应部门负责按照《不合格品控制程序》进行处理并发出警告，一年内2次出现质量