第七章书面沟通.pptVIP

3．报告附页 （1）附录：主要包括不宜在主体中出现的一些图片和表格，一般为补充说明性数据。 （2）参考资料：主要列出报告中所使用过的文章、书籍、报告或其他信息来源。 （3）注释：主要是对报告中的重要词语或可能的疑难点进行解释。 第七章 书面沟通 （四）商务报告的四步写作法 1． 收集信息 2．谋篇布局 3．撰写草稿 4．修改定稿 第七章 书面沟通 三、备忘录 备忘录主要用于同本组织内部人员之间的沟通。由于读者不同，备忘录和商务信函的格式也有所不同。 第七章 书面沟通 四、电子邮件 电子邮件已经成为现代社会中，特别是商务沟通中不可或缺的沟通手段。 （一）主要特点 电子邮件可以有效地推进无纸化办公的进程。只要网络允许，收件人可以随时随地查看电子邮件，不会导致丢失。而且所有信息传递都有记录，如果需要的话，电子邮件还可以打印出来，以满足对其他方式沟通的需求。 电子邮件的不足： （1）保密性差； （2）非正式性。 第七章 书面沟通 （二）写作要求 1．开头与结尾 标题要具体、明确，最好通过标题就可以基本获知邮件的主要内容。 通信地址正确。 在发送信息之前，要再检查、校对一遍。 第七章 书面沟通 2．组织“三段式结构” 电子邮件的结构安排也是有固定模式的，这些模式中，最基本、实用性也最高的，就是以“三段式结构”为原则的文章组织法。不论邮件的长短，都可按“前言”、“主题”、“结论”三段的结构来陈述。 3．营造简洁屏幕 写信时尽量运用技巧，使文章容易阅读。若信息的价值相等，文章越短越好。 第七章 书面沟通 4．保持礼貌 5．注意使用 使用电子邮件，最重要的是每天务必打开“信箱”查看。 6．电子邮件不能做的事 如果有伤害感情的话，最好打电话或面谈。 第七章 书面沟通 商务沟通与交流 电子教案 第七章 书面沟通 【本章要点】 书面沟通概述 商务写作的基本原则 常用商务文书写作技巧 商务书面沟通的写作策略 第一节 书面沟通概述 第二节 商务写作的基本原则 第三节 常用商务文书写作技巧 第四节 商务书面沟通的写作策略 第七章 书面沟通 第一节 书面沟通概述 一、商务书面沟通的内涵 所谓商务书面沟通就是与企业商务活动有关的书面沟通活动。具体而言，商务书面沟通是指为了实现企业商务活动的目标，将与商务活动有关的信息、思想与情感通过书面文字图表的形式在个人、群体或者组织间传递的过程。 商务活动的书面沟通种类有很多，按其信息载体不同，可分为纸张沟通（包括信件、备忘录等）、传真沟通、电子邮件沟通和电子会议系统沟通四种。 二、书面沟通的重要性 书面沟通的重要性主要体现在以下五个方面： （一）易保存，且不易“污染” （二）信息表达更加准确 （三）比口头沟通更灵活 （四）更加令人信服 （五）更经济 第七章 书面沟通 三、书面沟通的缺点 当文件写得不尽如人意，甚至于拙劣时，撰写者所在的公司或组织就会在时间、精力和信誉上蒙受损失和损害。 （一）耗费时间 （二）耗费精力 （三）损害信誉 第七章 书面沟通 第二节 商务写作的基本原则 商务写作一般以准确、简短的语句为佳。在商务写作中，我们认为应把握好以下八个基本原则： 一、正确 内容正确是有效商务书面沟通的首要特征，“正确”是指信息要真实可靠、观点要准确无误。 第七章 书面沟通 二、完整 “完整”是指要全面地表达事实、观点及对策。人们在进行口头沟通时常常遗漏信息或将信息夸大，在有效的商务书面沟通中我们可以避免出现这种现象。 三、简洁 有效的书面沟通是要给读者提供容易理解的清楚、具体的信息。简洁是用最少的语言表达最主要的想法，但也不是要牺牲其他的写作原则。达到简洁的目的可以通过如下方法。 第七章 书面沟通 （一）使用日常语汇 1．少用术语 2．使用简短的句子 （二）去掉啰嗦的表达方式 （三）只包括相关的信息 （四）采用视觉辅助方法 第七章 书面沟通 四、具体 只要可能就用一个具体的数字替代笼统的说法，这样可以显得更具体、明晰。记住：精确的词汇还是可以使读者更感兴趣，所以要尽可能多用精确的词汇。 五、积极 “把读者赶跑的最快方法是使用消极的语气”。有研究表明，消极的语气会降低文章的可读性，甚至会引起读者的反感，因为它们好像是在批评或者指责读者，所以尽量删除不必要的消极信息至关重要。 第七章 书面沟通 六、时效 书面沟通具有较强的时效性，是由商