SAP及门户系统费用报销平台规划.pptxVIP

1.1费用报销平台规划 对象 终端店铺报销 办公室报销 1、新门户制单人： A、根据现有的报销单据手工填制报销单，签字 A、办公系统人员在门户平台录入费用、生成费用单号 B、门店员工在门户平台录入费用、生成费用单号，将费用单号填写在手工报销单 B、打印出费用申请单黏贴，并签字 2、部门负责人审批 可直接在门户签批 3、财务部审批 收到书面报销单后、门户进行审批，手工签字书面报销单 4、总经办签批 总经理手工签批书面报销单，文员根据审批结果代替OA流程操作 5、出纳 依据审批报销单（支付或冲销） 6、财务会计核算： 依据费用单据号生成会计凭证、并打印会计凭证 说明： 1、与以往的报销流程审批方式不同之处是运用门户平台审批并将费用制单推向现场，由终端人员直接通过平台制单、并提交报销单据，财务审核、可修改后生成会计凭证。 2、优点：各相关部门人员都可通过门户平台、查看报销单据的流向避免产生不必要的单据交接问题；有效提升财务的管理时间； 3、缺点：终端人员对于费用平台制单需要后期重点加强培训. 1.2费用报销流程图 1.3流程说明： 项目 操作部门/岗位 序号 操作方式 步骤说明 一、制单 终端 1.1 手工 填写手工报销单、并黏贴 1.2 OA 根据手工报销单、填写门户报销单，签字 办公室 2.1 OA 在门户制报销单、并打印黏贴报销 2.2 手工 打印报销单黏贴单，签字 二、提交部门审批 终端/办公室 3 OA 门户提交报销单 4 手工 黏贴报销凭证 三、财务报销单核实 部门主管 5 判断 门户审核是否通过 6.1 OA 门户审核通过：确认报销单 6.2 OA 门户审核不通过：门户上退回报销单 四、报送总经办审批 财务部 7 判断 门户审核是否通过 7.1 OA 手工及门户审核不通过：门户退回报销单 7.2 手工 手工及门户审核不通过：退回手工报销单 8 手工/OA 手工及门户审核通过：通过或沟通后报销调整金额 9 手工/OA 门户上确认报销单\报销单手工签字 五、审批结束 总经办 10 手工 总经理单据审核 11 判断 文员核实总经理签批是否通过 11.1 OA 单据不通过:门户上退回报销单 12 OA 单据通过:门户上审核 13 手工 报销凭证送达报销人 六、确认单据结算 出纳 14 手工 出纳报销结算 15 OA 门户上确认报销已完成 16 手工 报销单传递内部会计 七、单据账务处理 会计 17 判断 会计根据手工报销单审核SAP是否修改 18 SAP 与报销一致:生成会计凭证 19 SAP 与报销不同:修改报销单内容 20 SAP 凭证打印及凭证粘贴 1.4变更说明 目前操作方式 OA报销平台 报销人手工填写报销单，各级部在报销单上签字 办公室：报销人OA填写报销单，打印报销单，并粘贴 终端店铺：报销人OA填写报销单，手工报销单，并粘贴 直接主管OA审批 财务经理，OA审批，书面报销单手工签字 总经理：书面签字，文员代替：根据审批意见，代替总经理OA操作 出纳报销完毕，OA转会计，传到SAP 略 会计根据SAP的报销明细，审核及修改，并直接生成会计凭证 优点 略 1、报销时，发生的业务纬度可以细化填写，方便综合的分析，实现费用的精细化管理，才能有效控制费用 2、快速的单据流程，业务部门主管可在出差进行OA审批，不会造成单据的停留 3、报销人可以通过OA，查看单据的审批状态 4、业务垂直查询及管理，分公司管理层及集团管理层可以垂直SAP明细查询分析，减少分公司统计、提交环节 缺点 略 从单笔业务看：会增加部分部门的信息的填写工作量，但是，从整个业务流程上看，业务时间并没有增加，还可以提高工作效率。刚开始向业务部门的推广，可能稍微有阻力。需要耐心沟通及集团的强力推广 1.5费用报销维护界面 分公司报销平台 公司代码 　 　 　 　 　 　 　 　 　 单号 　 经办人 　 日期 　 　 　 　 　 　 　 　 　 报销部门 　 报销人 　 职位 　 　 　 　 　 　 　 　 　 报销摘要 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 借款金额 　 报销总金额 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 □ 费用 □ 差旅费 □ 运费 　 　 　 　 　 　 　 　 费用 部门编码（成本中心） 内部订单 费用项目 费用描述 金额 报销理由 开