行政管理文件指南.docVIP

PAGE \* MERGEFORMAT 8第一章、日常行政管理规定工作时间公司实施五天工作制，日常工作时间为：工作日： 周一至周六工作时间： 8:00—17:00中午用餐时间： 11:30 ~ 13:00电话使用须知总机电话 FAX打外线播 0+电话号码，对外显示号码为直播号码，外线可直接拨入，不用转接。公司同事之间互相拨打内线电话，直接拨打后四位号码即可。员工因私电话不得超过3分钟，不得拨打收费电话等。因公长途电话使用IP卡。考勤记录公司员工须遵守本公司制定工作时间规定，行政中心根据打卡机记录考勤。同时，员工需提高效率，尽量在工作时间内完成当日工作。如需要加班请提前填写《加班申请单》，加班后领导签字确认；需在周末或节假日加班者，请在前一个工作日17:00之前向行政中心提出申请。本公司员工在非工作时间（除加班外）不许在公司逗留。（具体规定详见《人民在线加班管理规定》）上班服饰及职员卡员工工作时间着装必须正规、得体，在所有工作日内应配合职位、工作性质穿着，严禁穿着拖鞋、背心及短裤（包括沙滩裤）等影响公司及个人形象的服装。工作时间内，员工在公司内须佩戴公司统一制作的职员卡，并应严格遵守上下班打卡制度。工作环境为保持公司有一个良好办公环境，每一个员工应当保持工作区域的清洁、整齐和安静，同时有责任保持洗手间、茶水间等公共场所的清洁。为使办公区环境空气清新，办公室内禁止吸烟。办公用品申请办公用品由行政中心统一订购，如有特殊需求（大型或费用较高的设备），需部门提出申请，说明采购理由，填写《采购申请单》，由部门、公司主管领导签字，交由行政中心经总经理签字同意后，由行政中心统一采购，并进行登记固定资产。印章管理需使用印章的文件一律由部门填写《用章审批单》，经总经理签字许可后管理印鉴人方可盖章，如违反此项规定造成的后果由直接责任人员负责；公司所有需要盖印鉴的介绍信、说明及对外开出的任何公文，应统一编号登记，以备查询、存档。文件、事务审批管理公司外来文件应由行政中心负责登记、拟办、送领导批办。领导批办的文件事项由指定部门落实，行政中心督办并汇报。对于公司领导或会议批办的工作，承办部门负责人应及时组织落实，凡属本部门职权范围内的事项，应直接予以解决；涉及其它部门业务的事项，主办部门要提出申请，送请公司领导审批后协调合作部门解决；审批结束后，文件移交行政中心保存归档。销售合同、协议书管理 销售合同、协议书盖章需填写《人民在线合同审批表》，根据审批表流程签字后交由行政中心盖章。在双方改完章后统一由行政中心存档，保管。快递管理 涉及公务需发送的邮件、信件由公司统一安排快递发送，私人邮件、信件一律不予办理。 需发送的公务邮件、信件，需填写好收件人信息后交由公司前台，登记并由部门主管签字确认。会议室管理会议室由前台接待负责安排及管理。如有重要客人接待或重要会议需求，请提前致电行政中心（3866），由行政中心统一安排预订。会议室安排以接待客户为优先原则。会议室使用完毕，请即时将桌椅等恢复原状。电脑系统使用规范员工在使用公司的电脑、局域网及广域网络系统、或其它硬件、软件系统时，必须使用由本公司网管提供或认可的软硬件。如私自安装公司不认可的软硬件后发生问题或因此产生不良后果，则由本人负责。第二章 档案管理归档范围公司的规划、年度计划、统计资料、财务审计、劳动工资、经营情况、人事档案、会议记录、决议、决定、委任书、协议、各类合同、项目审批单、通告、通知等具有参考价值的文件材料。档案管理公司各类档案要指定专人负责，明确责任，保证原始资料及单据齐全完整，密级档案必须保证安全。档案的借阅与索取1、公司总办领导借阅非密级档案可通过档案管理人员办理借阅手续，直接提档；2、公司其他人员需借阅档案时，要经主管领导批准，并办理借阅手续；借阅档案必须爱护，保持整洁，严禁涂改，注意安全和保密，严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失。如确属工作需要摘录和复制，凡属密级档案，必须由总经理批准方可摘录和复制；一般内部档案部门主管领导批准方可摘录和复制。档案的销毁任何组织或个人非经允许无权随意销毁公司档案材料；若按规定需要销毁时，凡属密级档案须经总经理批准后方可销毁；一般内部档案，须经部门分管领导批准后方可销毁；经批准销毁的公司档案。档案人员要认真填写、编制销毁清单，由专人监督销毁。第三章 纪律规范保密制度员工在任职期间及离职后，未经公司书面授权或以下例外情况，不得向任何个人、任何公司或组织(本公司内涉及该领域、知晓相同信息的主管或员工除外)，透露任何在任职期间因日常工作而获悉的本公司及下属公司、承包商、代理的商业机密、技术、财务及其他机密运作、程序、方法或机制 ( 此后简称“机密信息”)。员工应对这些“机密