归档常见问题及对策6.docVIP

归档常见问题及对策 ? 一、归档中的“文件” 归档中的“文件”与我们平时接触的文件有所不同，指的是若干份文件的集合体，包括不同的版本，不同的文种，都有可能组合为一件文件。比如文件正本与副本，这是2份文件，但在归档中，我们把它们作为一件；比如转发文件与原件，这是2份文件，但我们也把它作为一件，“为一件”，是指在实体上装订在一起，编目时也只体现为一条条目。 整理就是一个将无序的文件有序化的过程，经此处理文件就转化为档案。 ? 二、归档中的“案卷” 案卷是档案工作中使用的一种计量单位，指按照一定的主题等内部特征和外部特征编立的，具有密切联系的若干文件的组合体。 文件有标题、事由、形成者、文种、时间、发文对象等六要素，按照其中某一个或某几个要素进行文件的组合排列，就是按照文件内部特征编立案卷。比如反映某一问题（如党务工作、人事工作、财会工作等）的文件，具有共同的内容（事由）特征。文件的外部特征指的是文件的形态，比如纸质，照片，图纸，光盘等等。 ? 三、哪些文件材料应归档？ 凡是反映本机关工作活动和历史面貌，办理完毕，具有查考利用价值的文件材料均属收集范围。只收集按规定应当归档的文件材料，此规定详见《西昌学院立档单位档案归档范围和保管期限表》。归档的文件材料种类、份数以及每份文件的页数均应收集齐全完整。在归档的文件材料中，每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字