修正事务管理手册文书-处理部分_4.docVIP

PAGE 30 PAGE 1 修正「事務管理手冊」文書處理部分 九十三年一月八日修正 壹、總述 一、本手冊所稱文書，係指處理公務或與公務有關，不論其形式或性質如何之一切紀錄資料。凡機關與機關或機關與人民往來之公文書，機關內部通行之文書，以及公文以外之文書而與公務有關者，均包括在內。 二、特種文書，如司法機關之裁判書、行政機關之訴願決定書、外交機關之對外文書、僑務機關與海外僑胞、僑團間往來之文書、軍事機關部隊有關作戰及情報所需之特定文書或其他適用特定業務性質之文書，均得依據需要自行規定。 三、本手冊所稱文書處理，係指文書自收文或交辦起至發文、歸檔止之全部流程。關於文書之簡化、流程管理、保密、公務登錄、文書用具及處理標準等事項，均依本手冊之規定為之。 四、機關公文以電子文件行之者，其交換機制、電子認證及中文碼傳送原則等，依「文書及檔案管理電腦化作業規範」辦理。 五、機關公文以電子文件處理者，其資訊安全管理措施，應依「行政院及所屬各機關資訊安全管理要點」及「行政院及所屬各機關資訊安全管理規範」辦理。各機關如有其他特殊需求，得依需要自行訂定相關規範。 六、機關對人民、法人或其他非法人團體之文書以電子文件行之者，除依「機關公文傳真作業辦法」及「機關公文電子交換作業辦法」辦理外，得視需要，另訂處理原則。 七、文書除稿本外，必要時得視其性質及適用範圍，區分為正本、副本、抄本（件）或影印本或譯本。正本及副本，均用規定公文紙繕印，蓋用印信或章戳，以電子文件行之者，得不蓋用印信或章戳，但應附加電子簽章。抄本及譯本，無須加蓋機關印信或章戳，其文面應分別標示「抄本(件)」或「譯本」。 八、為加速文書處理，各機關依「行政機關分層負責實施要項」之規定及上級機關之指示，將本機關各單位職掌範圍內之文書，分別情形，訂定分層負責明細表（格式如附件一），經核定後，由各層主管依授權核判。分層負責明細表未規定之事項，機關首長亦得授權單位主管處理。 九、各機關實施分層負責，視其組織大小及業務繁簡，以劃分三層為原則，不得少於二層或超過四層。分層負責明細表之規定，並應根據實際情況檢討修正。 十、各層決定之案件，其對外行文所用名義，應分別規定。凡性質以用本機關為宜者，雖可授權第二層或第三層決定，仍以機關名義行文。案件如根據法令對來文照例准駁，或根據前案照例催辦、催覆或其他適合以單位名義行文者，可由第二層或第三層逕行決定，並得以該單位名義行文。 十一、依分層負責之規定處理文書，如遇臨時特別案件，必須為緊急之處理時，次一層主管得依其職掌，先行處理，再補陳核判。 十二、第二層、第三層直接處理之案件，必要時得敘明「來（受）文機關」、「案由」及「處理情形」、「發文日期字號」等，定期列表陳報首長核閱。下級機關被授權處理之案件，亦得比照此項方式辦理。 貳、公文製作 十三、公文程式之類別說明如下： （一）公文分為「令」、「呈」、「咨」、「函」、「公告」、「其他公文」六種： １、令：公布法律、發布法規命令及人事命令時使用。 ２、呈：對總統有所呈請或報告時使用。 ３、咨：總統與國民大會、立法院公文往復時使用。 ４、函：各機關處理公務有下列情形之一時使用： 上級機關對所屬下級機關有所指示、交辦、批復時。 下級機關對上級機關有所請求或報告時。 同級機關或不相隸屬機關間行文時。 民眾與機關間之申請及答復時。 ５、公告：各機關就主管業務，向公眾或特定之對象宣布週知時使用。其方式得張貼於機關之公布欄、電子公布欄，或利用報刊等大眾傳播工具廣為宣布。如需他機關處理者，得另行檢送。 ６、其他公文： （１）書函： 甲、於公務未決階段需要磋商、徵詢意見或通報時使用。 乙、代替過去之便函、備忘錄、簡便行文表，其適用範圍較函為廣泛，舉凡答復簡單案情，寄送普通文件、書刊，或為一般聯繫、查詢等事項行文時均可使用，其性質不如函之正式性。 （２）開會通知單：召集會議時使用。 （３）公務電話紀錄：凡公務上聯繫、洽詢、通知等可以電話簡單正確說明之事項，經通話後，發話人如認有必要，可將通話紀錄作成兩份並經發話人簽章，以一份送達受話人簽收，雙方附卷，以供查考。 （４）其他定型化處理之公文。 （二）公文程式之類別除上述外，尚有下列類別，得視公務性質使用之： １、手令或手諭：機關長官對所屬有所指示或交辦時使用。 ２、簽：承辦人員就職掌事項，或具幕僚性質之機關首長對上級機關有所陳述、請示、請求、建議時使用。 ３、報告：公務用報告如調查報告、研究報告、評估報告等；或機關所屬人員就個人事務有所陳請時使用。 ４、箋