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第一部分：通向从容之路 第一章：新情况，新做法 第一章主要说明了 GTD 的由来，也就是说我们为什么有必要使用 GTD 来 管理自己的工作、生活、行为，并提出愿景以及达成这些愿景所需要遵循 的基本原则和管理行动的方法 1、摆出问题 随着社会的发展，我们的工作已经不再有清楚的界限，很少有人做的工作 是招聘我们的时候要求我们做的事情，并且，我们所做的工作，也是不断 地在变化， 从而让我们无从将已有的很多技能应用到现有的工作中去， 让我们总是会感觉到时间太少，而要做的事情太多，更没有时间享受生活 或者陪伴自己的家人，导致的结 果是，无论从精神上还是身体上，都会 感觉到力不从心 2、提出愿景 我们每个人都希望工作与生活中，不要出现任何所谓的救火事件，都 希望能够减轻自己的压力，都希望有更多的自由时间可以做点自己爱好的 事情， 或者多点时间和家人呆在一起。同时，我们也希望能够更加高效 的工作，并且能够让自己体会到工作的轻松和快乐 3、基本原则 OK，既然我们都希望达成上述愿景，那么我们就必须遵循一些基本原则 * 首先，把占据我们大脑的任何事情全都弄出来，置于一个客观可靠 的体系中-工作篮，并经常回顾和清理它 * 弄清楚上述工作篮中各项工作的实质，并作出正确的判断，即 需要采取什么行动来推动工作的发展进程 * 依照制定的行动方案，在某一个我们会经常查阅的体系中安排组织好这些行动的提示信息 GTD 把工作篮中的事项称之为材料（Stuff）：即任何进入我们 的精神或现实世界中但尚未找到归属的事情，所有我们尚未推理出理想的解决方法和下一步具体行动的事情 4、行动管理 首先必须明确的是，我们必须培养一个习惯：不要在大脑中留下任何事情。同时，管理我们的行动是管理好我们全部材料的关键所在，也就是说，在某一时间，如何恰当地选择我们要做的事情，如何管理我们的行动 我们之所以经常会抱怨或者听到我没有时间去?? 是因为我们根本没有能力一口气完成一项工作，我们仅仅能够完成这项任务中的某一个步骤，在大多数情况下，很多推动整个工作进程的步骤实际上仅仅需要一两分钟的时间就可以搞定 所以，我们需要从两个角度来控制各种任务、工作和行动 * 横向管理：保证所有行动的连贯性、逻辑性。时刻保持搜集各种材 料的注意力，并在需 要时及时地提供必要的提示，确保我们能够 快速而轻松地从一件事情过渡到另一件事情 * 纵向管理：针对某个具体的主题和工作所进行的思考。也就是工作计划，重点聚集在某一 情况或某一个人身上，勾勒出执行过程中一切必要的想法、细节、重点环节和事情的先后次序 第二章：横向管理工作进程的 5 个阶段 第二章是 GTD 的核心部分，即横向管理工作进程的 5 个阶段 1. 收集：收集一切引起我们注意力的事情 2. 加工：加工处理后，确定它们的实质以及解决方法 3. 组织：组织整理得出结论 4. 回顾：把它们列为我们行动的选择方案 5. 行动：行动！ 在每天的工作中，我们应该尽可能地分别来处理这 5 个阶段，许多人之所以无法把工作安排得井井有条，主要原因正是他们试图一口气完成这 5 个阶段的工作 1、收集 百分之百地捕获一切未尽事宜，将它们置于一个大脑之外的、客观的体系——工作篮中，这个客观的体系可以是实实在在的工作篮，也可以是笔记本、记事簿，也可以是电子产品或者计算机、PDA 都可以 当我们进行收集的时候，必须遵循三个原则 * 每一个悬而未决的事情都必须存储于我们的收集系统之中，而不是在我们的大脑里 * 我们应该尽可能地控制收集工具的数量，够用即可 * 我们必须定期地清空这些收集系统 另外，应该注意的是，这些所谓的未尽事宜，是不论大小、不论重要程度的，只要是存在于我们的大脑中，就应该将它清理出来，放入到收集系统之中，而这些收集系统最好是能够随身携带，这样我们就可以随时拿出来进行回顾、清理或加工处理工作 2、加工处理 当我们从工作篮中取出一份材料的时候， 首先应该问问自己：这到底是什么一件什么事情？，然后再参照如下图所示的 GTD 加工处理工作流程图来进行加工处理（粗边框部分；位于封面背后） 当我们弄明白了这件事情的实质之后，就会出现一个问题，这件事现在是否需要采取行动？答案无非是两种：是和不是 如果答案是否定的，就会有三种可能 * 是一些无用的垃圾，直接丢到垃圾箱 * 目前没有必要采取行动，但是日后可能会需要处理。记录到备忘录文件夹或日程表 * 具有潜在的利用价值，今后也许能派上用场。保存到一个完善的、分类的参考资料管理系统 当某件事情需要采取行动的时候，我们必须作出两个方面的决定 * 我们已经承诺完成哪些工作？需要达到什么样的程度？ 也就是说，我们必须明确这项工作必须达到的目的和将要取得的成果 * 下一步需要采取的行动