行政e化---公文线上签核第3版简报.ppt

行政E化---公文線上簽核第3版簡報 報告人 林惠芳 本校公文線上簽核啟用時間及範圍 第一版公文電子表單-- 96年11月16日 書函中山大學、書函一級 第二版公文電子表單-- 97年4月15日 書函【中山、書函一級】改版、函、簽稿、 開會通知【中山、書函一級】 第三版公文電子表單-–-97年11月20日 並會一次改為N次功能 【並會單位內成員】【並會平行二級單位】【並會外單位】 會文單位【退文】功能 簡化【單位內辦文完畢】作業 確認點選 【○辦文完畢】或【○會文完畢】 增加【常用公文批示用語】及改變電子表單顏色 【承辦單位】表單顏色(藍色) 【並會外單位】表單顏色(灰色) 【並會單位內平行二級單位】表單顏色(綠色) 【並會單位內成員】表單顏色(紫色) 公文線上簽核流程--十式流程 發文種類 決行層級 函 書函中山 校長決行 書函一級 簽稿 開會通知中山 一級主管決行 開會通知一級 6式發文種類 2種決行層級之抉擇 將決定公文線上簽核十式流程走向之主幹 並會 適用平行層級(單位內成員、二級單位) (並會外單位不限一、二級但建議行政單位逕行並會一級單位) 線上同時傳遞送達 並會次數無限 串會(陳核一、二級主管必採) 上下層級、平行層級皆適用(僅限單位內) 線上依序傳遞送達 每次僅能選擇唯一對象(串會次數無限) 串會作業 下拉選擇指定下一關人員 【會文順序】確認點選 ○串會單位內成員 按完成後，系統自動執行串會作業 (不選擇串會人員)- 按完成後，系統自動回到承辦者端或會辦承辦者端 並會一次改為N次功能 取消【會簽流程】之勾選 重新【選擇名單】 確認【會文順序】之正確性 公文線上簽核----並會作業(一) 【再並會單位內成員】操作步驟(一) 【會簽流程】取消【□已完成單位內並會】之勾選 【再並會單位內成員】操作步驟(二) 重新選擇欲再加會之 【並會單位內成員】名單 【會文順序】會自動點選 【○並會單位內成員】 公文線上簽核----並會作業(二) 【再並會單位內平行二級單位】操作步驟(一) 【會簽流程】取消【 □已完成二級單位並會】之勾選 【再並會單位內平行二級單位】操作步驟(二) 選擇再加會之【並會二級單位登記桌】名單 【會文順序】會自動點選 【○並會平行二級單位登記桌】 公文線上簽核----並會作業(三) 【再並會外單位登記桌】操作步驟(一) 【會簽流程】中取消 【□已完成單位外並會】之勾選 【再並會外單位登記桌】操作步驟(二) 選擇再加會之【並會外單位登記桌】名單 【會文順序】會自動點選 【○並會外單位登記桌】 創稿人關卡應注意事項 選完並會名單，系統會依序設定(會文順序) 當您需辦理串會，如：創稿人串會選擇承辦人 【會文順序】請先點選【○串會單位內成員】 再串會【選擇名單】 承辦人(創稿完畢)關卡應注意事項 若創稿人已選完【並會名單】 進入承辦人關卡，系統會自動設定(會文順序) 為【○串會單位內成員】 依下圖承辦人此關卡應執行【○並會單位內成員】 【會文順序】請點選【 ○並會單位內成員】 簡化勾選「 □單位內辦文完畢」之作業 由勾選【□單位內辦文完畢】改為 確認主流程【會文順序】已點選【○辦文完畢】或確認子流程【會文順序】已點選 【○會文完畢】 ※請配合「對應動作」首行之狀態名稱操作 送【秘書室】辦理審稿決行 將送【文書組】發文或【一級單位】逕行發文 會文單位【已完成會核作業】 決行層級為【校長決行】-- 【承辦人】端對應動作【狀態名稱：會文或審稿完畢】 說明：即承辦單位一、二級主管已完成審稿作 業，將送秘書室辦理審稿決行作業時 操作步驟： 請於【會文順序】中點選【○辦文完畢】 按【完成】送出 此時系統會逕送【秘書室登記桌】 送秘書室辦理審稿決行時(無需外會) 【○會文順序】請點選【○辦文完畢】 決行層級為【校長決行】-- 【承辦人】端對應動作【狀態名稱：完成外會】 說明：即已完成外單位會辦，將送秘書室 辦理審稿決行作業時 操作步驟： 請確認【會文順序】已點選【○辦文完畢】 按【完成】送出 此時系統會逕送【秘書室登記桌】 送秘書室辦理審稿決行時(已完成外會) 【○會文順序】確認已點選【○辦文完畢】 決行層級為【校長決行】或 【一級主管決行】  【創稿人確認端】【承辦人確認端】對應動作----狀態名稱【會文或審稿完畢 】 說明：即已完成決行作業，將送文書