6、会议管理.pptVIP

会议管理 Contents 你说我说 你参加过一些什么样的会议？你是否喜欢这些会议？为什么？ 公司为什么要开会？ 提供信息 汇集信息 宣传政策 培育训练 有开会的必要吗？ 会议的成本计算 会议成本=每小时平均工资的3倍×2 ×开会人数×会议时间(小时) 何时不需要召开会议 主题是关于某个人的，最好采取一对一的方式处理。 你没有时间准备。 另一种交流方式可能更能发挥作用或更好，例如：一份备忘录、电子邮件或电话。 问题已经决定。 何时需要召开会议 需要大家提供信息或建议。 需要大家参与做出决策或解决问题。 需要与大家分享信息和成功，或关系到全体人员的问题，或者需要全体成员了解某一特定情况。 需要来自不同部门、不同角度、不同工艺的人员提供解决方案的问题。 发现对一个问题、议题或领域的责任需要加以澄清。 获悉大家感到有会面的强烈需要。 一、会议的含义与特征 二、会议活动要素 三、会议的作用 四、会议的种类 五、会议的频率 一、会议的含义和特征P199 1、含义：会议是一种围绕特定目的开展的、组织有序的、以口头交流为主要方式的群体性活动。 2、特征： 会议是一种围绕特定目标而开展的活动 会议是一种高度组织化的活动 会议是一种以口头交流为主要方式的活动 会议是一种群体性活动 二、会议活动要素P200 1、会议主办者 2、与会者 3、会议议题 4、会议结果 5、会议时间 6、会议地点 7、会议形式 1、主办者P200 承办者 协办者 赞助者 第十届北京国际图书博览会 主办单位： 新闻出版总署（国家版权局） 国务院新闻办公室 教育部 科学技术部 文化部 北京市人民政府 中国出版工作者协会 承办单位： 中国图书进出口（集团）总公司 环球新闻出版发展有限公司 2、与会者P200 正式成员 列席成员 特邀成员 旁听成员 3、会议议题P200 会议主题：一次会议中贯穿各项议题的主线叫会议主题。鲜明的会议主题能够更加清晰地凸现会议的目标 中心议题：指体现会议中心目标或主要目标的议题，是相对于次要议题而言的。目标的主次轻重决定了议题的主次轻重。 动议：在会议期间临时提出的议题，称为动议。动议所涉及的事项一般都较为紧急，常常是针对某项已经列入议程的议案而提出的修正性或者反对性议题。 4、会议结果P201 会议的结果即会议结束时实现目标的程度。可分为“有结果”和“无结果”、“正面结果”和“负面结果”、“有形结果”（即形成最后文件）和“无形结果”（如达到交流信息、增进团结等效果）等。 过程文件即在会议过程中反映和记载会议过程的文件。 最后文件在会议结束时记载会议结果的书面文件。 共同文件特指双边或多边会谈中与会各方共同签署的文件，属于会议最后文件的一种。 5、会议时间 会议的起讫时间：即会议开始和结束的两个时间节点。 会议的时间跨度：即会议从开始到结束所需的时间。 会期：一是指会议从正式开始到结束的时间跨度。二是指周期性会议召开的固定时间。 会议周期指同一性质和同一系列的两次会议之间的时间跨度。 休会指会议过程的中止或会议期间的修整。 复会指会议在休会之后的继续，又称续会。 闭会指在正常情况下完成各项议程后结束会议。大型会议的闭会可称为闭幕。 6、会议地点 指举行会议活动的场所。 主会场:一是指大型会议活动的主要场馆，是相对于会议的辅助场馆而言的。会议活动的开幕式、大会报告、投票选举、闭幕式等主要议程和活动都安排在主会场。 二是指中心会场，是相对分会场而言的。当会议规模较大无适当的会场时，或者需要举行现代化远程会议时，就必须设主会场和分会场。出席会议的主要领导、嘉宾、主持人、报告人被安排在主会场。 分会场:相对于主会场（中心会场）而言的。其设置一是解决主会场的容量不足； 二是适应现代化远程会议的需要。 实地会场 虚拟会场 7、会议形式 会场座位格局： 会议气氛渲染：一是通过会场内外的各种装饰所产生的视觉效果，吸引与会者的注意力，调动与会者的情绪，激发与会者的热情；二是通过围绕会议活动的宣传活动，提高会议的知名度。 会议活动样式：如座谈会、报告会、辩论会等。 会议技术手段：即会议所依赖的技术支持。 四、会议的种类 按会议的方式划分 1、现场会 2、演示会(展示会) 3、电话会 4、视频会 5、广播会 6、计算机会 7、座谈会 8、茶话会 9、招待会 10、普通会议 一、会议的领导机构：组织委员会、筹备委员会、主席团、资格审查委员会、学术委员会 二、会务工作机构 1、秘书长 2、秘书处分工 文件组、组织组、联络组、提案组、宣传组、简报组、总务组、8保卫组 三、会务工作原则 毕业典礼暨学位授予仪式：中山大学权杖入场、主持人介绍出席的主礼教授、主持人宣布毕业典礼暨学位授予仪式开始、奏唱国