3月27日会议纪要.docVIP

远洋光华国际物业服务中心 部门会议纪要 时 间：2012年3月27日 13：00 — 14：00 地 点：远洋光华国际大厦C座B1层会议室 主持人：姜 叙 参加人：姜 叙 曹 钧 赵丽燕 甘旭丽 王艳冬 曹 震 付艳斌 王宗然 张景雪 田晓悦 包 静 侯静怡 徐慧宁 张 默 徐 祎 曹 勇 杜林萍 罗希 记录人：程诚 会议议程： 一、最近一段时间的工作重点 二、纪律的强调 三、员工培训 四、活动计划 五、人事调动及职责调整 六、表扬 纪 要: 一、最近一段时间的工作重点。 1、收费问题。 （1）近期财务部将出账单包括：4月13日出能源费账单及6月份物管费账单。财务出账单后各专员尽快向财务部要账单进行催缴费工作。 （2）要求专员于5月10日前收齐6月份的账单。 （3）加大关注物管费及能源费的收缴率。 （4）每月在10/15/20日前未完成缴费的公司，专员需在台账上注明详细原因。 （5）商业部加紧催辉盛阁2月费用。 （6）为协商解决反控能源费问题，曹震负责安排与反控在4月2日的见面会事宜。 2、在今后的工作中，要求客服部人员除统一公文写作的格式外，包括内部联系单、活动方案在内的具体工作需要文字信息都务必规范行文格式。 3、专员务必做好每日的台账更新工作。 4、松下装修已接近尾声。张景雪负责跟进装修事宜，妥善处理相关问题。 5、商业、写字楼各专员积极进行损坏防风标识统计工作。 6、王艳东务必在本周内完成“禁止在B2、B3出现临停”工作，并于工作进展上做出汇报。 7、商业部方面将保险事宜尽快完成。 8、环境部清洗雨带（音）。 时间节点划分： 上午清洗：A、B、C座。下午清洗：D座。 注意：提前通知客户对北星行门口车辆和箱子进行妥善挪放，避免清洗工作影响北星行门口的车辆停放，切勿将清洗污水淋落到车辆上。 9、3月28日，即明日上午，10：00，我方物业与美食街召开沟通会。赵经理和甘经理随同姜叙经理前行，参与会议。要求与会人员在会前做好充足的资料准备（照片，来往函件，物业费催缴函等）。 10、蟹道乐保险问题由商业部人员抓紧解决。 11、各岗位人员尽快完成本职工作制度及流程的文字化工作。要求客服部所有人员于4月1日前上交。 12、加强服务意识。 美食街与厕所通道间的电柜门用手纸别着，专员未将此问题上报OA系统及经理。以后出现类似问题专员需重视起来，加强服务意识，强大自己的工作行为。 13、工作效率和信息反馈问题。 （1）月度考评和工作效率（收费速度等）挂钩，月度考评和年度考评挂钩。 （2）信息的反馈工作要及时，随时向上级汇报出现的问题。 14、做好商业部回访记录工作，为半年的客户满意度调查做准备。 客户回访要求： 专员按照工程、安保、环境等问题进行分类汇总后上交副经理。 副经理对商业、写字楼进行分类后上交姜叙经理。 二、纪律的强调。 1、文案工作者在回函时需注重时效。 2、紧急事件的处理速度一定要快。 3、商业部四人需做事亲力亲为。 4、商业部曹勇尽快熟悉职责及相关流程，配合各位经理的的工作。 5、巡视纪律问题。 （1）每日商业开业之前8：:3—9:00之间专员一定要在巡视岗位中。 （2）巡视完毕后将巡视记录交予前台，巡视出的问题报给前台。 （3）前台收到专员的信息后将问题上报EIP。 （4）各专员将所有1月1日后的巡视记录补齐。 （5）专员每天巡视两层职责区域，要求认真巡视，不留死角。 6、会议纪律问题。 培训或开会时要求与会人员尊重演讲培训师，禁止出现交头接耳、走神现象。 三、员工培训。 1、为规范公司对内、对外公文的写作标准，做好企业形象维护，确保和客户进行正式的沟通，特在此次会前由甘经理为客服部所有人员进行公文写作培训。 培训内容： （1）公文的定义 （2）公文的特点 （3）公文的作用 （4）公文的流程和行为规范（格式、主旨、素材、文种、结构） （5）通知文体的具体写法及格式规范 （6）发文文体的具体写法及格式规范 （7）会议纪要的具体写法及格式规范 （8）函的具体写法及格式规范 （9）签报的写作方法及格式规范 （10）公文常见语病的修改及公文语言的运用 2、客服部大堂前台新近2位新同事，负责经理曹钧及大堂前台老员工需做好以老带新工作。 四、活动计划。（客户活动） 1、理光植树节事宜，由曹经理和王东然负责。 要求：（1）务必在清明节前将细节与客户方谈妥 （2）务必在清明节前解决好证书及备班问题。 2、地球一小时的倡议书由王艳东尽快完善后发予客户。 3、“农贸市集”活动的宣传稿件由甘经理负责书写，尽快完成。 4、“地球一小时”活动的宣传稿件由王艳东负责书写，尽快完成。 五、人事调动及职责调整。 1、客服部新来的两位新同事：杜琳萍（音），罗曦（音），主要负责大堂前台的岗位职责。由曹经理带领熟悉工作流程。