【培训课件】会议的组织跟管理.pptVIP

会议的组织和管理 其它 其 它 《会务指南》 《会场安排一览表》 《各会场布置要求一览表》 会议的组织和管理 谢谢大家 谢谢大家 要有全局意识 ：不能只求会务操作方便，不顾其它； 客户意识 ：要时时事事考虑参会者的感受； 补台意识 ：为保证会议顺利进行，会务必须不分份内 份外，随时“拾遗补缺”； 奉献意识 ：会务永远是默默无闻、早来晚走、“全天 后”工作； 简单介绍讲课的顺序和内容： 我将按照会务工作的进展顺序来进行这次培训。如：开始如何准备、中间怎么实施、会后总结些什么等等。 在每个环节里，我将结合一些具体案例，讲一下如何踩点？如何和宾馆签协议？如何做会议预算？等等。 由于我前面讲的内容主要是以大型会议为背景的，但是大家在日常工作中，接触最多的是内部的会议、活动，还有一些中小型的会议，因此在第四项中，我再简单介绍一下这方面的情况。当然，大型会议都能组织了，中小型会议就不在话下了。 在第五项中，我将介绍一些实用的工作表格以及写《会务指南》的方法、内容，供大家参考。 提问：1、谁去踩过点？你的原则是什么？ 2、踩点时都看什么？ 原则：1、围绕如何展现会议内容来选址，不要有个人的好恶； 2、在策划案的框架下，在费用的约束下，尽可能方便会务操作。 例如：按照参会人数去找会场。如有分组会，还要找若干小会场；有 外出就餐和旅游项目，还要找风味餐厅、旅行社等等。当然，要节约 资金，要五星宾馆设施和服务，要三星的价格。 1、会场方面： *住处和会场最好为同一宾馆； *会场要考虑容纳量？音响设备？大屏幕？空调？洗手间的大小？进场和退场的方便性？安全性？一定要和品推（市场策划人员）一起看场地； *布置会场的时间（几天？每天工作到几点？）用电量？ 2、宾馆的软硬件 *宾馆内的环境如何？（庭院式、大厦式、大堂的规模、路径的便捷） *宾馆的硬件如何？（标间、单间、套间、卫生间、娱乐设施等，都要看） *宾馆的软件如何？（卫生、服务水平、有无接送机场项目、服务员是否 职业等） *宾馆的外部环境？（交通？卫生？安全？餐厅？复印社？医院？停车） *宾馆内小会场的数量、面积、环境； *如一个宾馆容纳不了，可在附近再找一宾馆，联想人员和会议代表分开 住宿； 1、要有法律意识，不能做“口说无凭”的事。 2、细致：不要只顾大的方面（价格），还要想到细小之处（酒水烟）。 3、全面：不要有漏项。（工作人员餐） 4、对等：不要有单方面的处罚条款。 5、无漏洞：文字严谨、明确、无歧义。 前言：甲方、乙方，简单明了的引言。 1、会议日期：入住时间、会议时间、离店时间； 2、住房标准及费用： 单人间、标准间、套间、豪华套间等，不同的房间每天的费用是不同的，一定要写明。注意费用里是否含服务费和早餐费？ 间数，一定要写明标间的数量（用的多），套间数量视情况而定。豪华套房一般是为公司高层领导预定的，价格也较贵，比较好定，可以不写进协议，留有余地。宾馆应提供免费会务用房（套间）。 什么时间能给出房号？ 什么时间能给出钥匙？这是会务做准备工作 的基础。这两个时间都能给最好，如不能提前给房号，给钥匙的时间不 能妥协。我们的底线，在签到前一天晚上必须拿到30%~50%的房号，第 二天再分时间段要余下的比例，最后期限是在签到之日14：00以前必须 全部拿到钥匙。如果宾馆在某个时间段内未能给出钥匙，造成参会人员 不能及时入住，宾馆应提供临时休息的地方和免费茶水。 3、场地安排及费用： 一般宾馆都有会场价格表（含面积），应在这基础上谈定最大的优惠 折扣。排出主要的会议场地时间（含装台时间）。 宾馆可以免费提供那些设备和服务。 在大堂设签到台，醒目、宽敞 大型会议的签到时间：8：00 - 24：00 各类资料、表、证摆放整齐、易取 分类签到时，要让代表易识别 督促宾馆服务台提前将房间钥匙备齐 不要事先将参会代表分配在某个房号内（有了房号后往里填人名） 房间分配要照顾互相熟悉、同地区，还要考虑是否有矛盾？吸烟？打鼾？ 多余的房间尽快退回服务台 保持和服务台、餐厅接口