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XML在电子档案管理系统中应用与实现 　　[摘 要]XML（eXtensible Markup Language）即可扩展标识语言，不仅是一种标识语言，更是一种可以定义描述对象结构的元语言，可用来设计与特定专业领域有关的标记语言。本文较详细地讨论了XML在电子档案管理系统中的各项用途。由于电子档案领域极具动态性与安全性，实现该领域中的系统无疑需要一定的灵活性。具有严格结构和数据定义的程序在此方面遇到严峻的挑战，而基于XML电子档案管理系统的灵活性与安全性能够非常简单地适应文档和程序的最新要求。 　　[关键词]XML；电子档案；系统 　　中图分类号：TP311.52 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2015）23-0192-01 　　1.引言 　　20世纪90年代初，电子档案管理这一概念从西方引入我国。从以目录管理为主要特征的第一代档案管理软件，到以电子文件管理为主要特征的第二代档案管理软件，电子档案管理系统极大地提高了档案的收集、整理、查询速度，增强了工作效率和信息资源的利用率。近几年，随着信息技术的不断发展和应用的不断深入，现有电子档案管理系统已经越来越不能满足人们对电子档案的灵活性与安全性的需要了。 　　2.传统电子档案管理系统存在的问题 　　目前的电子档案管理系统，由于缺乏对大量非结构化文档进行有效管理与检索的手段，使得大部分电子档案的日常管理仍停留在半自动半手工操作上。档案格式不统一、兼容性差、浏览和查询效率低，诸多原因归根到底在于电子档案管理系统本身的局限性。 　　1）规范化和标准化程度较低： 　　电子档案管理系统以数据管理为核心，在数据库等计算机信息系统的支持下，对档案的各种信息进行收集、整理、存储、检索、统计和传播。但目前，电子档案在共享性和普适性方面并不能满足要求。为了实现对档案信息的有效管理和操作，就要把这些信息转换为规范的数据格式，并使之适应档案管理的要求。这些原则、规范和标准必须在电子档案管理系统设计开发前转化为具体的功能需求，被事先提出来。否则，真正意义上的电子档案管理系统就很难开发成功。 　　2）体系结构的缺陷 　　现有电子档案管理系统大多数还停留在C/S体系结构模式上，而没有应用以Web技术为核心、MVC三层体系为架构的B/S结构模式。虽然C/S模式在用户界面、信息安全控制等方面具有一定的优势，但电子档案不便于交流和共享，不便于长期存档和查询，不便于在Internet上发布等缺陷却难以克服。 　　3）安全性不佳 　　电子档案的安全性包括其真实性、完整性和可靠性。在实际工作中，影响这些性质的因素有很多。因此，从系统架构的权限保密设计到电子档案自身的加密签名技术都提出了很高的要求。 　　3.基于XML的电子档案管理系统 　　3.1 基于XML格式的电子档案的优点 　　基于XML技术的特性及相关规范和协议，电子档案统一采用XML格式后，目前所存在的诸多问题，基本可以得到解决。这是因为XML文档具有许多优点： 　　1）XML文档是纯文本文件，可读性很强，即使不借助任何XML浏览工具，也能看懂其内容。另外，XML文档格式良好，有严格的语法要求，也适合通过程序进行处理。因此，电子档案的再利用和跨平台便不再是一个问题。 　　2）通过定义档案的DTD或Schema，保证了电子档案的完整和规范。如一篇电子档案必须有一个标题，通过定义，则可以约束档案编撰人必须输入标题，这样就不会出现多项或漏项。 　　3）通过定义档案的显示样式单，使得编撰档案时无需考虑文字的字体、大小、位置等显示格式，只需关注档案的内容。另外，针对XML文档可以定义多种样式单，使其具有多种显示格式，适用于不同的场合。 　　4）基于XML的文档查询标准。利用XQL（XML查询语言）语言，在XML文档中检索，就像在数据库中使用SQL语言一样方便。并且，大量的基于XML的电子档案在Intranet发布后，可以快速查询到更多所需要的信息。 　　3.2 基于XML的电子档案管理系统总体架构 　　基于XML的电子档案管理系统总体架构可分为“档案收集与转换模块”、“档案查询与显示模块”以及贯穿整个系统的“数字签名技术”与“权限控制技术”。 　　3.3 档案收集与转换模块 　　现在的电子档案中，档案格式类型众多（例如Word、Excel、txt、PDF等），不便于管理。所以应减少文档的格式类型，制定统一标准才能实现跨平台，才能最大限度的避免重复建设，减少浪费，提高资源利用率。系统收集XML电子档案有以下两种方式： 　　1）档案上传。在上传电子档案时，存在许多不同文档编辑器编写的格式不统一的电子档案。这时，系统首先将上传的不同类型文件进行自动分类，然后根据其原始格式分别进行格式转换，最终统一将其转换为XM