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归档文件整理规则目录编制要求与方法 　　《归档文件整理规则》（以下简称《规则》）中“编目”是指编制归档文件目录。编目是归档文件整理工作的重要内容之一，也是其他各种编目工作的起点和基础，为档案的保管、鉴定、检索、统计和编研等工作的开展提供了基本条件。 　　总体要求 　　1.能够准确反映分类和排列方法 　　归档文件目录编制以系统化工作为前提，以反映全宗内归档文件的体系结构和排序为目的，因而，目录编制应按照分类、排列的结果进行，编制完成的目录应该能够准确反映分类体系和排列方法。 　　2.按照档号顺序编制 　　《规则》规定，归档文件应依据档号顺序编制归档文件目录。 　　3.逐件编制 　　按照《规则》规定，编目应以件为单位进行，在归档文件目录中一件只体现为一条目录。如来文与复文作为一件时，对复文的编目应体现来文内容，以方便文件检索。 　　4.体现为纸质目录和电子目录两种形式 　　在信息化条件下，归档文件目录不仅仅体现为纸质目录，同时也体现为电子目录，既方便手工查阅、档案交接，又方便计算机检索。 　　5.数据规范 　　《规则》推荐由系统生成或使用电子表格编制目录。使用电子表格或者文字处理软件进行归档文件目录编制的，项目内容应直接输入完成，不加入空格、软回车或硬回车，以免影响数据完整性，给数据检索带来麻烦。 　　目录项目和著录要求 　　1.归档文件目录项目 　　归档文件目录包括序号、档号、文号、责任者、题名、日期、密级、页数、备注等项目，其中序号、档号、责任者、题名、日期、页数为必填项，文号和密级为条件必填项，备注为选填项。 　　2.著录要求 　　（1）序号。序号即归档文件顺序号。每册归档文件目录的序号用阿拉伯数字从“1”开始逐条著录。 　　（2）档号。档号著录要求参见《归档文件整理规则》档号编制的原则与要求（之三）。 　　（3）文号。文号即发文的字号，一般由发文机关代字、年度、发文顺序号组成。没有文号的归档文件，此栏目空置，不得著录诸如“会议文件之一”等文件顺序号或“情况反映”等刊物名称。文号中的年度用六角括号“〔〕”括入，不使用方括号“[]”或实心方头括号“【】”。 　　（4）责任者。责任者是指制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者。著录责任者项时一般应使用全称或通用简称，不能使用“本部”、“本局”、“本公司”等含义不明的简称。较为特殊的责任者，著录方法如下： 　　一是联合发文时责任者过多时可适当省略，但应注意：立档单位是责任者的必须著录，以体现“以我为主”的归档原则；文号所代表的机关必须著录。 　　二是个人责任者著录时应在姓名后著录职务、职称或其它职责，并加“（ ）”号。文件所署个人责任者有多种职务时，只著录与形成文件相应的职务。少数民族个人责任者称谓应依照该民族的署名习惯著录。外国责任者，姓名前应著录各历史时期易于识别的国名简称，其后著录统一的中文姓氏译名，必要时著录姓氏原文和名的缩写。国别、姓氏原文和名的缩写均加“（ ）”。如：（美）爱因斯坦 （A.Einstein）。 　　三是机关内部文件等“白头文件”常会出现未署责任者的情况，著录时应尽量根据文件内容、形式等特征加以考证并著录。 　　四是会议记录的责任者应著录本单位（或有关组织）全称或通用简称。如××局局长办公会议记录，其责任者应著录为“××局”，中共××局党组会议记录，其责任者应著录为“中共××局党组”。 　　五是多人的介绍信（存根）、多份剪报组成一件时，责任者应著录本机关全称或通用简称。 　　（5）题名。题名即文件标题。完整的题名一般由责任者、事由、文种3个部分组成，一般以照实著录为原则，较为特殊情况的题名，著录方法如下： 　　一是如果存在没有标题、标题不规范，或者标题不能反映文件主要内容、不方便检索等情况的，应按照“责任者+事由+文种”结构全部或部分自拟标题。自拟内容应外加方括号“[ ]”，以与原标题内容相区隔。 　　二是文件同时存在正题名、副题名的应照实著录。如“强化目标管理，推动机关档案工作发展――××同志在机关档案工作会议上的讲话”。对于同时存在正题名、并列题名的，填写时应一并著录。 　　三是来文与复文作为一件时，除照实著录复文标题外，还应增加“及请示”、“及函”字样。如“××局关于档案室建设规模的批复[及请示]”。 　　四是文件的题名不能完全反映附件内容，应该在正件标题后著录附件标题。比如“关于进一步加强我市精神文明建设的决定[附件：市民公约]”。有多个附件的，附件之间用“；”隔开。 　　五是附件单独作为一件的，应在附件标题前抄录正文标题，并注明“附件”字样。如“[关于进一步加强我市精神文明建设的决定]附件：市民公约”。 　　六是定稿、历次修改稿分别作为一件时，除著录文件标题外，还应注明稿件