办公室接待礼仪相关培训.pptx

办公室接待礼仪培训课件——社 交 礼 仪（一）内部人员办公行为礼仪要求二、语言行为规范：1）提倡员工使用普通话；2）注重语言文明规范，不得讲粗话、脏话。办公区域内不得大声喧哗。语言尽量做到准确、亲切、生动、语速适中，尽量适度，吐词清楚，用词恰当，态度温和；3）应注意语言习惯，无论对上级、对同事、对下级、对客户都应养成“请、您好、谢谢、不客气、对不起”等文明礼貌用语习惯；4）应注意语言技巧，尽量使用请求式语言，有要有伤他人自尊心和人格的话，尽量避免命令式语言，少用否定式语言，说话要注意察言观色，拒绝时要尽量委婉；（一）内部人员办公行为礼仪要求三、会议礼仪：员工参加各种会议时，都应遵守以下规定：1）员工参加会议，应提早五分钟到场，不得迟到、不得早退；2）会议期间，手机应关闭或调为震动、静音；3）开会应端正坐姿或站姿，认真聆听，不得交头接耳或无故打断会议进程 ；4）只有当主持 人宣布散会时，参会人员方可退场 。中途有事应向上级领导请假 ，不得擅自离开；（二）外部人员来访接待礼仪四、邮件发送时礼仪：1）邮件的标题、称呼、落款： A:在邮件中的主题一栏注明标题，让人一看即知，以便收件人快速了解邮件内容，也便于以后对于邮件的查找。 B：称呼：如果对于有明确的职务，应在姓后面加职务，并在称呼后另起一行写您好的话语； C:在邮件的结尾时尽量加上“祝福语”或者“谢谢”之类的词语，表示此封邮件结束或者让收件人有个好心情，也显得发件人很有礼貌；2)邮件的发送对象及跟踪 A:收件人：当邮件发送的人很多时，收件人只能写一人，而这个人是具体此邮件的执行者；其它相关人员邮箱放在抄送人一栏中，避免出现责任人混乱、无人管的现象； B:抄送：抄送必须按照收件人的职位高低，以对方为尊的顺序填写； C：寻求其它部门支持的邮件，发送给寻求支持的人，同时抄送给他的直接上级及自己的直接上级； D：牵涉到公司机密及人事相关邮件时，不可同级发送，需报送自己的上级，根据邮件的不同性质，可分部门、级别的发送；（二）外部人员来访接待礼仪四、邮件发送时礼仪： E:不可将公司内部的往返邮件直接转发给外公司人员，最好是另写新邮件； F：对一件事的沟通邮件，尽量在原邮件基础上回复，以便查看事件的连续性， 便于追踪; 3)邮件内容 A：如果带有附件，尽量将附件内容截屏放在邮件正文当中并进行总结，避免收件人一一打开附件才能知道附件内容； B:邮件正文应层次清晰、内容明确；将所要表达的内容陈述清楚。写完邮件时间只要不是特别紧急的情况下，写完后应从头到尾看一下：是否有错别字？是不用词恰当？是否将想要说的问题说明清楚？ C:写邮件是不能将个人的恶劣情绪表达出来，注意自己的言辞；不可以将自己的主观推测作为必然事实写入邮件，写邮件时要将事实了解清楚；4)沟通、确认和反馈对重要的沟通事项，邮件发出后要与收件人电话确认提醒对方引起关注。（二）外部人员来访接待礼仪 办公室接待的原则： 1）热情相待 2）耐心细致 3）规范有序 4）合理节俭（二）外部人员来访接待礼仪1、接待规格的基本内容 1）接待规模的大小； 2）接待方主要人员身份的高低； 3）接待费用支出的多少；2、接待规格的确定 1）高格接待:制作专门的接待计划 2）低格接待：不需要接待计划 3）对待接待：根据实际情况看是否需要制定接待计划（三）外部人员来访接待礼仪1、充分做好准备工作 1）环境准备： 2）物品准备： 3）全面掌握来访信息： 4）制定接待方案： 5）安排落实任务：（二）外部人员来访接待礼仪2、热情周到的做好接待服务： 1）热情迎接：（重要来客） A：准确了解客人身份、人数、性别、车次、航班，提前准备好交通工具、预订住宿。 B：安排与客人身份、职务相当或相应的人员前去迎接； C：主人应提前到达车站、机场恭候； D：帮客人办理手续并将客人领进房间，同时向客人介绍信息的服务、设施。将活动的计划、日程安排、地图或旅游图、名胜古迹等介绍材料交给客人，不要立即离去。可视情况稍作停留，热情交谈，可价绍客人参与的活动、当地风土人情、天气等；不宜久留。考虑到旅途劳累，让客人早些休息； （二）外部人员来访接待礼仪1）热情迎接：（一般来客） A：问明客人身份，欲访何人，所为何事，是否预约； B：请客人稍侯，为客人联系要找的负责人，征得负责人同意，可引导客人前往。客人要找的负责人不在时，要明确告诉对方负责人到何处去了，以及何时回公司。请客人留下电话、地址； C：我方负责人由于种种原因不能马上接见，要向客人说明等待理由与等待时间，若客人愿意等待，应该向客人提供茶水、杂志。备注：一般性来访客人原则上不允许进入办公区域，需要接待处等候；在无人陪同的情况下，不得私自在办公区域闲逛。 （二）外部人员来访接待礼仪2）正确引导： A:陪同客人行路，主陪通常应请客人位于自己的