科学技术研究档案理实施细则.docVIP

PAGE PAGE 8 冶金工业信息标准研究院 科学技术研究档案管理实施细则 第一条 根据本院《科研课题管理办法》和《档案管理办法》，特制定本实施细则。 第二条 科学技术研究档案（以下简称科研档案）是指本院从事科研管理以及在科学技术研究过程中形成的，具有保存价值的文字、图表、数据及声像等各种不同载体的文件材料。 第三条 科研档案是科学技术研究活动的真实记录，是科学技术储备的一种形式，是一项重要的信息资源，是国家和我院的宝贵财富，必须实行统一组、分级管理，确保完整、准确、系统、安全、共享和开发利用。 第四条 科研档案工作是科研管理工作的重要组成部分，是科研活动的重要环节，是搞好科研工作的重要基础工作之一。科研档案工作要纳入科研计划管理、过程管理和成果管理的全过程。各部门负责人、课题负责人为本部门、本课题科研档案工作责任人，并确定专人负责本部门、本课题科研档案的收集、整理和立卷工作。 第五条 实行科研工作和科研档案工作“四同步”管理，即下达计划任务与提出科研文件材料的归档要求同步；检查计划进度与检查科研文件材料形成情况同步；验收、鉴定科研成果与验收、鉴定科研档案材料同步；上报登记和评审奖励科技成果以及科技人员考核提职与院主管科研管理人员出具科研课题归档情况的证明材料同步。 第六条 科技文件材料的形成、积累、整理、立卷归档等项目工作纳入科研人员的职责范围，凡归档不完整齐全、不系统等，院科研管理部门不予出具归档证明以及受理鉴定、成果登记、申报奖励及申报新的课题，并作为对有关人员考核、评审、奖励的依据之一。 第七条 归档范围 （一）立题阶段的归档材料：调研报告、考察报告、查新报告、文献资料、文献综述、开题报告、论证报告等；相关的电话记录、传真稿、电子邮件稿、函件、文件、会议纪要、会议记录等；项目申报书、项目预算书、项目可行性研究报告、项目任务书、技术合同书、协议书、委托书等。 （二）研究阶段的归档材料：研究计划、技术方案或路线等及相关原始材料；数据整理和分析材料、工作日记、查阅的技术资料、技术信函等； 汇报材料、阶段小结、课题（内容、人员）变更调整的文件材料以及课题阶段评估相关材料；项目开展过程中进行的国内外调研计划及情况总结、考察计划及考察报告等；参加各种学术交流活动与课题有关的技术资料、会议纪要、会议记录等。 （三）结题鉴定阶段归档材料：项目总结、研究报告、调研报告、鉴定材料、学术论文、技术标准、操作规程、经济效益计算认定书或证明、用户意见、经费使用及结算材料、设备购置清单以及其它课题终结评估相关材料；专家评审意见、鉴定会议记录、技术鉴定证书及相关申报材料等。 （四）成果申报阶段归档材料：院优秀成果奖、行业及省部级科学技术奖申报材料、各类获奖证书、奖状等。 （五）成果推广应用阶段归档材料：成果推广应用、产业化、技术转让等协议书、合同书以及相关原始材料。 （六）院或部门安排参加的各类学术会议或业务培训获得的会议文集（录）、会议资料等有保存价值的技术材料。 第八条 归档要求 （一）所有鉴定、结题、暂停、取消等课题的技术材料均应归档。 （二）实行由科研课题(项目)组长或负责人主持立卷归档的责任制。科研人员应在每项科研项目(包括中断或取得负结果的项目)完成或某部分结束后，负责科研文件材料的形成、积累、整理、立卷，经审查验收后归档，并纳入部门及个人年度考核。 （三）科研文件材料应在科研项目完成后及时归档。研究周期长的项目，可分阶段归档。 （四）课题归档材料应按照立题、研究、结题鉴定、成果申报、成果推广应用等五个阶段的自然形成规律整理好，保持材料之间的有机联系，并由交付人填写《科研档案简介》和《卷内科技文件材料备考表》。 （五）归档原始材料的手写稿应是原件，一律用蓝、黑色墨水书写，不得有铅笔、圆珠笔、红墨水等痕迹，字迹要工整；打印稿应是定稿，要求字迹图表清晰；根据需要可复制若干份，复制件应纸质优良整洁；传真件必须复印后归档。所有书面材料必须完整无缺。 （六）外文材料若有汉译文应一并归档；无汉译文的，应译出标题后归档。 （七）与课题有关的照片应分类整理并加以注释说明，随课题材料一并归档。 （八）电子文档应与纸质文档同步归档，其内容、顺序要一一对应。用文字处理技术形成的电子文档，其文件存储格式要求为.TXT或.DOC，用扫描等设备获得的图像电子文件，其文件存储格式要求为.TIF，彩色图像文件非压缩格式为.JPEG或.BMP。电子文档应刻录在只读光盘、一次写光盘等耐久性载体上，禁用软磁盘等不利于长期保存的载体刻录归档电子文档。电子文档的归档载体应无病毒，无划痕，完整，有效。具有永久、长期保存价值的电子文档应归档一式两份，一份长期保存，一份提供利用。 （九）立题阶段和结题鉴定阶段的归档材料要求一式两套。 （十）科研项目技术材料全部