本校发展办公室自动化的目的为将办公室内.docVIP

辦公室自動化 辦公室自動化 PAGE 300淡江大學資訊化特刊 PAGE 300 PAGE 299淡江大學資訊化特刊 PAGE 299 辦公室自動化 PAGE 292淡江大學資訊化特刊 PAGE 292 本校發展辦公室自動化的目的為將辦公室內、外的公文抄寫、圖表繪製、文件傳遞等各項人工作業，改由各種自動化的軟、硬體設備代為處理，讓辦公室工作同仁能有更多時間發揮腦力活動，提昇創新及決策層次，提高學校整體行政作業品質。 進行的方向為：(一)提供辦公室內常用的工具軟體供同仁使用，例如Word、Excel等。(二)發展辦公室自動化系統，包含公文處理自動化及各單位承辦之業務表單電子化。 (三)配合新業務推動由資訊中心統籌配置各單位所需相關電腦設備。（四）各單位配合既有業務適時更新同仁用電腦設備。(五)資訊中心舉辦各種資訊化訓練課程，提昇辦公室工作同仁運用電腦技能。 本校張創辦人建邦博士及校長、副校長一直十分重視各單位的行政績效及制度的檢討，由校長主導推動的決行權責下放即是一例，除每年定期由各單位檢視分層負責明細表進行流程檢討外，平時遇到新業務亦隨時增加新流程，而進行公文及表單處理自動化與電子化的同時，更可以由規劃團隊對各種公文流程作一次總體檢。 現況 本校辦公室自動化發展現況可以分成電腦設備、軟體設備、現行辦公室自動化系統作業項目、新一代公文系統、資訊化教育訓練以及各單位資訊化作業項目幾方面來看。近日配合行政院研考會函頒於九十四年元旦起全面實施公文書橫式書寫，本校各單位於九十三年十一月全面將公文書格式改為橫式。 電腦設備 本校辦公室工作同仁電腦設備配置早為一人一機，印表設備則多採網路方式分享資源，各單位設備配置情形詳見玖、「電腦資源」。近年來本校考量經費運用，未再定期大批更新各單位行政用電腦設備，改由各單位依需要申請更新。 除各辦公室配置之個人電腦外，尚有下列電腦主機用於辦公室自動化系統。 IBM RS/6000 SP2平行伺服主機一部 辦公室自動化系統作業用。 IBM eServer x345 雙CPU伺服主機二部 「安控平台」管理系統用。 IBM eServer x345 雙CPU伺服主機一部 辦公室自動化系統開發用。 IBM eServer x445 4*CPU伺服主機一部 新一代公文系統開發用。 IBM eServer x345 雙CPU伺服主機三部 新一代公文系統開發用。 軟體設備 IBM AIX作業系統（電腦主機用） Windows2000/2003 Server作業系統（電腦主機用） LOTUS Notes Domino Server辦公室自動化伺服端系統（電腦主機用） LOTUS Notes Mail電子信箱（電腦主機用） SQL資料庫系統（電腦主機用） Visual Studio .Net程式語言（電腦主機用） Project Server專案管理軟體（電腦主機用） Windows作業系統（個人電腦用） LOTUS Notes Clients辦公室自動化使用端系統（個人電腦用） IE瀏覽器（個人電腦用） Office 套裝工具軟體（個人電腦用） Frontpage網頁製作軟體（個人電腦用） Project 專案管理軟體（個人電腦用） Visio繪圖軟體（個人電腦用） PhotoImpact影像編輯軟體（個人電腦用） PhotoExplorer看圖軟體（個人電腦用） 華康金蝶字型（個人電腦用） 中文手寫輸入板及蒙恬語音輸入法（個人電腦用） Dr.eye譯點通翻譯軟體（個人電腦用） Symantec防毒軟體（個人電腦用） Symantec防火牆軟體（個人電腦用） Symantec Norton工具軟體（個人電腦用） Acrobat可攜式文件PDF製作軟體（個人電腦用） 自然輸入法（個人電腦用） 現行辦公室自動化系統作業項目 本節摘錄的是目前全校使用的共通性業務，其程式設計與資料維護均由資訊中心負責。 電子郵遞作業 本校各單位在辦公室自動化系統上都有一個專屬的電子信箱，由單位指定專人負責處理其中的各種來文。此電子郵遞作業除能傳送本身製作的電子文件外，也可以傳送以其他工具軟體（如Word、Excel）製作的檔案。早自七十八年開始本校一般性的公文作業即大量使用此功能，之後為加速訊息的傳遞，更與教職員個人信箱連結，凡與同仁相關的即直接送至同仁信箱。 總收發文作業 本校總收發文作業由總務處文書組負責，利用此功能將外來公文資料登錄、掛文號、進行分文處理，再結合「公文送收文記錄」功能，由承（會）辦單位直接在電腦上簽收；發文時亦利用此功能將發文資料登錄、掛文號，若為外來文覆文時，系統會自動勾稽收發文。此外，文書人員進行公文稽催、歸檔作業、公文註銷、製作各類統計報表等均可透過「總收發文作業」完成。 簡便行文作業 本校公文處理凡不