城建档案的整理与库房的管理.docVIP

城建档案的整理及库房的管理 城建档案的整理： 城建档案的整理统一执行中华人民共和国建设部批准的《建设工程文件归档整理规范》和《城市建设档案分类大纲》的标准。 1、城建档案的分类： 城建档案分类的目的：是为了进行城建档案实体的分类、整理、排架和组织馆藏，力求反映城建档案的专业特点，即适用于现有档案的实际需要，也为今后档案种类的增加和内容的发展留有扩充的余地，便于今后档案更好的利用。 《桂林市城建档案分类大纲》的编制是以建办档1993（103）号建设部办公厅文件《城市建设档案分类大纲》（修订稿）为依据结合我市实际情况来制定的，共分为18个大类，102个属类，分别是： A综合类： （5个属类） B城市勘测类 （6个属类） C城市规划类 （6个属类） D城市建设管理类（5个属类） E市政工程类 （6个属类） F公共设施类 （6个属类） G交通运输工程类（4个属类） H工业建筑类 （11个属类） I民用建筑类 （8个属类） J名胜古迹、园林绿化类（7个属类） K环境保护类 （4个属类） L城市建设科学研究类（4个属类） M县(村)镇建设类 （3个属类） N人防军事工程类 （2个属类） O水利防灾类 （3个属类） P工程设计类 （8个属类） Q地下管线类 （9个属类） R声像类 （5个属类） 所有档案以卷为单位，一卷一号，文字资料以1.5CM为一卷，图纸以3CM为一卷。档号由大类号、属类号、项目号、工程号、案卷号构成。 大类号用英文字母表示，属类号、小类号、项目号、工程号、案卷号用阿拉伯数字表示，属类超过10个同位类目时，按计算机的管理模式采用10进制，项目号、工程号、案卷号之间用短横“－” 分隔。 例如：民用建筑类住宅第3252个工程项目第二个工程第一卷的档号为： I0100 - -002 -001 ↓ ↓ ↓ ↓ ↓ 大类号 属类号 项目号 工程号 案卷号 建设档案的分类原则：遵循城市建设相对独立活动的完整职能范围，统一标准进行分类，既保持档案自然形成的形成规律础，又符合今后档案利用的习惯，要有广泛的适用性和包容性，便于保存、检索和利用。 建设档案的分类方式： （1）按建设工程项目分类； （2）按专业性质分类； （3）按地域及区域分类； （4）按用途及权属分类； （5）按工程建设程序分类； （6 ）按载体类型及记录方式分类。 建设工程档案分类的结构： （1）、单项工程的分类：一级类目是基建档案的种类，二级类目是单项工程。适用于小型建设项目； （2）、单位工程的分类：一级类目是基建档案的种类，二级类目是单项工程，三级类目是单位工程。适用于中型建设项目； （3）、形成阶段分类：一级类目是基建档案的种类，二级类目是形成阶段，三级类目是单项工程，四级类目是单位工程。适用于大型建设项目。 建设工程档案的整理装订： 整理装订的内容和质量包括： （1）裱糊：将卷内不规则的或较薄的文件托裱成A4纸的幅面，同时修补破损的文件；（ （2）将资料中金属物、透明胶等不符合规定物质剔除； （3）按规定打页码（见《规范》第九页）：卷内文件均按有书写内容的页面编号，每卷单独编号，页号从“1”开始； 页号编写的位置和方法：单面书写的文件在右下角；双面书写的文件，正面在右下角，背面在左下角；折叠后的图纸统一在右下角；成套图纸或印刷成册的科技文件材料，自成一卷的，原目录可以代替卷内目录，不必重新编写页码；案卷的封面、卷内目录、卷内备考表不编写页号。 （4）制定卷内目录（见《规范》第九页）； （5）案卷的装订：文字材料卷必须采用线绳三孔左侧装订成册，案卷边线裁剪平整，留出1 mm作为装订线，即有文字材料又有图纸的案卷也要装订，将图纸按顺序编号页码后平放在装订好的文字材料之后，独立成册的图纸不装订，按规定裁剪平整后以风琴的方式并折叠成A4（297mm×210mm）幅面装盒。 （5）给案卷做封面、装盒、做脊背、排架、著录标引（计算机管理的）（见《规范》第11页） 3、档案的排架方法： 柜架的排放最大限度的利用库房的面积，便于档案的搬运和取放，所有的柜架统一编号，从左至右编号，每个柜架的排和格也从左至右、从上至下编号，档案的排列上架顺序与计算机管理系统一致，可采用的方式：第一、分类不分柜，一侓按时间的先后次序方式；第二、对于永久保存的或绝密级的文件档案实行单独排架，设专柜管理；第三、按专业性质分类分柜排架。 存放地址号：如果是密集架，一般包括库号、列号、柜号、层号； 如果是文件柜，一般包括库号、柜号、层号。 档案的存放根据