合同订单管理程序.doc

缩写 XX公司 文件编号 合同/订单管理程序 版本/修改 A /0 页 次 第 PAGE 1 页，共 NUMPAGES 2 页 1.0目的：为确保公司能顺利完成客户订单，满足客户需求。确定顾客的要求并加以审核，以保质保量并在规定的交货期内满足顾客的要求。 2.0范围：此文件适用于公司与客户签订的合同或正式订单。 3.0定义： 3.1常规合同: 指产品的技术和制造工艺已经被顾客批准认可、批量供货的产品合同。 3.2特殊合同：指新产品、新规格、新工艺的产品合同。 4.0职责： 4.1营销部经理负责常规合同和订单的评审签订。 4.2总经理负责特殊合同和订单的评审签订。 4.3采购部负责对原材料及包装材料进行评审。 4.4生产技术部负责对产品的数量、交货期进行评审。 4.5生产技术部负责对新产品的技术要求能否达到顾客要求及模具状况进行评审。 4.6财务部负责对产品成本的核算、比对。 4.7质检部负责顾客对产品的试验及检验型式和标准要求进行评审。 5.0参考文件： 无 6.0 记录： 序号 名 称 保管部门 保管期限 1 电话记录 生产技术部 三年 2 评审表 生产技术部 三年 3 生产通知 生产技术部 三年 4 生产更改单 生产技术部 三年 7.0内容： 7.1 确定与产品有关的要求 营销部接到顾客的订货要求时应确定： 顾客规定的要求，包括产品接收标准或要求、价格、数量、交货期、交付方式以及交付活动后的要求等； 顾客虽然没有明示，但规定的用途或已知的预期用途所必需的要求； 与产品有关的法律法规要求； 公司确定的任何附加要求； 顾客的其它附加要求,如在特殊特性的选择、文件化和控制方面证明的要求。 7.2 与产品有关的要求的评审 7.2.1常规合同，营销部确定与产品有关的要求后，首先确定客户的要求是否能得到满足。 若是现有库存, 营销部员直接按公司规定给客户报价。 若客户为公司老客户，且其所订产品已有报价，可省去书面报价程序。 对于零售市场的报价，如营销部员的口头报价被客户接受，并经营销部经理同意，可免去书面报价程序。 若顾客提供的要求没有形成文件（如电话订货等），则由营销部员填写《电话记录》经营销部主管核准后，按正常订单执行，并要求客户尽快补开正式订单，营销部在接受顾客要求前应对顾客的要求进行确认。 常规产品的常规合同由营销部员在合同或订单上签字评审，营销部经理签字认可。 7.2.2 对于特殊合同： 营销部洽谈为新产品时，营销部应会同生产技术部等相关部门进行评审,是否有能力满足顾客的要求，若能满足要求财务部应核算成本，提交营销部以预算制定报价单。并将评审结果填写于《评审表》。 各部门参加评审后，出具书面意见并签名。 评审时的异议必须得到全部的解决。 评审通过后,由营销部与顾客鉴定合同，并由营销部下达《生产通知》分发相关部门。 7.2.3与顾客有关的要求的评审应在合同、订单签订前或标书递交前予以评审，并确保： 产品要求得到规定； 与以前表述不一致的合同或订单的要求已予解决； 公司有能力满足规定的要求。 营销部应保存评审结果及评审所引起的措施的记录。 特殊合同必须由各相关部门在合同或订单上签字评审，总经理签字认可。 7.2.4若发生合同或订单的更改，营销部应在接受更改前按原评审范围予以评审，并在合同或订单以及相关文件上修改。 经评审同意修改则由营销部填写《生产更改单》通知相关部门，若评审时有异议，又无法与客户达成协议，由营销部人员与客户沟通，或维持原订单或取消订单，并及时将产品要求变更的信息以文件的形式通知相关部门或人员。 如顾客放弃正式评审的要求，必须有顾客的书面授权证明，但仍需对有关的产品信息进行评审。 合同评审时必须进行产品的制造可行性评审，包括风险分析。 7.2.5顾客沟通 营销部必须对以下有关方面确定并实施与顾客沟通的有效安排： 及时了解和宣传产品信息; 问讯、合同或订单的处理，包括对其修改； 顾客反馈，包括顾客抱怨。 生产技术部应将顾客对产品的整体要求视为产品规范，并在相应的技术文件中加以规定，并可包括安装说明、使用说明、质量保证方法、包装等。 营销部必须用顾客的语言按顾客的规定的格式传递必要的信息和资料。 文件发行、修订、审核记录 序号 生效日期 发行、修订状态 编制 审核 批准 1 2009-05 第一次发行