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采购过程跟采购合同管理
四川机电职业技术学院管理工程系 物流采购管理
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第七章 采购过程与采购合同管理
回顾:采购程序
采购程序是指从提出和接受 HYPERLINK /wiki/%E6%9D%90%E6%96%99%E8%AF%B7%E8%B4%AD%E5%8D%95 \o 材料请购单 \t _blank 材料请购单起至到货验收与核付货款止的一系列 HYPERLINK /wiki/%E9%87%87%E8%B4%AD%E4%B8%9A%E5%8A%A1%E6%B4%BB%E5%8A%A8 \o 采购业务活动 \t _blank 采购业务活动。
采购程序包括以下流程: HYPERLINK /wiki/%E7%94%B3%E8%B4%AD%E4%BA%BA \o 申购人 \t _blank 申购人提出申请→部门主管或部长审核、签批→大额向财务提出用款申请和采购清单→会计主审、查询库存→财务主管或部长审核、签批→总经理(或财务副总)批准→签订采购供货合同→采购人领取 HYPERLINK /wiki/%E6%94%AF%E7%A5%A8%E6%B1%87%E7%A5%A8 \o 支票汇票 \t _blank 支票汇票→实施采购、运输到库→有关方会同物料 HYPERLINK /wiki/%E8%B4%A8%E9%87%8F%E6%A3%80%E9%AA%8C \o 质量检验 质量检验→不合格办理退货或 HYPERLINK /wiki/%E7%B4%A2 \o 索 索赔;合格办理入库手续、搬运堆码。
以上是大额采购的程序,对于小额或易耗品采购,一般不需要这样繁琐的程序,一般申购人提出申请送交部门主管或部长审核、签批后,就可以直送采购部主办询价或比价,进行采购活动。
一、要购
要购就是需要购买。
1、采购需求分析
在采购的初始阶段进行需求分析,确定采购需求。传统方法是采购部门收集的采购需求计划表和请购单,然后进行分类整理。还可以使用需求分析法,根据历史数据和生产计划找出其中的规律,根据需求规律预测客户将来的需求品种和数量,作为采购计划的依据。
2、编制采购计划
根据需求分析先要确定采购量及采购规格。采购规格可以根据行业或国家的标准来确认。采购计划是企业进行采购的基本依据,企业要根据采购需求、资金情况等来编制采购计划,并严格执行计划。采购计划可以控制盲目采购,做好现金流量图的一种有效方法。
3、提出采购需求
(1)、规格、图样和采购文件。这些东西可以准确地对所采购的产品做出规定,同时让供应商能准确理解采购方所做出的产品的相关规定。
(2)、对采购产品的要求。准确规定产品的类别、形式和等级,建立产品检验的流程和规范,选定质量体系标准(ISO9000、Qs9000、as9000)
QS9000是“QS9000质量体系要求”的简称,它是由美国三大汽车公司克来斯勒、福特和通用于1994年8月制定的对其供方的标准质量要求。QS900是以ISO9001为基础,增加了汽车行业的特殊要求。
ISO是一个国际标准化组织,其成员由来自世界上100多 个国家的国家标准化团体组成,代表中国参加ISO的国家机构是中国 国家技术监督局(CSBTS)。标准的内容涉及广泛,从基础的紧固件、轴承各种原材料到半成品和成品,其技术领域涉及信息技术、交通运输、农业、保健和环境 等。
(3)、明确主要控制环节。对规格、图样和采购文件的编制、审批、发放的环节。
(4)、提出完整的采购文件。合格的采购合同、图样、标准、样品和技术协议书等。
二、定购
指供应商调查、选择供应商、进行采购谈判,签订采购合同,并进行采购订单的管理。定购过程要监督供应商是否按照合约暗示供货,对供应商的延期供货要及时催货,对供应商的质量问题要及时提出和处理,以避免给生产造成重大影响。
1、供应商的调查:初步供应商调查――资源市场调查――深入供应商调查
2、供应商选择:
(1)、是分包还是总包。
总包――把整个任务交给一个供应商。
分包――把任务分成几个部分,分别交给不同的供应商,由采购方进行协调。
(2)、付款方式。
固定价格、一次付款――采购方会要求供应商必须在预定的时间内完成工作,同时以固定的价格一次性付款。
优点: = 1 \* GB3 ①采购方确切地了解供应商的财务状况。
= 2 \* GB3 ②由于供应商承担了所有风险,所以工作完成之后没有结算的必要。
= 3 \* GB3 ③具有严格的完工日期。
缺点: = 1 \* GB3 ①采购方如果不熟悉供应商的成本分析,就会出现采购价格偏高的情况。
= 2 \* GB3 ②需要足够的实践准备购货订单说明书,并进行正式招投标程序。
= 3 \* GB3 ③事
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