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关于院系资料回溯建库工作探讨 　　〔摘 要〕院系资料是高校信息资源的重要组成部分，院系资料的回溯建库是实现高校信息资源共享、优化校园信息资源体系的重要举措。本文分析了院系资料回溯建库工作的特点，探讨了回溯建库工作的管理方法及有关的数据加工处理办法、内容和注意事项。 　　〔关键词〕院系资料；回溯建库；特点；管理 　　ＤＯＩ：１０．３９６９／ｊ．ｉｓｓｎ．１００８－０８２１．２０１０．１１．０３６ 　　〔中图分类号〕Ｇ２５０.７１ 〔文献标识码〕Ａ 〔文章编号〕１００８－０８２１（２０１０）１１－０１３６－０３ 　　The Exploration of Backtracking to Work on Database of Department ReferenceLu Xuan??１ Zhou Guizu??２ 　　（１．Library，Renmin University of China，Beijing 100872，China； 　　２．Library，Hunan University，Changsha 410082，China） 　　〔Ａｂｓｔｒａｃｔ〕Department reference is an important part of the information resources of universities.Back to work on database of department reference is an important measure of sharing and optimizing the campus information resources.This paper analyzed the features of backtracking work on database of department reference,and discussed the management methods,the data processing methods,and the related content and guidelines of this work. 　　〔Ｋｅｙｗｏｒｄｓ〕department reference;backtracking work on database;features;management 　　 　　院系资料是高校信息资源的重要组成部分。院系资料室是专为教学、科研一线设置的，与图书馆相比，它收集的资料与学科的关系更为紧密，能更快地反映学术动态和学科发展方向，是广大教师和科研人员图书资料的重要补充。然而，多年来由于资金、人员等方面的原因，高校院系资料室的管理和借阅等大都处于分散、落后的手工状态，这种现象滞后于信息化的建设，也与当前我国图书资料数字化、网络化的总体趋势不相适应。因此，实现院系资料的数字化，将其纳入图书馆自动化系统的统一管理既是目前网络化、信息化的大势所趋，也是实现高校信息资源共享、优化校园信息资源体系的重要举措。 　　对院系资料的处理，许多高校图书馆都采取分馆式的办法，即保持图书馆原有系统不动，另外安装一台服务器专供资料室使用，各个资料室独立进行采购、分编、流通和现有资料的数字化等各项业务工作，这种方法尽管实现起来较为简单，工作量也大大减少，但并没有使院系资料与图书馆资源达到真正意义上的融合，给图书馆的数字资源整合工作和读者的日常检索应用都带来了很大的不便，因而资源共享程度受到了限制。基于上述处理方式的诸多弊端，湖南大学图书馆对图书馆资源和院系资源采用了全方位的无缝式统一管理，在对现采和预期的院系文献资源进行统采、统购、统编的基础上，又在统一的图书馆自动化平台上对已入藏的院系资料进行了大范围的回溯建库，实现了全校范围内真正意义上的资源共享。 　　１ 院系资料回溯建库工作的特点 　　院系资料的回溯建库与传统的图书馆馆藏文献的回溯建库工作有很大的区别：首先，院系资料都分散在各个院系，数据加工人员必须分散到各个院系进行工作，而且，限于院系的条件，工作场地也比较小，不能进行大部队的突击式操作。其次，院系资料一般没有配备卡片式目录，不能像传统的回溯建库那样根据卡片目录录入了事，而是要根据文献实物，从分编到著录一条龙走完，相对来说工作量加大了，劳动强度加大了，工作的难度也增加了。第三，院系资料分布的年代一般比较久远，并且大都收集了许多内部出版的老教材、老资料等，往往连最起码的出版信息都没有，也增加了分编工作的难度。另外，院系资料的回溯建库工作是在现有图书馆系统基础上进行的，势必会碰到许多重复书目，增加了数据查重和数据合并的工作量，特别是对于老旧书目数据的修改与维护工作会大大增加。 　　２ 院系资料回溯建库工作的管理 　　院系资料