成都大学档案馆生档案科办事流程.docVIP

成都大学档案馆学生档案科办事流程 一、在校生档案查阅 1.在校学生查阅本人档案，需本人带齐身份证和学生证，在学生档案管理科说明查询原因和利用目的后，方可查阅。办结后做好相关登记。 2.各学院和校内其他相关部门如因工作需要查阅学生档案，应出具书面申请，写明查阅内容，并由单位负责人签字盖章后生效。查阅人必须是该单位工作人员，查阅前需出示工作证，核实登记后，方可查阅。办结后做好相关登记。 3.外单位因公需要查阅学生档案，应出具单位的查档介绍信，并写明查询原因和利用目的。该单位工作人员持本人身份证和工作证，核实登记后，方可查阅。办结后做好相关登记。 二、毕业生档案的查询 1.应届毕业生档案在派遣后（一个月内），学生可以登录档案馆网站查询自己档案派遣情况。 2.往届毕业生通过电话查询时，需提供被查询人姓名、身份证号、学号、联系电话等相关信息。学生档案科工作人员查实后，给予办理。如因特殊原因，不能即刻回复的，需打电话告知原因，并承诺于5个工作日内核实后回复。办结后做好相关登记。 3.毕业生现场查询，本人需提供个人身份证，如为他人查询，需提供委托书、委托人身份证复印件和本人身份证原件，核实登记后，方可查询。办结后做好相关登记。 三、调档流程 1.学籍异动办理调档流程 本人持学生证、身份证、异动文件或录取学校调档函（研究生）、，到人事档案科办理调档手续。办结后做好相关登记。 遗留档案学生的调档流程 本人持有效身份证件和单位或人才交流中心的调档函，到人事档案科办理调档手续。办结后做好相关登记。 征兵入伍学生办理调档流程 本人持有效身份证件和学院或部队开具的相关证明材料，到人事档案科办理调档手续。办结后做好相关登记。 意外死亡学生的调档流程 学生亲属或者学院负责的老师，凭学院的相关证明和有效身份证件到人事档案科办理调档手续。办结后做好相关登记。 学生档案借出使用的调档流程 借阅单位，须持《借用学生档案审批表》并在表中填写具体理由,由单位负责人签字并加盖公章，经档案管理人员同意后方可借出,借出后按限期归还。办结后做好相关登记。 四、学生档案管理流程 1.新生到校一个月后建立档案，档案馆具体安排归档时间，各学院在档案馆指导下规范、科学建档。 2.新生建档工作完成后，进一步梳理、统计、公示未归档或未完全归档的学生名单。各学院通知未归档学生，在规定期限内归入档案。 3.复查新生档案，避免错放、漏放，保证档案100%正确归入。 4.各学院于毕业生离校前一个月，将大学生毕业登记表、成绩单以及党员材料等必需归档的材料送档案馆归档。 6.学生处在规定时间内将毕业生报到名册和报到证等材料送至档案馆，档案馆按照相关要求开展毕业生档案转递工作。 7.需办理改派手续的同学，需在规定时间内，将改派后的报到证（白联）交至档案馆人事管理科办理相关手续。 8.毕业生档案投寄原则，7月1日前有签约单位的学生，其档案投寄到单位主管部门或当地人事局；没有找到单位的学生，其档案投送到生源地人事局或人才交流中心。 9.一般每年在七月十五日前寄出毕业生档案。 学生事务到馆查询流程示意图 教师或学生在接待处凭有效证件登记 ↓ /\ 教师在刘老师或舒老师处查询利用 学生在罗老师或田老师处查询利用 \/ 查询利用后做好相关登记并离馆 附件1 借用学生档案审批表 成都大学档案馆： 因工作需要，借出 学院、 年级、 专业、 班级、 同学（学号： ）个人档案材料。 材料包括： 1、 2、 3、 4、 5、 6、 7、 8、 9、 10、 借出期间： 请予以支持! 谢谢！ 领导签字： 学院名称 （盖章，党员材料需盖总支章） 日期 附件2 证 明 兹有成都学院（成都大学） 届毕业生 （身份证号： ）该生于 年被成都学院（成都大学） 学院录取。现个人档案存放于校档案馆。 特此证明！ 成都