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刍议高校物资采购审计思路及措施方法 　　[摘 要] 物资采购审计目前在高校防范风险的审计内部控制体系中起着极大的作用。了解采购审计的概念以及理顺采购审计的思路和方法能增进审计工作效率的提高。本文立足于采购审计的重点和关键控制点,阐述了采购审计的模式及方法思路,对高校采购审计工作进行了有效的理论探讨和实务推进。 　　[关键词] 教育采购;物资采购审计;项目管理;招投标过程;业务外包 　　doi : 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2010 . 01 . 018 　　[中图分类号]F239.45 [文献标识码]A[文章编号]1673 - 0194(2010)01 - 0043 - 03 　　 　　物资采购在当今高校的资金流转体系中占有重大比例,如何对其规范运作和有效监控具有重大的研究意义。从另一方面来看,我国目前高校普遍使用招投标方式进行物资采购,对物资采购开展增值有效的、能切实起到监督作用的审计工作,也能对高校教育事业起到保驾护航的作用。结合内部审计的监督职能、评价职能和鉴证职能,物资采购审计综合了常规财务审计和管理审计的特点,涉及对物资采购全过程实施的监督和评价。从业务融合上看,高校的物资采购审计与教育采购业务是紧密相连的。所谓教育采购业务,是指以合同方式有偿取得物资、工程和服务的经济行为。在高校采购业务中,具体包括教学科研设备、各类行政设备、图书教材资料、后勤生活物资、各类用品用具及医疗器械药品等货物采购;各类基建、维修、网络、园林绿化等施工工程;各种生活、后勤(卫生保洁、设施维护等)等服务行为。由此可推出高校采购审计的定义。狭义的采购审计是指物资采购审计,即指组织内部审计机构及人员依据有关的法律、法规、政策及相关标准,按照一定的程序和方法,对物资采购各部门和环节的经营活动和内部控制等所进行的独立监督和评价活动。 这里所称的“物资”是指组织在产品生产、基本建设和专项工程中所使用的主要原材料、辅助材料、燃料、动力、工具、配件和设备等。广义的采购审计则包括物资采购审计以及基建审计、合同审计。本文所讲的高校采购审计主要是指物资采购审计。物资采购审计的目的是改善物资采购质量,降低采购费用,维护高校的合法权益,促进高校组织价值的增加及目标的实现。 　　 　　 一、目前高校可以采用的物资采购审计的两种模式 　　 　　根据高校各自的管理模式和要求、物资采购业务量的大小以及内部审计机构资源等的不同,物资采购审计可以采取项目管理式审计和过程参与式审计两种模式。 　　项目管理式审计是有重点、有目的地将某物资采购部门、环节或物资品种纳入年度审计计划,形成为特定审计项目,并实施相应审计程序的审计模式。大、中型规模的组织适合采用该模式。该模式适用于采购规模较大、年采购金额较大、社会知名度较高的高校。过程参与式审计是由专职内部审计人员参与监督物资采购的全过程或者部分重要过程,实现物资采购审计的日常化。小规模组织可以采用该模式,一般职业院校、小规模高校也可以适当采用。在此我们要注意的是,不能断然割裂这两种审计模式的紧密辩证关系,将其绝对化。事实上,这两种审计模式可以综合运用,联系推广。在内部审计资源缺乏的特殊情况下,可采用过程参与式审计。在积累了一定信息的基础上并且对该项目进行审计涉及高校的重要性权益时,则以项目管理式审计为主。两种审计模式可以相互结合起来,关键是怎样发挥出采购审计的最大效益。 　　比较上述两种采购审计模式,说明可以通过对高校内部某个业务流程或环节,有效地开展审计工作,达到最大限度地节省审计成本或资源的目的。不一定非要开展专项的采购审计,才算是采购审计业务。必要时实行业务外包,可以委托中介单位进行采购审计。 　　 　　二、开展高校物资采购审计的重点和方法 　　 　　高校物资采购审计应采取“重点突出,区别对待”的方法,选择采购数量较大、采购次数频繁、采购价格较高、采购价格变化频繁、质量问题突出、长期积压或短缺、群众反映普遍、领导关注、内部控制薄弱和出现错弊概率较高的环节或物资类别等。审计重点集中于如下两点:一是对物资采购过程中的招标文件以及采购合同的合法性、完整性和有效性等所进行的审计,防止出现包括盲目签订采购合同风险、合同无效风险、合同条款不利风险、合同违约风险和合同档案管理混乱风险等。二是对采购方式执行情况的审计,对物资验收、货款支付、办理索赔等业务执行的适当性、合法性和有效性等所进行的审查和评价。 　　对列入审计重点的业务,一般采用全面审计法,对物资采购涉及的每一个环节、每一项资料和资料的每一个方面进行全面审计。对于列入审计范围的非重点业务,一般采用抽样审计的方法,选择有代表性的采购流程或品种进行审计,可以运用检查法、函证法、询问法和重点审计法、复核法、观察