电子公文跟管理——傅荣校.ppt

电子公文与电子公文管理 浙江大学信息资源管理研究所　 傅荣校 Fzh999.fu@ 思考问题 1、电子公文与纸质公文相比，有什么优点及缺陷？ 2、电子公文要具备公文的基本要素，是通过哪些技术实现的？ 3、电子公文管理最主要的问题是什么？(是系统设计？技术运用？安全保密？长期有效保存？) 4、电子政务中有关电子公文的主要法规与标准有哪些？尚急需要哪些法规与标准？ 5、生成电子公文的核心技术是什么？国内有哪些有代表性的公司在提供服务？ 6、如何比较CEB、SEP和PDF不同版式的优劣？ 7、电子公文的处理内容及流程如何？ 8、 如何解决封闭式文档的存储、共享问题？ 9、如何选择中文办公软件？ 10、什么情况下才真正实现无纸办公？ 我国正式有规定格式的公文始于西周(公元前11世纪)，我国正规的电子公文始于20世纪。 我国电子公文系统最早由电子公文技术创始人王东临于1996年研发成功。 同年，中国农业银行率先投入使用由王东临组织研发的书生电子公文系统，迈出了我国电子公文代替传统纸质公文的第一步，也同时拉开了我国公文10年之变的序幕。 2001年国务院办公厅起用电子公文处理系统。 一、电子公文的基本概念及特点 (一)电子公文概念 1、不同定义 概念一: 电子公文是以数字形式存储于磁带、磁盘、光盘等媒体，依赖计算机系统阅读、处理并可在通信网络上传输的公文。(国家标准GB/T 19667.1-2005 《基于XML的电子公文格式规范》总则) 概念二： 电子公文是指通过国务院办公厅统一配置的电子公文传输系统处理后形成的具有规范格式的公文的电子数据。（2003年《电子公文传输管理办法 》第二条） 概念三：电子公文系指各地区、各部门通过由国务院办公厅统一配置的电子公文传输系统处理后形成的具有规范格式的公文的电子数据”。 2003年，国家档案局《电子公文归档管理暂行办法》 2、理解电子公文的认识基础 第一，电子公文的组成要素(包括内容与背景信息) 完整意义上的电子公文包括以下组成部分： 1)符合规范的电子公文正文（版式文件）2)电子公文定稿（签发文）和附件3) 重要文件的历次修改稿4)电子公文文件处理单以及领导审阅签署的重要意见5) 记录文件产生修改过程的日志文件6) 电子公文元数据 第二，电子公文有不同的格式 有XML、PDF、CEB、SEP、TIFF、JPEG、TXT、RTF、DOC、WPS等不同格式。 第三，电子公文需要在特定的软件环境中表现，需要说明生成与运行的系统环境。 (二)与相关概念比较 1、电子文件： 2000年颁布的档案行业标准《档案工作基本术语》 “电子文件（Electronic Records）是以代码形式记录于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖于计算机系统存取并可在通信网络上传输的文件。” 《电子文件归档与管理规范》（2002年12月4日颁布、2003年5月1日实施）： “指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、硬盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。” 电子文件的外延大于电子公文。 电子文件的类型：文本文件（Text）、数据文件 (Data)、图形文件 (Graphic)、图像文件 (Image)、影像文件 (Video)、声音文件 (Audio)、命令文件 (Program) 2、公文是公务文书的简称，仅仅是文书的一部分，通常指党政机关、社会团体、企事业单位和其它社会组织使用的文书。公文的格式一般是文档为主，不包括报表、声像类材料。 3、文书 是一切机关、社会团体、企事业单位和个人形成并使用的文字材料的统称，包含了公务文书和私人文书。 但一般不包括报表、声像类材料。 4、文件 有多重定义： 等同于公文 等同文书 大于文书 (三)电子公文的技术特点 1、非人工识读 2、对系统的依赖性 3、载体不确定性 4、信息易逝性 5、强调真实性、完整性和有效性 6、对于元数据的依赖性 二、电子公文与传统文件的要件比较 (一)两种公文的差异 1)纸质公文收受公文双方身份确认简单、电子文件相对较难 2)纸质公文版式统一、结构明确，电子文件统一版式固定结构有难度； 3)纸质公文内容真实性确认简单，电子公文需要用技术手段确认内容的真实性 4)纸质公文有形成过程痕迹；电子公文需要用技术手段保存； 5)纸质公文有原件，电子公文没有严格意义上的“原件” 6)电子公文比纸质公文有更多的组成要素 (二)纸质公文与电子公文的构成要件比较 依据行政行为的成立要件和效力要件，一份公文要产生行政法上的合法有效性,必须具备以下要件（简称生效要件）： ●公文作者的身份确认； ●公文受文者的身份确认； ●公文有明确的行政目的且正当、合法,行文适用法律、法规正确； ●公文的程序合法； ●公文的信息内容