10032 范莉 信息化条件下加强科技档案管理 3000 15p.docVIP

信息化条件下加强科技档案的管理 范莉 (青岛市科学技术信息研究所,山东 青岛 266071) 【摘 要】随着科技的不断进步和发展，现代化进程越来越快，实现了办公工作中的自动化以及无纸化，科技档案管理已经不能再局限于传统的管理模式，应该紧跟时代的步伐，向着现代化管理模式迈进，以弥补传统管理模式的局限性，但是科技档案信息化管理也存在着诸多问题，亟需解决。 【关键字】信息化、科技档案、管理 信息化条件下的档案管理与传统模式的档案管理是不同的，随着当今社会信息量巨大、保存难度提高以及情况比较复杂等现象的出现，档案管理已经由传统的管理模式迈进了信息化管理模式。信息化既为科技档案管理既带来了机遇，有效的促进科技档案管理的发展并提高效率，也带来一些安全隐患等问题，所以要把握好机遇，解决问题，真正的实现科技档案。 科技档案的特点 记录性 科技档案是人们对科学研究的记录，能够真实的、原始的反映科学研究的过程，是科技活动的直接记录。 条件性 人们在科学研究过程中，必然会有大量的有价值的材料产生，这些有价值的科技材料，应该对其进行归类和整理转化为科技档案。 专业性 科技档案记述和反映了某一专业学科的技术内容，都有着很强的科技性和专业性。 成套性 科技档案相比其他类别的档案具有着非常严谨的体系，更加严格、更加严密，科技档案中的每一张图纸，每一份材料都是档案中必不可少的。 修改补充性 科技档案还具有其他门类档案不具备的特点，就是修改和补充。 载体的多样性 科技档案是不尽相同的，具有多样化的特点，类型比较多，所以科技档案的载体也就各不同，各有特点，所以保护的手法上也是不尽相同的。 归档的阶段性 科技档案的形成是根据科研过程来进行的，所以具有固定性，时间也是不同的，为了保障科技档案的完整，要选择恰当的时间对其进行归档，每个阶段的科技档案作用和价值都不是相同的。 效益性 科技档案不仅具有社会性质的效益，当对于其他类型的档案有着更明显、更具体、更直接的经济效益。 当前科技档案信息化建设面临的问题 档案馆的建设阻碍了科技档案信息化建设 我国现有的档案馆，大部分都是传统的档案馆，主要职能就是保管科技档案的完整性作为重点，不能有效的对其进行信息化的规划，现在已有的档案馆的规划以及布局并不能满足科技档案信息化建设的需要，其建设初期主要考虑的就是传统档案的管理和保护，所以会制约了科技档案信息化建设和发展。 科技档案信息化建设缺乏有力的支持 缺乏国家和政府的有力支持。科技档案信息化建设，无论是资金还是技术上，并没有得到政府的大力支持，政府还没有出台一个明确的技术性以及管理性的指标，所以目前来讲，我国的科技档案信息化建设一直处于自我探索的阶段，严重的制约了科技档案信息化的建设和发展。 高素质复合型人才的缺乏 目前，科技档案信息化建设中高素质复合型人才还是比较缺乏的，管理科技档案的人员在信息技术知识水平方面还是比较落后的，大部分还是传统档案的管理知识结构，对于新兴的信息化知识没有太多的认知。同时在人才配置方面也是不合理的，严重缺乏有关系统开发以及程序维护等方面的计算机人才，对科技档案的信息化建设不能构成技术影响和支持，严重的制约了我国科技档案信息化建设的进程。 缺乏统一的标准与规范 由于科技档案信息化发展的时间比较短，使得管理人员只是重视高档的计算机系统以及先进的通信设备，忽视档案信息化管理的规范化以及标准化建设，没有一个比较完善的管理体系，使得我国科技档案信息化建设还存在着诸多问题，导致了我国在信息化建设过程中大量的投资，但是没有有效发挥出科技档案信息化的服务功能。 系统功能有待进一步拓展 科技档案管理系统并没有与其他服务信息管理系统实现对接，进而从某种意义上限制了管理功能的发挥。系统本身应该进一步拓展，在科技档案信息化管理的系统中更多的运用与记录以及查询等功能，对系统的其他功能并没有进行有效的发挥，比如查询科技档案人员或者单位的诚信记录等相关功能。 科技档案信息化管理措施 管理系统的标准化构建 科技档案的管理涉及很多环节，容易导致很多漏洞的存在，所以在构建信息化档案管理系统的过程中，应该对档案主管部分加以重视，由相关专家对管理系统构建做出详尽的计划，尽量的完善每个细节，避免出现漏洞。在信息管理系统建设中，需要提高相关硬件操作系统标准，还需要对网络安全采取相应的措施，按照相关标准对信息化管理系统进行科学、合理的构建。 资源的有效化利用 档案信息化管理相比传统管理的最大优点就是提高档案资源的有效利用率。所以在信息化系统构建过程中，应该注意优化程序，减少繁琐的环节，以便提高资源的使用效率。其主要应该注意以下几个方面。 资源的准确性。科技档案本身是记录科研过程的，所以其具有严肃性，在对其进行扫描等归档环节的时候，一定注意资源的准确性，不能出现一些过失性的错误。