015内部沟通与会议制度.docVIP

贵州神鹰服饰有限公司 程 序 文 件 文件编号：QB/SY.B-015 修改状态：0 页码：第 PAGE 13 页 共 NUMPAGES 13 页 ____________________________________________________________________________________________ 内部沟通与会议制度 拟 制： 审 核： 批 准： 实施日期： 年 月 日 一、总则 1、宗旨：为规范公司的会议管理，提供会议质量与工作效率，加强内部沟通，充分发挥会议的工作统筹和民主议事作用，特制订本会议组织和管理制度。 2、适用范围：本制度适用于神鹰公司所有行政性会议和管理体系相关会议的管理。 3、管理权限 会务负责人或主办部门负责会议的组织工作，总经办负责公司级别会议的统筹协调及本制度的执行监督，并有权对违反本制度的行为提出处罚。 二、会议分类 本制度所涉及会务包含公司及各部门例会、公司专项会议、行政年会及其他行政性会议 三、例会制度 例会包含司级例会与部门级别例会，公司总经理办公例会由公司总经理主持，各部门例会由该部门负责人主持。工作例会是工作安排、工作协调、工作小结的会议。应当按以下要求召开： 1、通报上一期主要工作实施情况； 2、对上一期出现的问题进行总结，对上期工作中的经验进行借鉴 3、要求公司及各部门协助解决的问题与困难； 4、本期的工作目标。 公司要求参加会议的人员在会议前提交该部门本月工作总结和下月工作目标计划、月度例会会议纪要，财务部下月初需提供上月度的公司当月财务分析报表及当月公司财务预算方案。并要求参会人员认真做好会议记录。公司例会按照规定在固定时间、以固定汇报的程序、固定的人员进行汇报， 尽量解决即席提出的问题；参加会议的人员应在会后形成部门及个人本期工作清单，工作清单含上期工作总结和本期工作计划，并将工作清单向直接领导及部门负责人同时汇报，总经办、财务部、供应部工作人员的工作清单汇报给直接领导并统一用电子版本发到交到总经办秘书室备案。 （一）、公司例会 1、董事会 时间:：每月初，由公司董事长决定召开会议时间 地点：总经理会议室 参会人：公司董事长、副董事长、总经理。 会议主持人：董事长或董事长授权委托人 会议记录：董事长秘书 相关要求； 行政部门在会议召开前一天下午对会议室进行清扫，如有相关讨论议题，根据董事长的要求，由董事长秘书提前将议题告知参会人员，参会人员参会时应做好相关会议记录， 2、总经理办公例会 时间:：每月28日至30日，由公司总经理决定会议召开时间 地点：总经理会议室 参会人：公司总经理、公司副总经理、各部门经理及相关部门负责人。 会议主持人：总经理或总经理授权委托人 会议组织：总经办 相关要求； 行政部门在27日下午对会议室进行清扫，如有相关讨论议题，根据总经理的要求总经办提前将议题告知参会人员，参会人员参会时应做好相关会议记录，部门资料于当月25日前上报总经理。 3、供应协调会议 每月20日公司总经理及授权委托人召开下月供应、生产、营销、财务等有关计划调度会，各部门应准备以下有关资料：一是营销中心向总经理申报下月产品订货计划、采购面料计划、库存面料计划；二是由定制中心向总经理申报下月已签合同的产品订货计划、即将签定合同的订货计划、已锁定目标客户预计的订货计划及需要公司备用的采购面料库存计划；三是由供应部出具原、辅料库存报表。由总经理主持召开计划协调会，协调关于下月公司资金收支安排、生产安排、采购安排、下单计划安排等各个环节上问题，有关部门的下月计划方案在当月23日前经总经理批复，当月24日开始实施下月的工作目标计划，供应部在当月25日之前与客户签定下月供应合同后交财务部。 （二）、各部门例会 根据总经理办公会议的要求，各部门在每月总经理办公例会后第一个工作日召开部门月度例会，贯彻落实总经理办公会议的精神及经总经理审批后的各部门下月工作目标任务计划，每周召开周会，每天召开早会（不需记录），早会时间控制在15分钟内，各部门应做好本部门工作部署，开展好本部门例会工作，各部门周例会的安排如下： 周会时间：总经办 每周六 财务部 每周六 信息中心 每周六 生产厂 每周六 营销中心 次周一 物流中心 每周六 地点：财务部、总经办例会在一搂会议室召开，营销中心、定制中心在三楼会议室召开，生产厂会议地点由生产厂确定。各部门如有特殊情况可以向总经办申请公司会议室，由总经办统一协调安排。 参会人:：初级职员及以上人员，其他人员由部门负责人确定是否参会 周会时间一小时左右，月度办公会议时间2小时左右 会议负责人：部门负责人 相关要求： 各部门认真做好