最新档案著录与数字化（以简化方法为例）.pptVIP

录音、录像、电子档案著录 著录要求 　1、题名要求用全称或规范化简称 　2、责任者要求用全称或规范化简称 * bjhk 简化方法整理 四、责任者 责任者项容易犯的错误 5、责任者只写了哪个乡、村（城市是街道、居委会），没有写县、市 6、没有写明具体的省、市、县 * bjhk 简化方法整理 五、【文件形成时间】 文件形成时间以制发文件所形成的时间为准。由8位数字组成，年度4位，月份2位，日期2位，如对于无法考证的用0补齐 * bjhk 简化方法整理 页数 以实际页数多少著录。实际工作中这项条目出现了很多问题，需要多交代一点 　1、每件页数是该件所有页数的总和，它包括正面和反而两面，不是只数有多少页就算多少页。也不是只有定稿没有底稿、只有正文没有处理笺那样的算法，是包括正反两面，从开始一直数到最后的所有页数的总和。 　2、页号的编制是正面的右下角，反面的左上角，只要有文字的都要用铅笔编页号。 * bjhk 简化方法整理 全宗号 1、全宗号以档案馆给的全宗号进行著录 2、不属于进馆范围、没有全宗号的可以以本机关名称第一个的字母代替，比如：房改委全宗号为fgw 3、全宗号输错的修改方法，是在简化方法状态下，点击批量修改－归档文件，在著录项目中找到全宗号，将“查找内容”定义为错误的全宗号，将“替换为”定义为正确的全宗号即可 * bjhk 简化方法整理 七、归档年度 以档案为准，档案归在哪一年归档年度就是那一年 * bjhk 简化方法的整理 实体分类号 按业务科室修改确定的分类方案进行著录 * bjhk 简化方法整理 八、保管期限 按档案划分的保管期限进行著录 * bjhk 简化方法整理 总结 重点难点：文件编号、题名、密级、责任者、文件形成时间 * bjhk 简化方法整理项目之间内在联系 1、文件形成时间、文件编号、归档年度的联系 一般来说，哪一年的文件，它的文件编号、文件形成时间、归档年度应该属于同一年度，不能说，我的一份文件文件编号是鄂档[2008]4号，我的文件形成时间却是2009年的，文件要归到2009年度。 * bjhk 简化方法整理项目之间内在联系 2、文件编号、题名、责任者之间的联系 一般而言，这三者之间应该是同一个人或者单位，比如：我的文件编号是襄档[2002]4号，那么，我的文件题名一定是襄樊市档案局怎么怎么办，不可能是湖北省劳动厅要下达什么指示，责任者自然也是襄樊市档案局，因此，如果上述三者之间不统一的话，著录项目肯定是错误的。 * bjhk 简化方法整理项目之间内在联系 3、联合发文的主要看题名 题名如果把所有单位都列入的，那么文件编号中这些单位的文件编号都要列入，责任者也要把这些单位都列上，题名如果只点了一个单位的，并且这些单位没有本机关的，那么文件编号、责任者只著录这个单位的就可以了。 如果只有两个单位联合发文，并且文件编号只有一个并且不是本机关的话，那么文号要用原文号，题名和责任都都要著录两个 * bjhk 简化方法整理的特点 一、以我为主的来源原则体现得十分充分。 它表现在：文号、责任者、题名等如果有本单位（包括本单位所属直接上级机关），那么在这些项目中只著录本机关即可，别的机关即使再重要，也可以不予著录， * bjhk 简化方法整理的特点 二、尊重档案、高于档案的原则表现得淋漓尽致。它表现在：1、题名上，题名完整准确的按原题名著录，题名不准确的，比如：合同、协议、通知、转发几号文件、表彰先进、任职加上本单位的等等都在原来基础上进行了标准化改进。2、责任者上，如果有本机关的话，可以只著录本机关（及其上级机关）。3文件编号上。 * bjhk 简化方法整理的特点 三、多侧面、多角度揭示档案内容，力争通过著录揭示档案全貌的特征表现得非常充分。文件编号揭示文号、文件形成时间揭示时间、责任者揭示谁起草的、题名揭示文件内容等等。 * bjhk 一、档案著录（二）照片档案整理 * bjhk 照片档案著录 照片档案著录相对较为简单 　1、先在照片档案输入界面中把册号加进去 　2、在档号格式中把照片档案的档号：全宗　 　　 号－分类及保管期限－册号－件号加进　　　　 　　 去。比如：34－Szy-2-1 　3、根据照片档案整理六要素原则对照片档 　　 案进行著录即可 * bjhk 照片档案著录 4、照片档案案卷目录著录项目：归档年度、全宗号、实体分类号、保管期限、册号、题名、文件开始时间、文件结束时间、数量、密级；照片档案卷内目录著录项目：密级、文件材料题名、责任者、摄影者、摄影时间、全宗号、保管期限、归档年度、实体分类号、册号、件号 * bjhk 照片档案著录 * bjhk 照片档案著录 * bjhk 照片档案著录 照片档案案卷著录要求： 　1、题名著录：要著录×××单位×××年关于