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赞华文档电子化解决方案 _______________________________________________________________________________________ 赞华（北京）电子系统有限公司OEM产品销售部 Tel:(010 Fax:(010DocuMan影像管理系统 赞华（北京）电子系统有限公司 二零零三年九月十六日DocuMan影像管理系统 一、概述 保险行业的保单等资料如何和业务处理系统的数据进行关联一直是保险公司所关心的，现在国内的许多保险业务系统都没有对这个问题进行处理。但是，对保单等资料进行扫描录入后进行关联是大势所趋。 传统的纸张作为信息载体会有如下的问题： 【检索困难】： 大量的文件通过手工分类，成捆堆放，一旦查找，需要翻阅大量的文件；往往查找一张文件，需要几十分钟甚至更长时间。 【难以保存】： 文件每天都会产生，而且需要保存几年甚至更长时间，这些文件，一方面量大，另一方面长时间存放纸张会变质，导致污损甚至损毁。 【分发困难】： 文件需要多区域共享，或不同部门之间的共享，而现有的文件不能多人共享，只有复制后再次分发或共享，工作效率极低，而且也形成巨大的浪费。 【文件丢失】： 投保单、保单等资料在异地转移过程中有可能会在运输过程中丢失，这些资料丢失就有可能会造成保险公司在经济活名誉上的重大损失。 DocuMan文档管理系统以“文档一体、综合管理”为原则，能将保险公司的所需的文档资料都集中起来，进行异地扫描，统一发布，统一监督管理，统一查询，充分保障保险公司对文档资料管理的安全、有序与规范，实现资源充分共享。DocuMan是一个通用的文档管理系统，它在保证灵活性和扩展性的基础上，完成文档的扫描录入、分类管理、索引、归档、查询、存储，并且设立了完备的权限体系，使信息得以共享，从而实现了文档信息管理自动化，为用户提供了全面的解决方案。DocuMan是赞华公司的成熟的影像软件产品，可以方便的和保险公司的其他业务系统协同工作，而且对于特定的业务系统，DocuMan所做的修改工作非常少，基本上马上就可以协同使用。目前，DocuMan有单机版和网络版。 DocuMan文档管理系统还提供一些辅助工具，如：条码识别工具、OCR识别工具、图像处理工具，满足用户高层次需求。 二、DocuMan通用解决方案 利用扫描仪完成纸质文档电子化，也可以利用导入功能导入已经电子化的文档。 利用用户自定义的模板，对录入的文档进行归类，建立索引。 影像文件利用大容量硬盘或磁盘阵列完成档案数据的在线存储，利用光盘库实现档案数据的近线存储。 系统支持C/S方式查询并提供了灵活的组合搜索功能，用户可以自行设定查询条件，根据事先录入系统的索引信息查找到需要的文件。 网络版的DocuMan可以实现多扫描工作站同时扫描，扫描结果集中存储的功能。 2.1 DocuMan功能特点 功能强大，大大提高了文档电子化管理水平 将文件管理和档案管理纳入到本系统中，实现了电子文档的采集、存储、分类、利用等一系列工作，真正体现了“一次采集，无限使用”的管理模式。 电子文档的采集方式灵活多样 采集方式支持单张扫描、批量扫描和外部导入三种。还可以直接将图像文件扫描到WORD或MAIL文件中。 灵活的模板定义与组合查询 可以实现一个文档同时对应多个模板，查询过程灵活方便，可以进行模糊查询。检索方便快捷，一旦需要某份文档，不管它是多久以前的，均可以迅速地检索，提高了工作效率，将业务人员从繁重的检索中解脱出来； 完善的权限管理，确保数据安全性 用户管理包括操作员管理、用户组管理、权限管理。通过加密处理，对文档进行有效的权限控制，确保信息的安全。 支持多用户查询和浏览，实现了影像信息的共享 系统基于C/S架构，提供单机与Intranet两种运行方式，使信息得以共享，提高信息利用水平。 高级辅助工具 提供条码识别工具、OCR识别工具、上传工具、图像处理工具，满足用户高层次需求。 在局域网或者专网的前提下，DocuMan支持异地扫描和数据自动集中存储，从而大大提高数据维护的效率。即，多台扫描仪同时进行扫描，扫描的结果保存到同一个服务器上。 系统提供批量高速扫描并自动识别每份不同的文件，这可以大大提高扫描的效率。 2.2 系统结构图(网络版) 三、系统工作流程 扫描：将投保单、保单等通过扫描仪转化成计算机能识别的影像数据，这一过程实际上是一个数字化过程，在扫描过程中采用先进的图象处理技术，可以实现去除杂点、杂线，自动纠偏等功能，保证采集到质量优秀的图象。为了达到所要求的扫描结果，扫描设备建议使用富士通高速扫描仪。 影像编辑：对影像进行修改编辑，如重新排序，添加批注，拆分合并，A3影像分