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天津地铁实现档案立体管理模式探索 　　摘要:天津城市轨道交通发展迅速,为适应轨道交通工程档案管理的需要,档案立体管理模式应运而生,本文从档案立体管理的概念、与传统管理模式的区别、优势和作用以及实现该模式的难点和重点进行了论述,提出档案立体管理模式是天津地铁档案管理的发展趋势。 　　关键词:地铁档案 档案立体管理 　　 　　1 天津市轨道交通发展情况 　　天津市城市轨道交通在我国起步较早,天津地铁始建于1970年4月,于1984年12月28日正式通车,成为继北京之后我国第二个敷设地铁的城市。伴随着城市的发展,天津市城市轨道交通线网规划经历了数次调整,2003年市政府批复了《天津市中心城区快速轨道交通线网规划》,规划线网共由九条地铁、轻轨线路构成,总长234.7Km,车站180坐。其中,地铁1、2、3号线为穿过城市核心区的线网骨干线,从市中心向外呈辐射状,1号线(含既有段7.4km改造)已于2006年建成运营,2、3号线正在施工中; 4、5、6号线为通过核心区的内部填充线,5、6号线已进入前期可行性研究阶段;地铁7、8号线分别为城市东南部、西北部的填充线;9号线(津滨轻轨)为天津城区到滨海新区的快速通道,其东段(中山门至泰达新城)高架段已于2005年建成运营,西段(中山门至天津东站)地下段正在施工中。轨道交通系统为放射式的线网结构,设多个换乘站,全部建成后可实现线路间的换乘。 　　 　　2 天津地铁档案情况 　　目前,天津地铁公司接收并保存着竣工项目-地铁1号线工程档案八千余卷,涉及工程准备阶段文件,监理文件、施工文件、验收文件等。在天津市轨道交通快速发展的大背景下,地铁1号线工程档案为多个在建项目提供了大量资料依据和参考信息,产生了巨大的经济价值和社会价值,但在其借阅利用过程中,凸显出一些问题: 　　(1)由于承包合同和采购合同未要求承建单位移交电子档案,因此档案部门接收的都是纸质文件和图纸。提供利用时调阅纸质档案浪费人力、物力,降低了查档效率。 　　(2)对于借阅率高的档案,尤其是竣工图(图纸均折叠成A4幅面归档),经常翻阅不利于原件保存,缩短了档案的寿命。 　　(3)地铁公司档案部门根据国家和地方要求编制出档案分类编号规则,将1号线档案分为综合管理、土建、装修、机电设备、管线切改、监理、竣工验收等八个大类,每类按照地铁线路的走向进行了案卷排序。这种分类排列方式基本上保持了承建单位向地铁公司移交档案时的原有顺序,节省了档案部门在案卷整理过程中的人力成本,但在后期的档案提供利用阶段暴露出信息过于分散、整合性差的问题,经常为了了解一个车站的建设情况,需要在多个档案类别中进行查询、调卷,花费很长时间,有时还满足不了利用需求。 　　举个例子:某家单位承包了地铁1号线西南角站的改造工程,在动工前需要了解该车站的电缆敷设位置,以防止在施工中挖断电缆造成不必要的损失。由于没有电子档案,地铁公司档案部门只能向该单位提供该车站的纸质档案。虽然施工单位想查阅的内容并不多,但由于目前纸质档案采用的分类排架方式造成该站的建设资料分散在多个大类中,档案部门不得不从很多档案柜中调出相关档案,由于很多无关信息混在其中,降低了档案的查全率和查准率。为了适应天津市轨道交通建设的发展变化,管理并利用好地铁工程档案信息,最大限度的发挥地铁档案的作用,笔者认为必须采用一种全新的档案管理模式,使传统的档案管理逐步过渡到以信息化为基础的档案立体管理。 　　 　　3 档案立体管理的概念 　　档案立体管理就是将多个项目的档案根据工作和使用需要重新组合,组成多个专题全宗。应用到地铁工程中,就是以一个单项工程(一个车站或一个区间)作为专题,把涉及该车站或区间的土建、装修、机电设备、监理、竣工验收等资料信息汇总成一个专题全宗保存。档案立体管理本质上是一种信息管理,在实际工作中,并不需要打破实体即纸质案卷的接收和摆放顺序,只需要收集全面的电子档案作为数据支持,利用计算机将档案信息进行重组便可实现。 　　 　　4 档案立体管理与传统管理的区别 　　传统档案管理模式侧重在对档案实体的整理、编目、保管、利用等工作,计算机在档案管理中发挥的作用非常有限,只是一种目录检索工具。档案立体管理则不同,它是针对档案信息方面的管理,通过对电子档案数据的录入、综合加工和重新整合,按项目或专题进行管理。如果需要查看某个单项工程的信息,只需打开计算机,选择相应专题,相关信息便一目了然,非常全面和直观。 　　 　　5 档案立体管理模式的优势和作用 　　(1)延长档案的寿命,减少档案原件的使用频率。档案利用得越频繁,磨损和破坏程度就越大,实行档案立体管理可以最大程度上减少调卷、拆卷的次数,从而减少了案卷直接受到人为破坏的次数,有效地保护了档案。(2)在档案利用上,使