《企业合同管理制度》设计.docVIP

PAGE PAGE 1 企业合同管理制度设计 林清达 （中国石化福建炼油化工有限公司，泉州，） 摘要：合同是企业从事民事法律行为的书面凭证。搞好合同管理，对于维护企业合法权益具有重要意义。文章探讨了合同管理制度的设计原则，分析了合同管理过程的各个环节，提出了企业合同管理制度的具体设想。 关键词：企业 合同 管理制度 设计 1 搞好企业合同管理制度设计的意义 1.1 经营环境变化要求企业搞好合同管理工作 由于我国加入WTO，大多数企业在可预见的将来,在企业所在地一方面可向国际市场采购资源，另一方面向国内国际市场进行营销活动，面对的是范围更广泛、更不确定的伙伴，签订合同时，合同条款的内容上会发生重大变化。过去合同基本上是国内合同，其条款内容简单，基本没有争议解决、保险、法律适用、合同文字等内容。现在合同条款内容复杂，有争议解决、保险、税费、法律适用、合同文字等内容。过去一般不约定合同纠纷的解决办法，一旦发生纠纷，就到合同管理部门或人民法院解决。现在由于企业认识到仲裁对其商业秘密的保密功能和纠纷处理在时间和费用上的经济性，特别是随着我国法制的进一步完善，越来越多的企业在合同纠纷的处理安排上选择仲裁条款。 1.2 合同本身在企业经营管理中的地位决定企业必须搞好合同管理工作 随着社会主义市场经济体制的进一步完善，企业作为经济活动主体在市场中，独立承担经营风险，决定其自身的命运。是发展还是破产，很大程度上取决于其经营者的行为。企业在对外发生民事法律行为时，是通过签订和履行合同实现物流和资金流的流转，从而获取利润并获得发展的。一句话，合同是企业从事民事法律行为的书面凭证。如果说合同法是经济宪法的话，那么合同是企业经营管理的基本工具。合同管理的好坏，决定了企业在其可控范围内能否有效保障其自身合法权益。 因此，搞好合同管理，对于维护企业合法权益具有重要意义，而如何设计合同管理制度，则更是其中一项基础性工作。 2 合同管理制度的设计原则 合同管理制度是企业为使其所签署的合同得到顺利履行，其合法权益得到有效保障而设计的，因此在设计时要具备预防性、前瞻性、可操作性和开放性。 （1）预防性 预防性是指根据该制度进行操作，能有效堵塞合同在签订和履行过程中各种漏洞，保证合同在签订后得到预期而有效的履行，降低各种法律风险。如通过授权指引落实合同责任人；通过会签对合同进行专业审查，降低合同存在漏洞的机会；通过责任追究，减少代理人玩忽职守和以权谋私的几率，解决合同代理人尽职方面的问题。 （2）前瞻性 前瞻性是指制度的制订要考虑国家立法的趋势，做到合理合法。如我国合同法规定的合同保全措施目前在程序上仍存在不足之处，可考虑在订立合同时约定由债务人在签署或履行合同的过程中提供其债务人名单和债权情况，作为债务人合同担保的补充形式。 （3）可操作性 可操作性是指该制度要结合该企业实际制订的，能用于实践中并发挥应有的作用，而不是为制订制度而制订制度。要通过分析企业主要合同的种类及可能存在的管理漏洞，来制订管理制度，对于重点和难点问题给予应有的注意；同时通过对执行中存在的问题进行分析，修订不合时宜的规定。如公司处于筹建基建阶段的制度和生产经营阶段的制度应有所差别；筹建基建阶段因采取的基建管理模式不同而有所不同。在合同时间、金额、性质上，不同性质、规模的企业有不同的合同管理标准。如投资性公司对投资性合同习以为常，而生产经营企业却难得碰到。 （4）开放性 开放性是指制度在运行中能自我发现缺陷，并通过一定的程序对该缺陷进行修复。如通过对签订中或履行中合同的评估，特别是对纠纷的评估和处理，发现合同或合同管理制度存在的缺陷和问题，然后通过一定程序进行修订。 3 合同管理过程及其环节 合同要经过签订、履行、文本归档等阶段（其管理流程如图1），所以合同管理制度在设计时要从合同签订、履行、归档和制度本身的完善方面进行考虑。 图1 合同管理程序 图1 合同管理程序 合同签订阶段合同酝酿阶段合同酝酿阶段 合同签订阶段 合同变更、转让 合同变更、转让 合同履行情况评估及责任追究汇报责任追究合同履行情况评估合同归档合同履行情况汇报纠纷处理 合同履行情况评估及责任追究汇报 责任追究 合同履行情况评估 合同归档 合同履行情况汇报 纠纷处理 合同变更、转让手续 履行情况确认 合同交付执行 谈判情况汇报 合同谈判 授权委托、资格审查 合同起草情况汇报 起草合同 审批情况汇报 合同审批或公证 合同签署 合同会签及定稿 合同签订情况汇报 合同签署阶段合同谈判阶段合同起草阶段合同酝酿阶段合同归档阶段合同履行阶段 合同签署阶段 合同谈判阶段 合同起草阶段 合同酝酿阶段 合同归档阶段 合同履行阶段 签订阶段是合同管理的第一阶段。这个阶段尤为重要，能否防范风险，主要在这一阶段。因为，在这一阶