会计电算化第二节课件.pptVIP

* * 第二章 基础档案设置 学习目的与要求： 系统学习总账系统初始设置等功能的基本知识和操作方法： a.理解相关的基本概念和原理 b.掌握基本操作 教学重点：总账初始设置 教学难点：总账初始设置 教学方法：任务驱动教学法 注册“企业门户”（系统控制台） 一、设置基础分类档案（AD） 具体操作（由AD在『企业门户』/ 『基础档案』中进行）： a.设置部门档案； b.设置职员档案； ； c.设置客户分类及客户档案； d.设置供应商分类及供应商档案； e.设置外币种类； f.设置结算方式； g.设置开户银行 （一）启用系统 (二)部门档案 : 1、单击“基础档案/机构人员/部门档案”，打开“部门档案”窗口； 2、单击“增加”按钮，在窗口右侧输入部门编码、部门名称、部门属性等内容，再单击“保存” 3、输入完毕，按“退出”返回基础档案窗口。 注意：编码规则同会计科目的编号规则，负责人一项等职员档案设置好后选择录入。 部门如果已经使用，就不能删除，要想删除就必须将此部门还原未使用状态 设置部门档案 “负责人”一项需设置职工档案之后才能填写。 （三）设置人员档案 设置人员档案之前，必须先设置好部门档案才能在部之下设置人员档案。 1、单击“基础档案/机构人员/人员档案”，打开“人员列表”窗口； 2、单击“增加”按钮，出现“人员档案”窗口，在窗口中输入人员编码、人员姓名、人员类别（参照输入）等内容，再单击“保存” 3、输入完毕，按“退出”返回基础档案窗口。 设置职员档案 注意： 1、人员编码规则要求最长不能超过8位，人员如果已经使用，就不能删除，要想删除就必须将此部门还原未使用状态； 2、“人员类别”应在“机构人员”下的“人员类别”档案中设置，系统预置了在职人员、离退人员等四类一级类别，用户可自行扩充人员类别； 3、在“人员档案”窗口，单击本按钮可修改或删除职员档案。 （四）客户分类设置 如果建立账套时选择了客户分类，就需要在此先设置客户分类，再进一步增加客户档案。 1、 单击“基础档案/客商信息/客户分类”，打开“客户分类”窗口；（P29） 2、单击“增加”按钮，出现“客户档案”窗口，在窗口中输入分类编码、分类名称，再单击“保存” 3、输入完毕，按“退出”返回基础档案窗口。 客户分类界面 （五）建立客户档案 客户档案设置用于设置往来客户的编码、名称、所属分类等内容。 1、 单击“基础档案/客商信息/客户档案”，打开“客户档案”窗口；（P29） 2、单击“增加”按钮，出现“客户档案”窗口，在窗口中输入客户编码、客户名称、客户简称、所属分类等内容，再单击“保存” 3、输入完毕，按“退出”返回基础档案窗口。 设置客户分类及客户档案 （六）供应商分类设置 如果建立账套时选择了供应商分类，就需要在此先设置供应商分类，再进一步增加供应商档案。 1、 单击“基础档案/客商信息/供应商分类”，打开“供应商分类”窗口； 2、单击“增加”按钮，出现“供应商档案”窗口，在窗口中输入分类编码、分类名称，再单击“保存” 3、输入完毕，按“退出”返回基础档案窗口。 供应商分类界面 （七）建立供应商档案 供应商档案设置用于设置往来供应商的编码、名称、所属分类等内容。 1、单击“基础档案/客商信息/供应商档案”，打开“供应商档案”窗口； 2、单击“增加”按钮，出现“供应商档案”窗口，在窗口中输入供应商编码、供应商名称、供应商简称、所属分类等内容，再单击“保存” 3、输入完毕，按“退出”返回基础档案窗口。 设置供应商分类及供应商档案 （八）定义外币及汇率 如果企业有外币业务，还应进行外币及汇率设置。操作方法： 1、通过“程序”菜单启动总账系统，在“总账系统”界面，单击“设置”菜单下的“外币及汇率” 2、在“外币设置”的界面上，主要包括以下几项内容 （1）币种符号及币名：定义外币符号及名称 （2）汇率小数点：外币汇率的小数位数，系统默认为5位 （3）折算方式：可用直接汇率或间接汇率 （4）外币最大误差：系统默认最大误差为0.00001，如果外币汇率超过最大误差，则系统予以提示 （5）固定汇率与浮动汇率：选择“固定汇率”即可录入当月初汇率，“浮动汇率”为当天汇率 （6）记账汇率：在平时制单时，系统自动显示此汇率，如果使用固定汇率时，则记账汇率必须输入（此仅供录入） 注：制单时，是使用“固定汇率”还是“浮动汇率”在“选项”中的“汇率方式”里面设置 （7）调整汇率：即月末汇率，在期末计算汇兑损益时用，平时可不输，本汇率不作其他用途 3、单击“确认”，则进入系统的外币一览表，单击“退出”，退回到“总账系统” 设置外币种类 （